Horenso là gì ? Bí quyết làm việc nhóm của người Nhật.

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, đặc biệt là tại các doanh nghiệp Nhật Bản, sự thành công của một dự án không chỉ đến từ năng lực cá nhân mà còn nằm ở sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên. Có một quy tắc bất biến, được coi là "hệ điều hành" trong giao tiếp công sở tại xứ sở hoa anh đào, đó chính là Hourenso. Không chỉ đơn thuần là việc thông báo tin tức, Hourenso là một triết lý về sự minh bạch và tinh thần trách nhiệm. Bài viết hôm nay sẽ cùng bạn đi sâu vào tìm hiểu giá trị cốt lõi của quy tắc này và cách áp dụng chúng sao cho tinh tế nhất.

Giải mã quy tắc Horenso?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

• Hokoku (Báo cáo): Cung cấp thông tin về tiến độ, kết quả công việc cho cấp trên.
• Renraku (Liên lạc): Thông báo các thông tin khách quan, sự việc đang diễn ra cho những người liên quan (không kèm nhận xét cá nhân).
• Sodan (Thảo luận/Tham vấn): Xin ý kiến, lời khuyên từ đồng nghiệp hoặc cấp trên khi gặp vấn đề khó giải quyết.

Quy tắc Horenso đem lại những lợi ích gì?

Học, rèn luyện và ứng dụng các kỹ năng theo nguyên tắc Horenso chính là học cách làm việc nhóm hiệu quả hơn để thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như kiểm soát công việc tốt hơn, ít rủi ro hơn.  Theo đó, bạn sẽ biết cụ thể:

• Khi nào phải Báo cáo và cách thức Báo cáo ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu.
• Khi nào phải Liên lạc và cách thức Liên lạc rõ ràng, thông suốt, đúng đối tượng.
• Khi nào phải Bàn bạc và cách thức Bàn bạc nhanh chóng, mang lại kết quả.
• Cách thức nhận chỉ thị của cấp trên hiệu quả.

Đây chính là những lợi ích cụ thể mà quy tắc này đem lại, nó cũng bao hàm hầu hết các kỹ năng yêu cầu khi làm việc nhóm. Cách thức ứng dụng Horenso giúp giải quyết các rắc rối phát sinh trong quá trình làm việc nhóm, trong giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp nhằm mục đích đem lại hiệu suất công việc cao nhất.

Để thực hiện tốt việc bàn bạc với đồng nghiệp, bàn bè... thì chúng ta cần thực hiện các hoạt động sau đây:

1. Xác định thời điểm

• Khi biết là tự bản thân mình không thể giải quyết vấn đề đúng hạn
• Khi xử lý được một vấn đề chung, ảnh hưởng đến nhiều người hoặc mục tiêu chung của tập thể

2. Xác định đối tượng bàn bạcNhững người cần bàn bạc thông thường sẽ bao gồm:

• Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề
• Người có quyền hạn quyết định vấn đề
• Những người bị ảnh hưởng bới vấn đề

3. Xác định cách thức bàn bạcDựa vào thời điểm, đối tượng và độ nghiêm trọng của vấn đề cần bàn bạc để xác định phương thức. 

Ví dụ như:

• Chat work, 
• Mail
• Điện thoại
• Meeting,  

4. Chuẩn bị kỹ nội dung bàn bạc

• Chuẩn bị tài liệu mô tả rõ ràng vấn đề đang gặp phải
• Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng của vấn đề
• Mô tả những nội dung phân tích, giải pháp mà bản thân đã làm thử
• Đưa ra nội dung cần giúp đỡ
• Sử dụng phương pháp 5W2H để nội dung đầy đủ nhất
• Luyện tập áp dụng quy tắc Hourensou vào công việc hàng ngày

Tóm lại, Horenso không phải là một rào cản hành chính gây mất thời gian, mà là một công cụ bảo vệ và hỗ trợ hiệu quả cho mỗi cá nhân trong tập thể. Khi chúng ta thực hiện báo cáo, liên lạc và thảo luận một cách chủ động, chúng ta không chỉ hoàn thành nhiệm vụ mà còn đang xây dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và chuyên nghiệp. Hy vọng rằng việc thấu hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn Horenso sẽ giúp hành trình phát triển sự nghiệp của bạn trở nên thuận lợi và bền vững hơn.

Nguồn: Tổng hợp 

Thông tin khác