段取り（Dandori）Là Gì? Tư Duy Chuẩn Bị Giúp Công Việc Chạy Êm Hơn

HCM NHUNG JP

3 thg 2, 2026

Trong môi trường làm việc của doanh nghiệp Nhật Bản, có một khái niệm được nhắc đến rất thường xuyên nhưng lại khó giải thích một cách trọn vẹn bằng tiếng Việt 段取り（だんどり – Dandori). Nhiều người hiểu dandori đơn giản là “chuẩn bị trước”, nhưng trên thực tế, ý nghĩa của nó sâu hơn rất nhiều và gắn chặt với tư duy vận hành, quản lý rủi ro và hiệu quả công việc.

Dandori không phải là một kỹ năng riêng lẻ, mà là một cách tư duy khi làm việc. Nó phản ánh việc người đó có nhìn thấy toàn bộ dòng chảy công việc hay không, có dự đoán được vấn đề có thể xảy ra hay không, và có chuẩn bị để công việc diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu hay không.

Dandori không chỉ là chuẩn bị, mà là “chuẩn bị có thứ tự”

Dandori là sự sắp xếp, chuẩn bị công việc trước khi bắt tay vào làm. Nhưng trên thực tế, nó không chỉ là “chuẩn bị cho xong”, mà là tư duy tổ chức công việc để toàn bộ quá trình diễn ra trôi chảy, không gián đoạn và không lãng phí.

Người Nhật thường nói: 「段取り八分」- hiệu quả công việc đã được quyết định tới 80% ngay từ khâu chuẩn bị. Điều này lý giải vì sao trong nhiều doanh nghiệp Nhật, người ta dành rất nhiều thời gian để suy nghĩ trước khi làm, thay vì vừa làm vừa sửa.

Xét về mặt ngôn ngữ, 段 (đoạn, bước) và 取り (sắp xếp, lấy), dandori mang hàm ý sắp xếp các bước cần làm theo đúng trình tự trước khi bắt tay vào thực hiện. Điều này khác với việc “làm tới đâu tính tới đó”.

Một người có dandori tốt thường nghĩ trước các bước cần làm, xác định rõ thứ tự ưu tiên, dự đoán những điểm dễ phát sinh vấn đề, chuẩn bị phương án để tránh gián đoạn.

Ngược lại, người thiếu dandori thường bắt đầu công việc rất nhanh, nhưng lại liên tục bị ngắt quãng vì thiếu thông tin, thiếu công cụ hoặc phải quay lại làm lại từ đầu.

Hai loại Dandori: 内段取り và 外段取り

Trong các ngành sản xuất sử dụng máy móc, tùy theo từng loại sản phẩm cần gia công mà sẽ phát sinh các công việc chuẩn bị như lắp đặt, điều chỉnh máy gia công, đồ gá, thiết bị…, cũng như các công việc thay đổi thiết lập (gọi là 段取り替え – thay đổi chuẩn bị).
Khi mô hình sản xuất đa chủng loại, số lượng nhỏ ngày càng phổ biến, tần suất thay đổi đoạn chuẩn bị cũng tăng lên đáng kể.

内段取り – Chuẩn bị bên trong

Là những công việc chỉ có thể làm khi công việc chính đang dừng lại.

Ví dụ trong sản xuất: dừng máy để thay khuôn, chỉnh thiết bị. Trong văn phòng: bắt đầu họp rồi mới tìm tài liệu, vừa họp vừa chỉnh slide.

Đây là phần gây “tắc dòng”, vì nó làm cả quá trình phải chờ.

外段取り – Chuẩn bị bên ngoài

Là những việc có thể làm trước hoặc song song, mà không cần dừng công việc chính. Ví dụ: chuẩn bị sẵn khuôn, dụng cụ, checklist; gửi tài liệu họp trước cho mọi người.

Vì sao người Nhật coi dandori là năng lực quan trọng?

Trong văn hóa làm việc của Nhật Bản, làm nhanh không quan trọng bằng làm trơn tru. Một công việc bị chậm vài phút nhưng không phát sinh lỗi vẫn được đánh giá cao hơn một công việc làm nhanh nhưng phải sửa đi sửa lại. Dandori giúp:

Giảm lỗi phát sinh

Giảm công việc làm lại

Giảm phụ thuộc vào cá nhân

Giữ tiến độ ổn định cho cả tập thể

Do nội đoạn chuẩn bị yêu cầu phải dừng máy, nên nếu quản lý lịch trình nội đoạn không hợp lý, rất dễ trở thành nguyên nhân gây chậm tiến độ sản xuất.

Vì vậy, việc giảm tối đa thời gian dành cho nội đoạn chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần:

Bố trí nhiều người làm song song nhằm rút ngắn thời gian,

Xem xét chuyển những công việc có thể thực hiện trước sang ngoại đoạn chuẩn bị

Không ngừng cải tiến cách tổ chức công việc chuẩn bị.

Ví dụ thực tế về dandori trong công việc văn phòng

Hãy lấy một ví dụ đơn giản: tổ chức một buổi họp.

Trường hợp không có dandori: Buổi họp có thể vẫn diễn ra, nhưng tiêu tốn nhiều thời gian và để lại cảm giác “họp cho có”.

Gửi lịch họp sát giờ

Tài liệu gửi sau khi họp đã bắt đầu

Không rõ mục đích họp là gì

Kết thúc họp nhưng không có kết luận rõ ràng

Trường hợp có dandori:

Xác định rõ mục đích họp

Gửi tài liệu trước

Chuẩn bị agenda và thời lượng từng phần

Dự đoán câu hỏi có thể phát sinh

Chuẩn bị người ghi biên bản và kết luận

Kết quả là buổi họp diễn ra ngắn gọn, đúng trọng tâm và không cần họp lại lần nữa.

Dandori khác gì với làm việc chăm chỉ?

Một hiểu lầm phổ biến là cho rằng người làm việc nhiều, làm nhanh là người có năng lực. Trong tư duy Nhật Bản, chăm chỉ nhưng thiếu dandori có thể trở thành gánh nặng cho hệ thống.

Người thiếu dandori thường: Tạo việc gấp cho người khác; Khiến cả nhóm phải xử lý sự cố phát sinh; Phụ thuộc vào trí nhớ và kinh nghiệm cá nhân

Trong khi đó, người có dandori tốt: Làm cho công việc của người khác dễ hơn; Giảm nhu cầu xử lý khẩn cấp; Tạo ra sự ổn định cho cả nhóm

Vì vậy, dandori không phải là làm nhiều hơn, mà là làm thông minh hơn từ đầu.

Dandori trong mối liên hệ với JIT và Kanban

Dandori có mối liên hệ chặt chẽ với các khái niệm như Just In Time và Kanban trong tư duy vận hành kiểu Nhật. Nếu JIT là “đúng lúc”, Kanban là “tín hiệu”, thì dandori chính là khả năng sắp xếp để những điều đó xảy ra một cách tự nhiên.

Không có dandori, JIT dễ biến thành thiếu hụt, và Kanban chỉ còn là hình thức. Ngược lại, khi dandori được thực hiện tốt, hệ thống vận hành trở nên mượt mà, ngay cả với những công việc rất nhỏ.

Dandori là nền tảng của sự trưởng thành trong công việc

Dandori không phải là kỹ năng có thể học trong một ngày, mà là thói quen được hình thành qua cách suy nghĩ trước khi hành động. Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mọi thứ đều nhanh và phức tạp, người có dandori tốt thường là người giúp công việc “chạy êm” mà không cần phô trương.

Hiểu và rèn luyện dandori không chỉ giúp cá nhân làm việc hiệu quả hơn, mà còn là bước quan trọng để chuyển từ việc “hoàn thành task” sang việc đóng góp vào vận hành chung của tổ chức.