Chi phí lương thử việc có được tính là chi phí hợp lý CIT?
Trong giai đoạn tuyển dụng và mở rộng quy mô, chi phí dành cho nhân sự thử việc luôn chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong quỹ lương của các doanh nghiệp SME. Tuy nhiên, rất nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán vẫn luôn đau đầu với câu hỏi: “Liệu khoản chi phí tiền lương, tiền công trả cho nhân viên thử việc có được cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (CIT) hay không?”
Nếu không nắm vững các quy định pháp lý, doanh nghiệp rất dễ bị bóc tách và loại bỏ các khoản chi này khi bước vào kỳ quyết toán thuế thực tế. Hãy cùng giải mã câu trả lời và bỏ túi bí quyết xây dựng bộ hồ sơ "bất khả xâm phạm" ngay dưới đây!
1. Điều kiện cốt lõi để chi phí thử việc được tính là chi phí hợp lý
Dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về thuế TNDN và các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, mọi khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương trả cho người lao động (bao gồm cả nhân sự trong giai đoạn thử việc) hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế CIT.
Tuy nhiên, cơ quan Thuế sẽ không phê duyệt số liệu dựa trên lời nói suông hay sự thỏa thuận ngầm giữa hai bên.
Để một khoản chi lương thử việc hợp pháp vượt qua vòng kiểm tra của đoàn quyết toán, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ hai điều kiện tiên quyết:
- Tính thực tế: Khoản chi đó phải phục vụ trực tiếp và có liên quan mật thiết đến hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh lợi nhuận của công ty. Điều này đồng nghĩa với việc nhân sự phải thực sự đi làm, có chấm công và tham gia vào bộ máy vận hành hoặc dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp.
- Tính hợp pháp về hồ sơ: Khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, sổ sách và các hồ sơ pháp lý chứng minh theo đúng quy định của pháp luật, không thuộc các khoản chi bị loại trừ quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC.
2. Người lao động thử việc có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?
Đây là một trong những khúc mắc lớn nhất của các nhà quản trị nhân sự và chủ doanh nghiệp. Để trả lời chính xác câu hỏi này, chúng ta cần căn cứ vào hình thức văn bản mà doanh nghiệp ký kết với người lao động, cụ thể dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội và Bộ luật Lao động hiện hành:
Tình huống 1: Doanh nghiệp ký "Hợp đồng thử việc" riêng biệt
Nếu doanh nghiệp và người lao động giao kết bằng một văn bản độc lập có tên là Hợp đồng thử việc: Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định là người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Vì bản chất văn bản ký kết ở đây là "Hợp đồng thử việc" chứ không phải "Hợp đồng lao động", do đó, trong thời gian này, doanh nghiệp và người lao động không phải đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Tình huống 2: Điều khoản thử việc được ghi chung trong "Hợp đồng lao động"
Nếu doanh nghiệp và người lao động chọn hình thức ký kết Hợp đồng lao động (có kỳ hạn từ 1 tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn), trong đó có lồng ghép một điều khoản quy định về thời gian thử việc ở những tháng đầu tiên: Vì bản chất văn bản được ký là Hợp đồng lao động, nên người lao động hoàn toàn thuộc đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải trích đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân sự ngay từ tháng đầu tiên thử việc dựa trên mức lương thử việc được ghi nhận trong hợp đồng.
Rủi ro lớn khi lách luật đóng bảo hiểm
Nhiều SME thường tìm cách né tránh khoản chi phí này bằng việc ký liên tiếp các hợp đồng thử việc ngắn hạn hoặc ký hợp đồng dịch vụ không đúng bản chất. Hãy lưu ý rằng, nếu cơ quan Bảo hiểm hoặc cơ quan Thuế thanh tra và phát hiện doanh nghiệp có hành vi trốn đóng, chậm đóng bảo hiểm cho người lao động thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp không chỉ bị phạt hành chính, truy thu đủ số tiền kèm tiền lãi chậm nộp, mà nghiêm trọng hơn, cơ quan Thuế hoàn toàn có quyền bác bỏ, loại toàn bộ chi phí tiền lương tương ứng ra khỏi chi phí hợp lý CIT do không tuân thủ nghĩa vụ pháp lý đối với người lao động
3. Những nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng thử việc chuẩn pháp lý
Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý và không bị cơ quan Thuế bắt bẻ khi thanh tra, một văn bản hợp đồng thử việc cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:
-Thông tin về bên sử dụng lao động: Cần ghi nhận thật rõ ràng tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của người sử dụng lao động. Bên cạnh đó, phải nêu rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân và chức danh cụ thể của người đại diện ký kết hợp đồng từ phía doanh nghiệp.
- Thông tin về người lao động: Hợp đồng cần đề cập chi tiết và chuẩn xác các thông tin cá nhân bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân (hoặc Chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn hiệu lực) của người lao động.
- Công việc và địa điểm làm việc: Hợp đồng thử việc phải mô tả công việc mà người lao động sẽ thực hiện trong thời gian thử việc, cũng như địa điểm làm việc.
- Mức lương và các khoản bổ sung: Đây là phần cốt lõi nhất đối với kế toán thuế. Hợp đồng bắt buộc phải ghi rõ mức lương cụ thể theo công việc hoặc chức danh (lưu ý không được thấp hơn 85% mức lương chính thức). Ngoài ra, cần quy định chi tiết về hình thức trả lương (tiền mặt hay chuyển khoản), thời hạn trả lương định kỳ, các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác nếu có.
- Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Cần làm rõ quy định về số giờ làm việc trong ngày, trong tuần, thời gian nghỉ ngơi giữa giờ và các ngày nghỉ tuần/nghỉ lễ cho người lao động.
- Trang bị bảo hộ lao động: Tùy thuộc vào đặc thù từng ngành nghề, hợp đồng cần đề cập cụ thể đến việc cung cấp, trang bị các thiết bị bảo hộ lao động cho nhân sự trong quá trình thực hiện công việc nhằm đảm bảo an toàn lao động.
Thông qua việc ghi rõ những nội dung trên trong hợp đồng thử việc, người lao động và người sử dụng lao động sẽ có một bản hợp đồng rõ ràng và minh bạch, giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên trong quá trình thực hiện thử việc.
4. Checklist bộ hồ sơ chứng từ "bất khả xâm phạm" trước cơ quan Thuế.
4.1 Hợp đồng thử việc (hoặc hợp đồng lao động có điều khoản thử việc rõ ràng)
Trong hợp đồng phải ghi cụ thể mức lương thử việc, thời gian thử việc (phù hợp với vị trí công việc theo Luật Lao động) và các khoản phụ cấp, hỗ trợ nếu có.4.2 Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng của công ty
Văn bản này phải được ban hành hợp pháp, trong đó có quy định rõ ràng về chính sách trả lương, thưởng và trợ cấp cho nhân sự trong giai đoạn thử việc.
4.3 Bảng chấm công làm việc thực tế
Có chữ ký xác nhận hàng tháng từ quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận để chứng minh người lao động có đi làm và thực hiện nhiệm vụ thực tế tại doanh nghiệp.4.4 Chứng từ thanh toán dòng tiền
Đây là bằng chứng đanh thép nhất về việc dòng tiền đã thực chi. Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt, bắt buộc phải có Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký nhận tiền trực tiếp của người lao động.
Nếu công ty trả lương qua ngân hàng, phải lưu trữ đầy đủ chứng từ ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền và sao kê tài khoản ngân hàng của công ty hiển thị rõ nội dung chi trả lương.
5. Cái bẫy pháp lý: Mối liên quan mật thiết giữa thuế CIT và thuế PIT
Một trong những lỗi sai nghiêm trọng nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mắc phải chính là việc bỏ quên nghĩa vụ thuế Thu nhập cá nhân (PIT) của nhân sự thử việc, dẫn đến việc bộ hồ sơ chi phí hợp lý CIT bị cơ quan thuế nghi ngờ và bác bỏ.
Đối với nhân sự ký hợp đồng thử việc dưới 3 tháng hoặc lao động thời vụ, quy định về thuế PIT được áp dụng như sau:
5.1 Khấu trừ 10% tại nguồn
Nếu mỗi lần chi trả thu nhập cho nhân sự thử việc từ 2.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải tạm khấu trừ 10% thuế PIT trên tổng thu nhập trước khi giao tiền cho người lao động, sau đó xuất chứng từ khấu trừ thuế cho họ.5.2 Giải pháp làm Bản cam kết thu nhập (Mẫu 08/CK-TNCN):
Trong trường hợp nhân sự thử việc đó ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh trong năm chưa đến mức phải nộp thuế, và họ chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập tại công ty bạn, kế toán cần hướng dẫn họ lập Bản cam kết theo mẫu quy định. Khi có bản cam kết này, doanh nghiệp tạm thời chưa khấu trừ 10% thuế PIT của họ, giúp người lao động nhận trọn vẹn lương, đồng thời giúp bộ hồ sơ chi phí lương của công ty trở nên minh bạch, đúng luật và an toàn tuyệt đối trước cơ quan Thuế.Tóm lại
Chi phí lương thử việc hoàn toàn là một khoản chi phí hợp lý hợp pháp giúp giảm bớt gánh nặng thuế CIT cho doanh nghiệp, miễn là ban điều hành và bộ phận kế toán biết cách thiết lập và lưu trữ bộ hồ sơ chứng từ chặt chẽ ngay từ đầu. Việc làm chuẩn chỉnh từng bước hành chính nhỏ sẽ là lá chắn vững chắc bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
Cuối cùng, xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến toàn thể các quý doanh nghiệp và các nhà điều hành. Chúc cho công ty của bạn luôn thu hút được nhiều nhân tài, xây dựng được một hệ thống tài chính - kế toán vững vàng, tối ưu hóa mọi nguồn lực, vận hành hanh thông và ngày càng phát triển rực rỡ, thành công bứt phá trên hành trình kinh doanh sắp tới!
Bạn có đang băn khoăn liệu bộ hồ sơ lương, hợp đồng thử việc và các khoản chi phí của công ty mình đã thực sự an toàn trước các quy định khắt khe của cơ quan Thuế?
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay để nhận chương trình rà soát, quét lỗi hệ thống sổ sách kế toán. Chúng tôi cam kết đồng hành và mang lại sự an tâm pháp lý tối đa cho doanh nghiệp của bạn!Nguồn: Chi phí của người lao động thử việc có được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp? Người lao động thử việc có phải tham gia bảo hiểm xã hội không? - https://thuvienphapluat.vn/lao-dong-tien-luong/chi-phi-cua-nguoi-lao-dong-thu-viec-co-duoc-dua-vao-chi-phi-hop-ly-cua-doanh-nghiep-nguoi-lao-dong--42795.html
