Just In Time (JIT) - Kanban: bài học vận hành từ việc đặt nước văn phòng

HCM NHUNG JP

21 thg 1, 2026

Trong môi trường văn phòng, có những công việc tưởng chừng rất nhỏ: đặt nước uống, kiểm tra văn phòng phẩm, theo dõi thiết bị dùng chung. Những việc này thường được xem là “task lặt vặt”, giao lại cho người sau mà ít ai thực sự dành thời gian suy nghĩ sâu hơn về cách vận hành của nó.

Tuy nhiên, chính những công việc nhỏ và lặp đi lặp lại như vậy lại phản ánh rất rõ tư duy làm việc của một tổ chức: đó là làm cho xong, hay làm để hệ thống vận hành trơn tru và bền vững. Nếu nhìn dưới góc độ quản trị, việc “đặt nước” không đơn thuần là mua thêm vài bình nước, mà là một bài toán về dòng chảy công việc, thời điểm và trách nhiệm – những yếu tố cốt lõi trong vận hành doanh nghiệp.

Just In Time và Kanban trong hệ thống quản trị của Toyota

Just In Time (JIT) và Kanban không phải là những khái niệm lý thuyết được xây dựng trong sách vở, mà xuất phát từ thực tiễn vận hành của Toyota trong giai đoạn sau chiến tranh. Khi nguồn lực hạn chế, Toyota buộc phải tìm cách sản xuất hiệu quả hơn mà không phụ thuộc vào tồn kho lớn như các nhà máy phương Tây thời bấy giờ.

Từ bối cảnh đó, Toyota phát triển Toyota Production System (TPS) – hệ thống sản xuất dựa trên hai trụ cột chính:

Just In Time: sản xuất và cung ứng đúng thứ cần thiết, đúng thời điểm, đúng số lượng.

Jidoka (tự động hóa với yếu tố con người): phát hiện bất thường ngay khi xảy ra.

Trong hệ thống này, Kanban được sử dụng như một công cụ hỗ trợ JIT. Kanban không phải mục tiêu, mà là phương tiện giúp JIT vận hành ổn định. Nó đóng vai trò “tín hiệu trực quan” để truyền thông tin giữa các công đoạn, đảm bảo rằng không có bước nào làm quá sớm hoặc quá muộn.

Toyota không coi JIT và Kanban chỉ áp dụng cho dây chuyền sản xuất. Ngược lại, họ xem đây là tư duy vận hành tổng thể, có thể áp dụng cho mọi hoạt động lặp lại – từ sản xuất, logistics, quản lý văn phòng cho đến các công việc hành chính thường ngày.

Chính vì vậy, trong văn hóa Toyota, không tồn tại khái niệm “việc nhỏ thì làm cho xong”. Bất kỳ công việc nào nếu được lặp lại đều cần được: Hiểu rõ mục đích; Chuẩn hóa cách làm; Thiết kế sao cho không phụ thuộc vào cá nhân.

Từ góc nhìn này, những việc tưởng chừng rất đơn giản như đặt nước, kiểm soát vật tư văn phòng hay quản lý lịch họp đều có thể – và nên – được nhìn bằng tư duy JIT và Kanban.

Khi công việc nhỏ không còn là “việc vặt”

Trong thực tế, các vấn đề thường gặp quanh một việc đặt nước là:

Chỉ đặt khi đã gần hết hoặc hết hẳn, dẫn đến gián đoạn.

Đặt “cho chắc”, dẫn đến dư nhiều hàng tồn kho, gây lãng phí không gian và chi phí.

Phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ hoặc kinh nghiệm cá nhân của người phụ trách: Khi người đó nghỉ phép hoặc bàn giao, người mới không hiểu vì sao lại làm như vậy.

Những tình huống này cho thấy công việc đang được xử lý như một task của người làm, chứ chưa phải là một phần của hệ thống vận hành. Đây cũng chính là điểm khác biệt giữa việc “làm” và việc “hiểu để tối ưu”. Trong quản trị, người ta không giải quyết vấn đề bằng cách nhắc nhở con người, mà bằng cách thiết kế quy trình.

Just In Time là gì và áp dụng ra sao

Just In Time (JIT) là một triết lý quản trị nổi tiếng, gắn liền với hệ thống sản xuất của Toyota. Nhiều người nhầm tưởng JIT là “giảm tồn kho bằng mọi giá”, nhưng bản chất của JIT không nằm ở việc cắt giảm, mà ở sự chính xác.

JIT hướng tới ba yếu tố: Đúng thứ cần dùng; Đúng số lượng cần dùng; Đúng thời điểm cần dùng. Mục tiêu cuối cùng là giảm lãng phí, nhưng vẫn đảm bảo dòng chảy công việc không bị gián đoạn.

Nếu áp dụng tư duy JIT vào việc đặt nước, câu hỏi không còn là “khi nào hết thì đặt”, mà là:

Trung bình mỗi ngày văn phòng dùng bao nhiêu bình nước?

Thời gian từ lúc đặt đến lúc nhà cung cấp giao là bao lâu?

Mức tồn kho tối thiểu bao nhiêu là an toàn?

Từ đó, xác định điểm đặt hàng (reorder point).

Ví dụ: khi còn lại X bình nước, hệ thống tự động kích hoạt việc đặt hàng, để đến lúc nước mới được giao thì lượng nước cũ vừa đủ dùng hết. Như vậy, không dư thừa, cũng không bị thiếu.

Điều quan trọng là quyết định này không dựa trên cảm giác hay kinh nghiệm cá nhân, mà dựa trên dữ liệu và logic vận hành.

Kanban - tín hiệu giúp JIT vận hành ổn định

Kanban thường được nhắc đến như bảng quản lý task, nhưng trong tư duy gốc của Toyota, Kanban là một hệ thống tín hiệu. Nó cho biết khi nào cần hành động, khi nào không, và giúp mọi người nhìn thấy trạng thái công việc một cách trực quan. Kanban luôn đi kèm với JIT, bởi JIT trả lời câu hỏi “khi nào cần”, còn Kanban trả lời câu hỏi “làm sao để biết lúc đó đã đến”.

Trong ví dụ đặt nước, Kanban có thể rất đơn giản:

Một vạch đánh dấu trên kệ nước.

Một bình nước được gắn thẻ “đặt hàng”.

Một bảng trạng thái: đang dùng – sắp hết – đã đặt – đã nhận.

Khi nhìn thấy tín hiệu Kanban, người phụ trách không cần suy nghĩ nhiều hay nhớ trong đầu. Hệ thống đã “nói” rằng đây là thời điểm cần hành động.

Kanban giúp giảm phụ thuộc vào con người, giảm sai sót do quên hoặc nhầm lẫn và giúp người mới tiếp nhận công việc vẫn làm đúng ngay từ đầu.

JIT và Kanban không hoạt động riêng lẻ. Khi kết hợp, chúng tạo thành một dòng chảy ổn định: JIT xác định thời điểm và số lượng hợp lý. Trong đó Kanban sẽ đảm bảo tín hiệu được truyền đúng lúc. Nhờ đó, một công việc nhỏ như đặt nước không còn phụ thuộc vào “ai đang làm”, mà trở thành một phần của hệ thống vận hành. Dù ai phụ trách, công việc vẫn diễn ra trơn tru theo cùng một logic.

Học từ việc nhỏ để trưởng thành trong công việc

Sự khác biệt giữa người chỉ hoàn thành task và người thực sự trưởng thành trong công việc thường không nằm ở những dự án lớn, mà bắt đầu từ cách họ nhìn nhận những việc rất nhỏ. Khi hiểu được vì sao cần JIT, vì sao cần Kanban, và vì sao ngay cả việc đặt nước cũng nên có tư duy hệ thống, chúng ta không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn hiểu rõ hơn vai trò của mình trong toàn bộ vận hành của tổ chức.

Học và suy nghĩ trước khi làm không phải để trở thành “người quản lý”, mà để mỗi công việc mình đảm nhận đều có ý nghĩa và đóng góp vào sự phát triển lâu dài.