Quy trình lưu trữ chứng từ 2026: Đừng để "mất trắng" dữ liệu khi thanh tra.

HCM Uyên ACC

15 thg 3, 2026

Hệ thống lưu trữ của bạn đã thực sự sẵn sàng cho kỳ thanh tra thuế năm 2026? Liệu việc chỉ lưu file PDF vào máy tính cá nhân có đủ để bảo vệ chi phí doanh nghiệp khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu tính nguyên bản khắt khe hơn bao giờ hết? Thực tế, rất nhiều kế toán đang vô tình để mình rơi vào thế khó khi coi nhẹ quy trình lưu trữ hóa đơn. Đừng để công sức hạch toán cả năm trời biến mất chỉ vì thiếu một phương án dự phòng dữ liệu

Trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ, chứng từ của các kỳ trước đó từ 3 đến 5 năm.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không thiếu dữ liệu, nhưng lại không thể tìm ra chứng từ cần thiết trong thời gian ngắn. Nguyên nhân phổ biến là lưu trữ rời rạc, mỗi người một kiểu, không có hệ thống thống nhất.

I.Quy định pháp luật về việc lưu trữ chứng từ kế toán

Qheo quy định hiện hành, chứng từ kế toán phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và đảm bảo khả năng tra cứu, khai thác khi cần thiết.

Về thời hạn lưu trữ:Chứng từ kế toán thông thường: lưu tối thiểu 5 năm.
Chứng từ liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: lưu tối thiểu 10 năm.

Đối với hóa đơn điện tử, file dữ liệu gốc là căn cứ pháp lý. File thể hiện (PDF) chỉ mang tính chất tham khảo, đối chiếu. Trường hợp doanh nghiệp không còn file dữ liệu gốc, hóa đơn có nguy cơ không được chấp nhận là hợp lệ.

Do đó, mất dữ liệu gốc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

II.Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phân loại chứng từ thành những nhóm nào?

2.1. Đối với doanh nghiệp :

Hệ thống sổ sách : Phải lưu trữ đầy đủ Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết...

Hóa đơn đầu vào :Phải lưu kèm bộ chứng từ chặt chẽ (Hợp đồng, Phiếu nhập kho, Biên bản giao hàng).

Thời gian lưu trữ : Thường là 10 năm đối với chứng từ dùng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính.

2.2.Đối với hộ kinh doanh

Hệ thống sổ sách : Chỉ cần lưu trữ 07 loại sổ kế toán đơn giản (Sổ chi tiết doanh thu, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi phí kinh doanh...).

Hóa đơn đầu vào : Chỉ cần lưu hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.

Thời gian lưu trữ :Thường là 5 năm đối với chứng từ sử dụng cho việc xác định nghĩa vụ thuế.

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm cơ bản sau:

Nhóm hóa đơn đầu vào.
Nhóm hóa đơn đầu ra.
Nhóm chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê, phiếu thu, phiếu chi).
Nhóm hợp đồng và hồ sơ pháp lý.
Nhóm chứng từ nội bộ (phiếu nhập kho, xuất kho, bảng lương, phân bổ chi phí…).

Mỗi nhóm chứng từ có đặc thù riêng và cần được lưu trữ theo cách phù hợp để thuận tiện tra cứu.

III.Cách xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử khoa học

3.1 Nguyên tắc đặt tên file

Tên file nên thể hiện rõ ngày tháng, đối tác và nội dung nghiệp vụ. Tránh đặt tên chung chung như “hoadon1.pdf”, “hoadon1.pdf”.

Ví dụ:
20260308_CongtyAGS_Muavanphongpam_120000.xml

Cách đặt tên này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa.

3.2. Sắp xếp theo năm – quý – tháng

Doanh nghiệp nên xây dựng cây thư mục theo thứ tự thời gian, trong đó mỗi năm có các thư mục con theo quý và tháng.

3.3. Lưu đồng thời XML và PDF

Mỗi hóa đơn cần lưu đầy đủ file dữ liệu gốc và file thể hiện để phục vụ tra cứu, in ấn khi cần.

3.4. Sao lưu ít nhất 2 nơi

Dữ liệu nên được sao lưu trên tối thiểu hai phương tiện khác nhau, ví dụ: máy chủ nội bộ và hệ thống lưu trữ đám mây, nhằm phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu.

IV.Nguyên tắc lưu trữ chứng từ bản giấy đúng chuẩn

Mặc dù đã số hóa, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ chứng từ bản giấy theo quy định.

Lưu theo hồ sơ nghiệp vụ, không lưu rời rạc theo từng loại chứng từ.
Mỗi bộ hồ sơ nên gồm đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nội bộ liên quan.
Đánh số trang và lập mục lục cho từng tập hồ sơ.
Sử dụng bìa cứng, kẹp nhựa để bảo quản lâu dài.

Cách lưu này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xuất trình đầy đủ hồ sơ khi được yêu cầu.

Nhìn lại toàn bộ quy trình, có thể thấy việc lưu trữ chứng từ trong năm 2026 không còn đơn thuần là việc 'cất kỹ' những tờ giấy hay tập tin vào kho. Đó là một kỹ năng đòi hỏi sự tỉ mỉ, tính hệ thống và sự nhạy bén với công nghệ. Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp quy mô hay một hộ kinh doanh năng động, một hệ thống lưu trữ khoa học chính là một bước đệm giúp bạn tự tin bước qua mọi kỳ thanh tra thuế mà không lo ngại rủi ro mất mát hay sai sót dữ liệu.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.