Nghi ngờ gian lận nhưng không có bằng chứng, KTV sẽ làm gì?
Trong thực tế kiểm toán, không phải lúc nào các sai phạm cũng được thể hiện rõ ràng qua chứng từ hay số liệu. Có những trường hợp kiểm toán viên nhận thấy dấu hiệu bất thường nhưng chưa đủ bằng chứng để khẳng định đó là gian lận. Đây là tình huống đòi hỏi sự thận trọng cao, bởi nếu xử lý sai có thể dẫn đến kết luận thiếu chính xác hoặc bỏ sót rủi ro quan trọng. Vì vậy, kiểm toán viên sẽ áp dụng nhiều thủ tục chuyên môn để tiếp cận vấn đề một cách hệ thống và logic. Dưới đây AGS sẽ cung cấp cho bạn một số thao tác nghiệp vụ của một kiểm toán viên nếu nghi ngờ có gian lận nhé.
- Trong quá trình kiểm toán, việc nhận diện các điểm đáng ngờ không chỉ dựa vào số liệu tài chính mà còn dựa vào sự hiểu biết về doanh nghiệp và môi trường hoạt động. Kiểm toán viên cần so sánh thông tin giữa các kỳ, giữa kế hoạch và thực tế, cũng như đối chiếu với các doanh nghiệp cùng ngành để phát hiện những điểm bất thường có thể tiềm ẩn rủi ro sai sót trọng yếu. Bên cạnh đó, các dấu hiệu đáng ngờ có thể xuất phát từ những thay đổi đột ngột trong chính sách kế toán, sự biến động lớn trong doanh thu hoặc chi phí, hoặc các giao dịch phức tạp, không rõ ràng về mục đích kinh tế. Những trường hợp này đòi hỏi kiểm toán viên phải thận trọng hơn trong việc thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán.
- Kiểm toán viên sẽ bắt đầu bằng việc quan sát và phân tích các dấu hiệu bất thường trong dữ liệu tài chính. Những dấu hiệu này có thể là sự biến động không hợp lý giữa các kỳ, các giao dịch không có đầy đủ chứng từ hoặc các khoản mục có xu hướng “đẹp bất thường”. Điểm quan trọng là các dấu hiệu này không trực tiếp chứng minh gian lận, nhưng lại đóng vai trò như tín hiệu cảnh báo ban đầu. Việc nhận diện đúng và kịp thời các “red flags” giúp kiểm toán viên định hướng lại toàn bộ quá trình kiểm tra, tránh bỏ sót những rủi ro tiềm ẩn.
- Ngoài ra, khi mức độ hoài nghi nghề nghiệp được nâng cao, kiểm toán viên sẽ chú ý nhiều hơn đến khả năng gian lận hoặc sai sót cố ý, thay vì chỉ xem xét các sai sót do nhầm lẫn. Điều này giúp họ đánh giá rủi ro chính xác hơn và đưa ra các kết luận kiểm toán phù hợp hơn với thực tế. Họ sẽ xem xét các giả định khác nhau, đặt câu hỏi về tính hợp lý của số liệu và đánh giá xem liệu có khả năng tồn tại sai sót trọng yếu hay không. Chính sự hoài nghi này giúp kiểm toán viên duy trì tính độc lập và khách quan trong suốt quá trình kiểm toán và việc tăng cường mức độ nghi ngờ giúp kiểm toán viên thực hiện công việc một cách cẩn trọng, khách quan và hiệu quả hơn, góp phần nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán.
- Ngoài ra, kiểm toán viên cũng có thể tăng cường việc trao đổi, phỏng vấn với nhân sự liên quan và thực hiện thêm các thủ tục xác minh độc lập từ bên thứ ba. Tất cả những bước này nhằm đảm bảo rằng các kết luận kiểm toán được đưa ra dựa trên bằng chứng đầy đủ, đáng tin cậy và phù hợp với thực tế. Khi nghi ngờ tăng lên, kiểm toán viên sẽ điều chỉnh kế hoạch bằng cách mở rộng về phạm vi kiểm tra như việc tăng thêm kích thước mẫu, lựa chọn thêm những giao dịch bất thường hay việc kiểm tra thêm những khoản mục có rủi ro cao hơn.
- Mở rộng về phạm vi kiểm tra không chỉ giúp làm tăng khả năng phát hiện sai sót mà còn tạo ra một cái nhìn đa dạng, tổng thể hơn về bản chất của các giao dịch. Đây có thể coi là bước quan trọng để chuyển từ nghi ngờ sang xác minh.
- Ví dụ, một giao dịch có đầy đủ giấy tờ nhưng lại không phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn có thể là dấu hiệu bất thường. Do đó, việc kiểm tra chứng từ luôn đi kèm với phân tích logic và bối cảnh thực tế.
- Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra hình thức của chứng từ, kiểm toán viên còn tiến hành đối chiếu nội dung giữa chứng từ với sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan khác. Việc đối chiếu này giúp đảm bảo rằng các nghiệp vụ được ghi nhận một cách chính xác, đúng kỳ kế toán và phù hợp với thực tế phát sinh. Trong trường hợp phát hiện sự chênh lệch hoặc dấu hiệu bất thường, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục bổ sung để làm rõ nguyên nhân và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót đó đến báo cáo tài chính.
Việc xác nhận này đặc biệt quan trọng trong các khoản mục như tiền gửi ngân hàng, công nợ hoặc doanh thu. Nếu có sự chênh lệch giữa thông tin nội bộ và xác nhận bên ngoài, kiểm toán viên sẽ có cơ sở để tiếp tục điều tra sâu hơn, từ đó có thể đưa ra kết luận là có gian lận hay không.
- Ngược lại, nếu các bằng chứng thu thập được cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kiểm toán viên có thể giảm mức đánh giá rủi ro ở một số khu vực nhất định. Việc đánh giá lại rủi ro sau khi thu thập bằng chứng giúp kiểm toán viên đảm bảo rằng kết luận kiểm toán được đưa ra dựa trên cơ sở hợp lý, đầy đủ và phản ánh đúng thực tế của đơn vị được kiểm toán.Việc đánh giá lại rủi ro sau khi thu thập bằng chứng không chỉ giúp kiểm toán viên củng cố cơ sở cho ý kiến kiểm toán mà còn đảm bảo rằng toàn bộ quá trình kiểm toán được thực hiện một cách thận trọng, hợp lý và phù hợp với chuẩn mực nghề nghiệp.
Tùy theo mức độ rủi ro, kiểm toán viên có thể đưa ra ý kiến kiểm toán phù hợp, chẳng hạn như ý kiến ngoại trừ hoặc nhấn mạnh vấn đề. Điều này giúp đảm bảo rằng người sử dụng báo cáo tài chính vẫn được cảnh báo về rủi ro tiềm ẩn trong báo cao đó và có thể đưa ra cái nhìn khách quan tổng thể hơn.
Tóm lại thì khi nghi nghi ngờ gian lận nhưng chưa có bằng chứng rõ ràng, kiểm toán viên sẽ áp dụng một chuỗi các thủ tục chuyên môn từ nhận diện dấu hiệu, mở rộng kiểm tra đến đánh giá rủi ro và đưa ra ý kiến phù hợp. Quy trình này cho thấy kiểm toán không chỉ là việc kiểm tra số liệu đơn thuần, mà còn là sự kết hợp giữa phân tích, kinh nghiệm và phán đoán nghề nghiệp.
1. Nhận diện điểm đáng ngờ:
- Nhận diện các dấu hiệu đáng ngờ trong kiểm toán là quá trình kiểm toán viên xem xét và phát hiện những biểu hiện bất thường hoặc không hợp lý trong thông tin tài chính, chứng từ kế toán và hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Những dấu hiệu này có thể bao gồm sai lệch số liệu, giao dịch không phù hợp với thực tế kinh doanh, chứng từ thiếu tính hợp lệ, hoặc các biến động tài chính bất thường so với kỳ trước. Việc nhận diện kịp thời các điểm đáng ngờ giúp kiểm toán viên đánh giá rủi ro chính xác hơn và tập trung thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp nhằm đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.- Trong quá trình kiểm toán, việc nhận diện các điểm đáng ngờ không chỉ dựa vào số liệu tài chính mà còn dựa vào sự hiểu biết về doanh nghiệp và môi trường hoạt động. Kiểm toán viên cần so sánh thông tin giữa các kỳ, giữa kế hoạch và thực tế, cũng như đối chiếu với các doanh nghiệp cùng ngành để phát hiện những điểm bất thường có thể tiềm ẩn rủi ro sai sót trọng yếu. Bên cạnh đó, các dấu hiệu đáng ngờ có thể xuất phát từ những thay đổi đột ngột trong chính sách kế toán, sự biến động lớn trong doanh thu hoặc chi phí, hoặc các giao dịch phức tạp, không rõ ràng về mục đích kinh tế. Những trường hợp này đòi hỏi kiểm toán viên phải thận trọng hơn trong việc thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán.
- Kiểm toán viên sẽ bắt đầu bằng việc quan sát và phân tích các dấu hiệu bất thường trong dữ liệu tài chính. Những dấu hiệu này có thể là sự biến động không hợp lý giữa các kỳ, các giao dịch không có đầy đủ chứng từ hoặc các khoản mục có xu hướng “đẹp bất thường”. Điểm quan trọng là các dấu hiệu này không trực tiếp chứng minh gian lận, nhưng lại đóng vai trò như tín hiệu cảnh báo ban đầu. Việc nhận diện đúng và kịp thời các “red flags” giúp kiểm toán viên định hướng lại toàn bộ quá trình kiểm tra, tránh bỏ sót những rủi ro tiềm ẩn.
2. Tăng mức độ nghi ngờ:
- Khi mức độ nghi ngờ trong kiểm toán được tăng cường, kiểm toán viên sẽ có xu hướng thận trọng hơn trong việc đánh giá thông tin và bằng chứng kiểm toán. Điều này thể hiện ở việc họ không dễ dàng chấp nhận các thông tin do đơn vị được kiểm toán cung cấp mà sẽ yêu cầu thêm bằng chứng bổ sung để xác minh tính chính xác và hợp lý của các số liệu. Bên cạnh đó, kiểm toán viên sẽ mở rộng phạm vi và tăng cường các thủ tục kiểm toán, đặc biệt tập trung vào những khu vực có rủi ro cao hoặc có dấu hiệu bất thường. Họ cũng có thể thực hiện nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết hơn, tăng cỡ mẫu hoặc áp dụng các phương pháp kiểm toán khác nhau để đảm bảo độ tin cậy của kết quả kiểm toán.- Ngoài ra, khi mức độ hoài nghi nghề nghiệp được nâng cao, kiểm toán viên sẽ chú ý nhiều hơn đến khả năng gian lận hoặc sai sót cố ý, thay vì chỉ xem xét các sai sót do nhầm lẫn. Điều này giúp họ đánh giá rủi ro chính xác hơn và đưa ra các kết luận kiểm toán phù hợp hơn với thực tế. Họ sẽ xem xét các giả định khác nhau, đặt câu hỏi về tính hợp lý của số liệu và đánh giá xem liệu có khả năng tồn tại sai sót trọng yếu hay không. Chính sự hoài nghi này giúp kiểm toán viên duy trì tính độc lập và khách quan trong suốt quá trình kiểm toán và việc tăng cường mức độ nghi ngờ giúp kiểm toán viên thực hiện công việc một cách cẩn trọng, khách quan và hiệu quả hơn, góp phần nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán.
3. Mở rộng về phạm vi kiểm tra:
- Tiếp theo đó, kiểm toán viên sẽ mở rộng phạm vi kiểm toán để thu thập đầy đủ hơn các bằng chứng cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc tăng số lượng mẫu kiểm tra, kiểm tra chi tiết hơn các giao dịch, cũng như xem xét thêm nhiều nguồn thông tin khác nhau ngoài hệ thống kế toán chính thức. Bên cạnh đó, kiểm toán viên có thể tập trung nhiều hơn vào các khoản mục hoặc khu vực được đánh giá là có rủi ro cao, chẳng hạn như các ước tính kế toán, giao dịch bất thường hoặc các khoản mục có biến động lớn so với kỳ trước. Việc mở rộng phạm vi này giúp kiểm toán viên có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của đơn vị.- Ngoài ra, kiểm toán viên cũng có thể tăng cường việc trao đổi, phỏng vấn với nhân sự liên quan và thực hiện thêm các thủ tục xác minh độc lập từ bên thứ ba. Tất cả những bước này nhằm đảm bảo rằng các kết luận kiểm toán được đưa ra dựa trên bằng chứng đầy đủ, đáng tin cậy và phù hợp với thực tế. Khi nghi ngờ tăng lên, kiểm toán viên sẽ điều chỉnh kế hoạch bằng cách mở rộng về phạm vi kiểm tra như việc tăng thêm kích thước mẫu, lựa chọn thêm những giao dịch bất thường hay việc kiểm tra thêm những khoản mục có rủi ro cao hơn.
- Mở rộng về phạm vi kiểm tra không chỉ giúp làm tăng khả năng phát hiện sai sót mà còn tạo ra một cái nhìn đa dạng, tổng thể hơn về bản chất của các giao dịch. Đây có thể coi là bước quan trọng để chuyển từ nghi ngờ sang xác minh.
4. Kiểm tra chi tiết chứng từ:
- Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết chứng từ là một trong những thủ tục quan trọng nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Trong quá trình này, kiểm toán viên sẽ xem xét các chứng từ gốc như hóa đơn mua bán, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, bảng lương và các tài liệu liên quan khác để xác minh tính hợp pháp, hợp lý và đầy đủ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ở giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm tra sâu vào từng chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi. Không chỉ dừng lại ở việc xem chứng từ có tồn tại hay không, họ còn đánh giá tính hợp lý về mặt kinh tế của giao dịch.- Ví dụ, một giao dịch có đầy đủ giấy tờ nhưng lại không phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn có thể là dấu hiệu bất thường. Do đó, việc kiểm tra chứng từ luôn đi kèm với phân tích logic và bối cảnh thực tế.
- Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra hình thức của chứng từ, kiểm toán viên còn tiến hành đối chiếu nội dung giữa chứng từ với sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan khác. Việc đối chiếu này giúp đảm bảo rằng các nghiệp vụ được ghi nhận một cách chính xác, đúng kỳ kế toán và phù hợp với thực tế phát sinh. Trong trường hợp phát hiện sự chênh lệch hoặc dấu hiệu bất thường, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục bổ sung để làm rõ nguyên nhân và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót đó đến báo cáo tài chính.
5. Xác nhận với bên thứ ba:
Để tăng độ tin cậy của bằng chứng, kiểm toán viên thường thực hiện xác nhận với các bên thứ ba như ngân hàng, khách hàng hoặc nhà cung cấp có liên quan đến những chứng từ được xem là nghi ngờ gian lận. Đây là nguồn thông tin độc lập, giúp kiểm chứng lại dữ liệu do doanh nghiệp cung cấp.Việc xác nhận này đặc biệt quan trọng trong các khoản mục như tiền gửi ngân hàng, công nợ hoặc doanh thu. Nếu có sự chênh lệch giữa thông tin nội bộ và xác nhận bên ngoài, kiểm toán viên sẽ có cơ sở để tiếp tục điều tra sâu hơn, từ đó có thể đưa ra kết luận là có gian lận hay không.
6. Đánh giá lại rủi ro kiểm toán:
- Sau khi thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm toán. Đây là bước quan trọng nhằm xem xét mức độ phù hợp của các rủi ro đã được xác định ban đầu so với những thông tin và bằng chứng thực tế thu thập được trong quá trình kiểm toán. Dựa trên các bằng chứng này, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro có sai sót trọng yếu ở cả cấp độ báo cáo tài chính và cấp độ cơ sở dẫn liệu. Nếu phát hiện thêm các dấu hiệu bất thường hoặc bằng chứng cho thấy rủi ro cao hơn dự kiến, kiểm toán viên có thể điều chỉnh mức đánh giá rủi ro và mở rộng hoặc thay đổi các thủ tục kiểm toán cho phù hợp.- Ngược lại, nếu các bằng chứng thu thập được cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kiểm toán viên có thể giảm mức đánh giá rủi ro ở một số khu vực nhất định. Việc đánh giá lại rủi ro sau khi thu thập bằng chứng giúp kiểm toán viên đảm bảo rằng kết luận kiểm toán được đưa ra dựa trên cơ sở hợp lý, đầy đủ và phản ánh đúng thực tế của đơn vị được kiểm toán.Việc đánh giá lại rủi ro sau khi thu thập bằng chứng không chỉ giúp kiểm toán viên củng cố cơ sở cho ý kiến kiểm toán mà còn đảm bảo rằng toàn bộ quá trình kiểm toán được thực hiện một cách thận trọng, hợp lý và phù hợp với chuẩn mực nghề nghiệp.
7. Nếu vẫn chưa có bằng chứng thì xử lí như thế nào:
Trong một số trường hợp, dù đã thực hiện nhiều thủ tục, kiểm toán viên vẫn không thu thập được bằng chứng đủ mạnh để kết luận. Khi đó, họ sẽ không đưa ra kết luận cảm tính mà ghi nhận vấn đề vào hồ sơ kiểm toán và đánh giá mức độ ảnh hưởng.Tùy theo mức độ rủi ro, kiểm toán viên có thể đưa ra ý kiến kiểm toán phù hợp, chẳng hạn như ý kiến ngoại trừ hoặc nhấn mạnh vấn đề. Điều này giúp đảm bảo rằng người sử dụng báo cáo tài chính vẫn được cảnh báo về rủi ro tiềm ẩn trong báo cao đó và có thể đưa ra cái nhìn khách quan tổng thể hơn.
Tóm lại thì khi nghi nghi ngờ gian lận nhưng chưa có bằng chứng rõ ràng, kiểm toán viên sẽ áp dụng một chuỗi các thủ tục chuyên môn từ nhận diện dấu hiệu, mở rộng kiểm tra đến đánh giá rủi ro và đưa ra ý kiến phù hợp. Quy trình này cho thấy kiểm toán không chỉ là việc kiểm tra số liệu đơn thuần, mà còn là sự kết hợp giữa phân tích, kinh nghiệm và phán đoán nghề nghiệp.
Nguồn: Trách nhiệm của kiểm toán viên đối với gian lận - ICAEW
https://www.icaew.com/insights/viewpoints-on-the-news/2024/aug-2024/auditor-obligations-on-fraud-in-the-spotlight
