Vì sao sổ sách “nhìn thì ổn” nhưng khi quyết toán lại phát sinh rủi ro?

HCM Trang Thư ACC

15 thg 1, 2026

Nhiều doanh nghiệp khi được hỏi về tình trạng sổ sách kế toán thường trả lời khá chắc chắn:

“Bên tôi làm đầy đủ rồi, báo cáo vẫn nộp đúng hạn.”

Thế nhưng, đến thời điểm quyết toán thuế, không ít trường hợp lại phát sinh truy thu, loại chi phí hoặc phải giải trình nhiều lần với cơ quan thuế. Vậy vì sao sổ sách nhìn thì ổn, báo cáo vẫn nộp đúng hạn, nhưng khi quyết toán lại tiềm ẩn nhiều rủi ro đến vậy?

Nguyên nhân đến từ đâu? Vì sao giữa việc làm báo cáo hàng năm và việc quyết toán thuế lại có khoảng cách lớn đến vậy? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một vài nguyên nhân phổ biến dưới đây.

1. Sổ sách đúng hình thức nhưng chưa phản ánh đúng bản chất

Một trong những nguyên nhân phổ biến là sổ sách chỉ dừng ở mức:

Có đủ hóa đơn, chứng từ
Có hạch toán đầy đủ trên phần mềm
Có báo cáo tài chính nộp đúng thời hạn

Tuy nhiên, khi kiểm tra, cơ quan thuế không chỉ nhìn vào việc “có hay không”, mà còn xem xét bản chất giao dịch. Một khoản chi dù đủ chứng từ nhưng:

Không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Không có mối liên hệ rõ ràng với doanh thu
Hoặc không phù hợp với thực tế vận hành…vẫn có thể bị loại khi quyết toán.

2. Ghi nhận doanh thu, chi phí chưa đúng thời điểm

Sai lệch về thời điểm ghi nhận là lỗi thường gặp, đặc biệt ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ví dụ:

Chi phí phát sinh trong kỳ nhưng ghi nhận sang kỳ khác
Doanh thu chưa đủ điều kiện ghi nhận nhưng đã hạch toán

Trong quá trình làm báo cáo nội bộ, những sai lệch này có thể không quá rõ ràng. Nhưng khi đối chiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và dòng tiền, sự không nhất quán sẽ bộc lộ rõ trong quá trình quyết toán.

3. Làm kế toán theo thói quen, thiếu rà soát rủi ro

Không ít kế toán xử lý công việc dựa trên kinh nghiệm cũ hoặc thói quen lâu năm. Trong khi đó, việc áp dụng quy định thuế trên thực tế luôn có sự điều chỉnh theo từng giai đoạn.
Nếu không thường xuyên:

Rà soát lại các khoản chi nhạy cảm
Chuẩn hóa hồ sơ kèm theo
Đánh giá rủi ro từ góc nhìn của cơ quan kiểm tra thì sổ sách dù “chạy êm” trong năm vẫn tiềm ẩn nhiều vấn đề khi bị kiểm tra sau này.

4. Chủ doanh nghiệp ít tham gia kiểm soát sổ sách

Một thực tế khá phổ biến là chủ doanh nghiệp:

Không có nền tảng kế toán – tài chính
Giao toàn bộ công việc cho kế toán
Chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng là lãi hay lỗ

Việc thiếu sự kiểm soát ở cấp quản lý khiến sổ sách dễ rơi vào tình trạng “đúng quy trình nhưng thiếu kiểm soát”, dẫn đến rủi ro khi cần giải trình hoặc quyết toán.

5. Làm kế toán để nộp báo cáo, chưa làm để sẵn sàng quyết toán

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung hoàn thành nghĩa vụ nộp báo cáo đúng hạn mà chưa đặt mục tiêu sẵn sàng cho quyết toán thuế.

Trong khi đó, nếu ngay từ đầu:

Chứng từ được sắp xếp và lưu trữ khoa học
Các khoản chi được đánh giá rủi ro định kỳ
Sổ sách được rà soát theo hướng giải trình thì khi quyết toán, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn rất nhiều, giảm áp lực và tránh phát sinh không đáng có.

6. Kết luận

Sổ sách “nhìn thì ổn” không đồng nghĩa với việc an toàn khi quyết toán. Phần lớn rủi ro không đến từ những sai sót lớn, mà xuất phát từ những chi tiết nhỏ bị bỏ qua trong quá trình làm kế toán hàng ngày.

Việc nhìn nhận sổ sách không chỉ để nộp báo cáo, mà còn để phòng ngừa rủi ro về thuế, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình vận hành và phát triển lâu dài.