Cùng học BOKI 3KYU（簿記3級） Phần 7. 小口現金 - Quỹ tiền mặt nhỏ
Trong hoạt động của doanh nghiệp, bên cạnh những khoản thanh toán lớn qua ngân hàng, công ty vẫn thường xuyên phát sinh những khoản chi tiêu nhỏ như mua văn phòng phẩm, chi phí gửi bưu điện, chi phí đi lại…Để xử lý các khoản chi nhỏ này một cách nhanh chóng và thuận tiện, các công ty thường sử dụng 小口現金 (こぐちげんきん – tiền mặt chi tiêu nhỏ).
Trong kế toán Nhật Bản, đặc biệt trong chương trình BOKI 3級, việc hiểu rõ cách vận hành và hạch toán 小口現金 theo hệ thống インプレスト・システム (Imprest System) là kiến thức cơ bản nhưng rất quan trọng.
Trong bài viết này, hãy cùng AGS tìm hiểu các nội dung liên quan đến 小口現金.
1. 小口現金 là gì?
Hiểu một cách đơn giản nhất, 小口現金 là một lượng tiền mặt nhất định được trích ra từ quỹ tiền mặt tổng của công ty hoặc rút từ tài khoản ngân hàng, sau đó giao cho người phụ trách ở các phòng ban (hành chính, nhân sự, tổng vụ) nắm giữ để trực tiếp chi trả cho các khoản chi tiêu lặt vặt phát sinh hàng ngày.
Các khoản chi tiêu này tuy giá trị nhỏ nhưng tần suất xuất hiện lại vô cùng dày đặc, tiêu biểu như:
- Mua văn phòng phẩm (bút, giấy in, sổ tay) -> Hạch toán vào tài khoản 消耗品費（しょうもうひんひ｜Shōmōhin-hi – Chi phí vật tư tiêu hao).
- Chi phí gửi thư, chuyển phát nhanh, tem mác -> Hạch toán vào tài khoản 通信費（つうしんひ｜Tsūshin-hi – Chi phí viễn thông / bưu điện).
- Chi phí tàu điện, taxi, xe buýt đi gặp khách hàng -> Hạch toán vào tài khoản 旅費交通費（りょひこうつうひ｜Ryohi kōtsū-hi – Chi phí đi lại, công tác).
- Mua trà, bánh ngọt tiếp khách, hoa tặng đối tác -> Hạch toán vào tài khoản 交際費（こうさいひ｜Kōsai-hi – Chi phí tiếp khách / đối ngoại).
Nếu mỗi khoản chi nhỏ đều phải làm thủ tục thanh toán qua kế toán thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy công ty (Đặc biệt công ty Nhật) thường tạm ứng trước một khoản tiền nhỏ cho người phụ trách chi tiêu để xử lý nhanh các khoản chi này.
Về mặt phân loại Báo cáo tài chính, tài khoản 小口現金 thuộc nhóm 資産（しさん｜Shisan – Tài sản). Vì bản chất nó vẫn là tiền mặt của công ty, chỉ là được chuyển từ két sắt của kế toán tổng hợp sang ví của người phụ trách phòng ban mà thôi.
2. Cơ chế hoạt động của 小口現金
Người Nhật nổi tiếng với tính kỷ luật và sự minh bạch trong tài chính. Do đó, để quản lý quỹ tiểu khẩu không bị thất thoát, 99% các công ty Nhật áp dụng hệ thống インプレスト・システム (Imprest System), hay còn gọi trong tiếng Nhật là 定額資金前渡法（ていがくしきんまえわたりほう – Hệ thống tạm ứng tiền mặt định ngạch / cố định).
Đặc điểm của hệ thống này:
- Công ty cấp trước một khoản tiền cố định
- Người quản lý tiền sẽ sử dụng để chi tiêu nhỏ
- Sau một thời gian sẽ báo cáo chi tiêu
- Kế toán sẽ bổ sung lại số tiền đã chi để quay lại mức ban đầu
Nhờ hệ thống này, lượng tiền mặt nằm tại các phòng ban luôn được khống chế ở một mức trần cố định, giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc lãng phí ngân sách.
Ví dụ:
Công ty cấp 30,000円 làm 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ.
Sau một tuần đã chi 8,000円.
→ Công ty sẽ bổ sung 8,000円 để quỹ quay lại 30,000円.
3. Vai trò của 会計係 và 用度係
Trong hệ thống 小口現金 thường có hai vai trò chính:
1. 会計係 (かいけいかかり） (Kế toán・Thủ quỹ)
- Quản lý tiền của công ty
- Cấp tiền 小口現金 - Tiền mặt quản lý nhỏ
- Nhận báo cáo chi tiêu
- Thực hiện 仕訳 (hạch toán)
2. 用度係（ようどかかり） (Người quản lý chi tiêu nhỏ)
- Nhận tiền 小口現金 từ kế toán
- Thực hiện các khoản chi nhỏ
- Ghi chép vào sổ 小口現金出納帳
- Định kỳ báo cáo (報告) cho kế toán
3. Quy trình hoạt động
1️⃣ 会計係 cấp tiền 小口現金 cho 用度係
2️⃣ 用度係 sử dụng tiền để chi tiêu và ghi vào sổ 小口現金出納帳
3️⃣ Sau một thời gian, 用度係 báo cáo chi tiêu
4️⃣ 会計係 thực hiện 仕訳 (hạch toán)
5️⃣ Công ty 補給 (bổ sung) số tiền đã chi
4. Các bước hạch toán (仕訳) liên quan đến 小口現金
Chúng ta hãy cùng đi qua một chu trình kế toán hoàn chỉnh của quỹ tiền mặt nhỏ để xem tài khoản 小口現金 biến động như thế nào qua từng giai đoạn.
4.1 Khi thành lập 小口現金
Khi kế toán tổng hợp rút tiền mặt từ quỹ chính để bàn giao cho người quản lý quỹ nhỏ.
Ví dụ 1: Cấp 30,000円 làm 小口現金
Phân tích: Giao dịch làm dịch chuyển trong các tài khoản nhỏ thuộc nhóm Tài Sản (資産).
- Tăng 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ
- Giảm 現金 - Tiền mặt
仕訳
- 借方 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ 30,000
- 貸方 現金 - Tiền mặt 30,000
4.2 Khi chi trả bằng 小口現金
Trong suốt tuần hoặc tháng, người quản lý quỹ nhỏ dùng tiền mua văn phòng phẩm, trả tiền vé tàu...Tuy nhiên trong インプレスト・システム, khi 用度係 sử dụng tiền để chi tiêu sẽ Không thực hiện hạch toán ngay.
Người quản lý quỹ chỉ ghi chép nội bộ vào sổ phụ
小口現金出納帳.Kế toán không ghi nhận từng giao dịch nhỏ. Thay vào đó, các khoản chi sẽ được tổng hợp khi báo cáo.
4.3 Khi nhận báo cáo chi tiêu
Cuối kỳ, người quản lý quỹ nhỏ mang toàn bộ hóa đơn lên nộp cho kế toán tổng hợp để báo cáo số tiền đã tiêu.
Nguyên tắc hạch toán
- Giảm 小口現金 (vì tiền đã được sử dụng)
- Tăng tài khoản đối ứng (thường là chi phí)
Ví dụ 2: 用度係 đã chi tiêu từ quỹ 小口現金 5,000円, trong đó:
- Văn phòng phẩm: 3,000円
- Bưu điện: 2,000円
仕訳
- 借方 消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 3,000通信費 - Chi phí viễn thông 2,000
- 貸方 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ 5,000
4.4 Khi 補給 (bổ sung) 小口現金
Sau khi xác nhận báo cáo, kế toán tổng hợp sẽ chi tiền mặt từ quỹ chính để bù lại đúng bằng số tiền đã mất, đưa quỹ nhỏ về trạng thái đầy 100% như ban đầu.
Ví dụ 3: Trong ví dụ 2, tổng số tiền đã chi là 5,000円, sau khi kế toán ghi nhận hạch toán tương ứng với số tiền đã chi, công ty thực hiển bổ sung số tiền đã chi là 5,000円.
仕訳
- 借方 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ 5,000
- 貸方 現金 - Tiền mặt 5,000
Sau khi bổ sung: Quỹ 小口現金 trở lại mức ban đầu là 30,000
4.5 Khi báo cáo và bổ sung xảy ra đồng thời
Trong một số trường hợp: khi 用度係 báo cáo, thì 会計係 thực hiện bổ sung tiền ngay lập tức.
Khi đó về nguyên tắc: Không cần thông qua tài khoản 小口現金
Mà sẽ ghi trực tiếp chi phí với tài khoản thanh toán.
Ví dụ 4: Hạch toán lại nội dung ở ví dụ 2, nhưng trường hợp này được bổ sung tiền ngay lập tức.
仕訳
- 借方 消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 3,000通信費 - Chi phí viễn thông 2,000
- 貸方 現金 - Tiền mặt 5,000
5. Sổ 小口現金出納帳 - Sổ phụ theo dõi thu chi Quỹ tiền mặt thu chi nhỏ
a. Nguyên tắc chung:
小口現金出納帳 là sổ dùng để theo dõi việc thu chi của Quỹ tiền mặt chi tiêu nhỏ do 用度係 quản lý.
Trong bài thi BOKI 3級, đề bài thường yêu cầu điền hoặc tính toán số liệu trên sổ 小口現金出納帳（こぐちげんきんすいとうちょう）. Để không bị rối, bạn cần nắm vững kết cấu gồm 3 phân khu chính của cuốn sổ này:
- Phân khu 1: Khu vực Thu quỹ (受入 - うけいれ): Nằm ở phía bên trái ngoài cùng, dùng để ghi số tiền được kế toán tổng hợp cấp ban đầu hoặc bổ sung.
- Phân khu 2: Khu vực Thông tin chung: Bao gồm cột Ngày tháng (日付), Diễn giải (摘要), và Tổng số tiền chi (支払金額).
- Phân khu 3: Khu vực Phân loại chi phí (内訳 - うちわけ): Đây là phần đặc trưng nhất. Mỗi loại chi phí phổ biến sẽ được chia thành một cột riêng (ví dụ: cột 消耗品費, cột 通信費, cột 旅費交通費). Khi chi một khoản tiền, người quản lý vừa ghi tổng số tiền vào cột 支払金額, vừa phải dóng thẳng hàng để điền lại số tiền đó vào cột chi phí tương ứng.
Mẹo làm bài thi: Cuối tháng, khi tổng hợp sổ, tổng của tất cả các cột chi phí thành phần (内訳) phải bằng chính xác tổng của cột 支払金額. Số dư quỹ còn lại sẽ bằng: [Tổng số tiền nhận bên cột 受入] - [Tổng số tiền chi bên cột 支払金額].
b. Quy trình khóa sổ cuối kỳ trên Sổ phụ
- Khi kỳ kế toán khép lại (thường là cuối tháng), người phụ trách 用度係 phải tiến hành khóa sổ theo quy trình nghiêm ngặt để bàn giao số liệu.
- Đầu tiên, kế toán tiến hành kẻ một đường ngang dưới giao dịch cuối cùng để cộng tổng tất cả các cột. Số dư quỹ còn lại (次月繰越 - Chuyển sang tháng sau) được tính bằng cách lấy tổng số tiền nhận bên cột 受入 trừ đi tổng số tiền chi bên cột 支払金額. Số dư này sẽ được ghi vào cột 支払金額 để làm cho hai vế Thu – Chi cân bằng tuyệt đối, sau đó kẻ hai đường song song màu đỏ để khóa sổ.
- Ngay ngày đầu tiên của tháng sau, số dư này sẽ được hạ xuống dòng đầu tiên ở cột 受入 với diễn giải là 前月繰越 (Tháng trước chuyển sang). Đối với phần tiền được bổ sung (補給), tùy thuộc vào việc công ty cấp tiền vào cuối tháng này hay đầu tháng sau mà kế toán sẽ ghi nhận dòng 補給 nằm ở trên hay ở dưới đường kẻ khóa sổ. Đây chính là điểm mấu chốt quyết định tính chính xác của số dư đầu kỳ mà đề thi BOKI luôn dùng để thử thách học viên.
Hình ảnh 1 trang của sổ 小口現金出納帳
6. Một số lưu ý trong thực tế doanh nghiệp
Trong thực tế doanh nghiệp, ngoài việc dùng 小口現金, đôi khi còn xảy ra trường hợp: Nhân viên ứng tiền trước- 立替払い（たてかえばらい）. Trường hợp này nhân viên tự chi tiền trước, sau đó mới báo cáo với công ty để yêu cầu công ty thanh toán.
Công ty sẽ hoàn lại số tiền đã chi.
Trường hợp này ta sẽ hạch toán tương tự với trường hợp sử dụng từ Quỹ tiền mặt chi tiêu nhỏ, thực hiện báo cáo và hoàn tiền ngay.
Ví dụ 5: Nhân viên mua văn phòng phẩm 2,000円 bằng tiền cá nhân, sau đó báo cáo cho kế toán. Kế toán hoàn tiền cho nhân viên bằng tiền mặt.
Hạch toán tương tự với ví dụ 4:
仕訳
- 借方 消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 2,000
- 貸方 現金 - Tiền mặt 2,000
Kiến thức mở rộng: Nếu công ty chưa hoàn tiền ngay cho nhân viên mà hẹn đến kỳ lương mới trả, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 立替金（たてかえきん｜Tatekaekin – Khoản chi hộ / Phải thu hộ) thuộc nhóm Tài sản để theo dõi khoản nợ đối với nhân viên này.
Kết luận
小口現金 là công cụ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các khoản chi tiêu nhỏ trong hoạt động hàng ngày. Thông qua インプレスト・システム（定額資金前渡法）, doanh nghiệp có thể quản lý việc chi tiêu một cách rõ ràng, minh bạch và thuận tiện cho việc hạch toán.
Việc hiểu đúng cách vận hành và ghi nhận 小口現金 là kiến thức cơ bản nhưng rất quan trọng đối với người học kế toán và BOKI.
Trong phần tiếp theo của series BOKI 3 kyu, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về クレジット売掛金 nội dung quan trọng liên quan đến phương thức thanh toán trong doanh nghiệp Nhật Bản. Hãy tiếp tục theo dõi để nắm rõ cách hạch toán và các nghiệp vụ thường gặp trong BOKI 3級.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn: Tổng hợp
