Rủi ro Thường Gặp Khi Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử và Cách Phòng Tránh
Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc và phổ biến trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù mang lại nhiều tiện ích, kế toán vẫn dễ gặp phải các rủi ro phát sinh trong quá trình lập, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn. Việc nhận diện sớm các rủi ro giúp doanh nghiệp tránh được sai sót, giảm thiểu phạt vi phạm và đảm bảo tính minh bạch trong quản trị tài chính.
1. Rủi ro sai thông tin trên hóa đơn
Ví dụ thường gặp
- Sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Sai mô tả hàng hóa/dịch vụ.
- Sai đơn giá, số lượng, thuế suất.
Hậu quả
- Không được khấu trừ thuế GTGT.
- Bị phạt về hóa đơn sai sót nếu không xử lý kịp thời.
Cách phòng tránh
- Kiểm tra thông tin NNT bằng MST trên hệ thống thuế trước khi xuất.
- Áp dụng quy trình “4 mắt” để soát xét.
- Dùng phần mềm tích hợp cảnh báo sai sót.
2. Rủi ro bỏ sót hoặc trùng số hóa đơn
Nguyên nhân
- Lập hóa đơn nháp nhưng quên phát hành.
- Xuất lại hóa đơn khi hệ thống lỗi, dẫn đến trùng số.
Cách phòng tránh
- Thiết lập báo cáo theo dõi dải số hóa đơn.
- Kiểm tra đồng bộ số hóa đơn giữa phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử.
- Đặt phân quyền rõ ràng trong việc khởi tạo và phát hành hóa đơn.
3. Rủi ro lập sai hóa đơn điều chỉnh/thay thế
Tình huống phổ biến
- Lỗi sai nhưng chọn nhầm loại hóa đơn (điều chỉnh vs thay thế).
- Không thông báo cho bên mua dẫn đến tranh chấp dữ liệu.
Giải pháp
- Nắm chắc quy định tại Nghị định 123/2020 & Thông tư 78/2021.
- Dùng checklist để quyết định khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế.
- Gửi thông báo và hướng dẫn cho khách hàng ngay khi có hóa đơn điều chỉnh.
4. Rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử
Nguyên nhân
- Không sao lưu định kỳ.
- Lỗi hệ thống hoặc hết hạn lưu trữ của nhà cung cấp dịch vụ.
Cách phòng tránh
- Sao lưu tự động lên cloud hoặc máy chủ nội bộ.
- Tải và lưu bản XML đầy đủ, không chỉ bản PDF.
- Kiểm tra thời hạn hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
5. Rủi ro về ký số và chứng thư số
Rủi ro điển hình
- Chứng thư số hết hạn đột ngột.
- USB Token bị lỗi hoặc sai người sử dụng.
Cách giảm thiểu
- Theo dõi lịch hết hạn chứng thư số bằng lịch tự động.
- Dùng chữ ký số dạng cloud (CA ký số từ xa) để tránh lỗi Token.
- Phân quyền người ký rõ ràng trong quy trình kế toán.
6. Rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra do bất thường
Dấu hiệu bất thường thường bị “soi”
- Doanh thu tăng/giảm đột biến.
- Xuất hóa đơn vào thời điểm khuya hoặc số lượng lớn trong thời gian ngắn.
- Mẫu hóa đơn giống doanh nghiệp có rủi ro cao.
Cách phòng tránh
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng – kho – kế toán.
- Lưu đầy đủ chứng từ đầu vào/đầu ra.
- Hạn chế việc xuất hóa đơn gộp cuối ngày mà không có log chi tiết
Kết luận
Hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả lớn trong quản trị và tuân thủ thuế, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu kế toán chủ quan hoặc không kiểm soát quy trình chặt chẽ. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình chuẩn, kết hợp công nghệ và phân quyền hợp lý để đảm bảo dữ liệu hóa đơn minh bạch, chính xác và an toàn.
.jpg)
