Cùng học BOKI 3KYU（簿記3級） Phần 7. 小口現金 - Quỹ tiền mặt nhỏ

DAD JP THANH

25 thg 3, 2026

Trong hoạt động của doanh nghiệp, bên cạnh những khoản thanh toán lớn qua ngân hàng, công ty vẫn thường xuyên phát sinh những khoản chi tiêu nhỏ như mua văn phòng phẩm, chi phí gửi bưu điện, chi phí đi lại…Để xử lý các khoản chi nhỏ này một cách nhanh chóng và thuận tiện, các công ty thường sử dụng 小口現金 (こぐちげんきん – tiền mặt chi tiêu nhỏ).

Trong kế toán Nhật Bản, đặc biệt trong chương trình BOKI 3級, việc hiểu rõ cách vận hành và hạch toán 小口現金 theo hệ thống インプレスト・システム (Imprest System) là kiến thức cơ bản nhưng rất quan trọng.

Trong bài viết này, hãy cùng AGS tìm hiểu các nội dung liên quan đến 小口現金.

1. 小口現金 là gì?

小口現金 là khoản tiền mặt nhỏ được công ty cấp ra để chi trả cho những khoản chi tiêu vặt trong doanh nghiệp.

Các khoản chi thường gặp bao gồm:

Mua văn phòng phẩm
Chi phí bưu điện
Chi phí di chuyển
Mua vật dụng nhỏ trong công ty
Các chi phí tạm thời khác

Nếu mỗi khoản chi nhỏ đều phải làm thủ tục thanh toán qua kế toán thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy công ty (Đặc biệt công ty Nhật) thường tạm ứng trước một khoản tiền nhỏ cho người phụ trách chi tiêu để xử lý nhanh các khoản chi này.

2. Cơ chế hoạt động của 小口現金

Trong thực tế doanh nghiệp Nhật Bản, 小口現金 thường được quản lý theo インプレスト・システム (Imprest System) hay còn gọi là 定額資金前渡法 – hệ thống tạm ứng tiền mặt cố định

Đặc điểm của hệ thống này:

Công ty cấp trước một khoản tiền cố định
Người quản lý tiền sẽ sử dụng để chi tiêu nhỏ
Sau một thời gian sẽ báo cáo chi tiêu
Kế toán sẽ bổ sung lại số tiền đã chi để quay lại mức ban đầu

Ví dụ:

Công ty cấp 30,000円 làm 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ.

Sau một tuần đã chi 8,000円.

→ Công ty sẽ bổ sung 8,000円 để quỹ quay lại 30,000円.

Cơ chế hoạt động của インプレスト・システム

3. Vai trò của 会計係 và 用度係

Trong hệ thống 小口現金 thường có hai vai trò chính:

① 会計係 (かいけいかかり） (Kế toán・Thủ quỹ)

Quản lý tiền của công ty
Cấp tiền 小口現金 - Tiền mặt quản lý nhỏ
Nhận báo cáo chi tiêu
Thực hiện 仕訳 (hạch toán)

② 用度係（ようどかかり） (Người quản lý chi tiêu nhỏ)

Nhận tiền 小口現金 từ kế toán
Thực hiện các khoản chi nhỏ
Ghi chép vào sổ 小口現金出納帳
Định kỳ báo cáo (報告) cho kế toán

3. Quy trình hoạt động

1️⃣ 会計係 cấp tiền 小口現金 cho 用度係

2️⃣ 用度係 sử dụng tiền để chi tiêu và ghi vào sổ 小口現金出納帳

3️⃣ Sau một thời gian, 用度係 báo cáo chi tiêu

4️⃣ 会計係 thực hiện 仕訳 (hạch toán)

5️⃣ Công ty 補給 (bổ sung) số tiền đã chi

4. Tài khoản sử dụng khi hạch toán 小口現金

Trong kế toán BOKI 3級, để ghi nhận các giao dịch liên quan đến 小口現金, ta sử dụng tài khoản:　

小口現金

Đây là tài khoản thuộc nhóm Tài sản (資産).

5. Các bước hạch toán (仕訳) liên quan đến 小口現金

5.1 Khi phát hành 小口現金

Khi kế toán cấp tiền cho người quản lý quỹ nhỏ.

Ví dụ 1: Cấp 30,000円 làm 小口現金

Phân tích: Giao dịch làm dịch chuyển trong các tài khoản nhỏ thuộc nhóm Tài Sản (資産).

Tăng 小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ
Giảm 現金 - Tiền mặt

仕訳

借方　小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ　30,000
貸方　現金 - Tiền mặt　30,000

5.2 Khi chi trả bằng 小口現金

Trong インプレスト・システム, khi 用度係 sử dụng tiền để chi tiêu:

➡ Không thực hiện hạch toán ngay

Vì kế toán chưa ghi nhận từng giao dịch nhỏ. Thay vào đó, các khoản chi sẽ được tổng hợp khi báo cáo.

5.3 Khi nhận báo cáo chi tiêu

Khi 用度係 - Người quản lý Quỹ Tiền mặt chi tiêu nhỏ gửi báo cáo chi tiêu cho 会計係- kế toán.

Nguyên tắc hạch toán

Giảm 小口現金 (vì tiền đã được sử dụng)
Tăng tài khoản đối ứng (thường là chi phí)

Ví dụ 2: 用度係 đã chi tiêu từ quỹ 小口現金 5,000円, trong đó:

Văn phòng phẩm: 3,000円
Bưu điện: 2,000円

仕訳

借方　消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 3,000
通信費 - Chi phí viễn thông 2,000
貸方　小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ　5,000

5.4 Khi 補給 (bổ sung) 小口現金

Sau khi 会計係-kế toán ghi nhận chi phí, công ty sẽ bổ sung số tiền đã chi.

Ví dụ 3: Trong ví dụ 2, tổng số tiền đã chi là 5,000円, sau khi kế toán ghi nhận hạch toán tương ứng với số tiền đã chi, công ty thực hiển bổ sung số tiền đã chi là 5,000円.

仕訳

借方　小口現金 - Tiền mặt chi tiêu nhỏ　5,000
貸方　現金 - Tiền mặt　5,000

Sau khi bổ sung: Quỹ 小口現金 trở lại mức ban đầu là 30,000

5.5 Khi báo cáo và bổ sung xảy ra đồng thời

Trong một số trường hợp: khi 用度係 báo cáo, thì 会計係 thực hiện bổ sung tiền ngay lập tức.

Khi đó về nguyên tắc: ➡ Không cần thông qua tài khoản 小口現金

Mà sẽ ghi trực tiếp chi phí với tài khoản thanh toán.

Ví dụ 4: Hạch toán lại nội dung ở ví dụ 2, nhưng trường hợp này được bổ sung tiền ngay lập tức.

仕訳

借方　消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 3,000
通信費 - Chi phí viễn thông 2,000
貸方　現金 - Tiền mặt 　5,000

6. Sổ 小口現金出納帳 - Sổ phụ theo dõi thu chi Quỹ tiền mặt thu chi nhỏ

小口現金出納帳 là sổ dùng để theo dõi việc thu chi của Quỹ tiền mặt chi tiêu nhỏ do 用度係 quản lý.

Nội dung thường có trong sổ bao gồm:

Ngày giao dịch
Nội dung chi tiêu
Số tiền chi
Số dư quỹ

Hình ảnh 1 trang của sổ 小口現金出納帳

7. Một số lưu ý trong thực tế doanh nghiệp

Trong thực tế doanh nghiệp, ngoài việc dùng 小口現金, đôi khi còn xảy ra trường hợp:

Nhân viên ứng tiền trước- 立替払い（たてかえばらい）. Trường hợp này nhân viên tự chi tiền trước, sau đó mới báo cáo với công ty để yêu cầu công ty thanh toán. Công ty sẽ hoàn lại số tiền đã chi.

Trường hợp này ta sẽ hạch toán tương tự với trường hợp sử dụng từ Quỹ tiền mặt chi tiêu nhỏ, thực hiện báo cáo và hoàn tiền ngay.

Ví dụ 5: Nhân viên mua văn phòng phẩm 2,000円 bằng tiền cá nhân, sau đó báo cáo cho kế toán. Kế toán hoàn tiền cho nhân viên bằng tiền mặt.

Hạch toán tương tự với ví dụ 4:

仕訳

借方　消耗品費 - Chi phí vật tư tiêu hao - 2,000
貸方　現金 - Tiền mặt 　5,000

Kết luận

小口現金 là công cụ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các khoản chi tiêu nhỏ trong hoạt động hàng ngày. Thông qua インプレスト・システム（定額資金前渡法）, doanh nghiệp có thể quản lý việc chi tiêu một cách rõ ràng, minh bạch và thuận tiện cho việc hạch toán. Việc hiểu đúng cách vận hành và ghi nhận 小口現金 là kiến thức cơ bản nhưng rất quan trọng đối với người học kế toán và BOKI.

Trong phần tiếp theo của series BOKI 3 kyu, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về クレジット売掛金 nội dung quan trọng liên quan đến phương thức thanh toán trong doanh nghiệp Nhật Bản. Hãy tiếp tục theo dõi để nắm rõ cách hạch toán và các nghiệp vụ thường gặp trong BOKI 3級.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.