Chữ ký số và chữ ký điện tử: đâu là lựa chọn phù hợp?
Trong thời đại chuyển đổi số, hai khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử xuất hiện ngày càng nhiều trong các giao dịch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít người vẫn cho rằng đây là hai thuật ngữ giống nhau và có thể sử dụng thay thế. Thực tế, chữ ký số chỉ là một dạng của chữ ký điện tử và mỗi loại sẽ phù hợp với những mục đích khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt để lựa chọn đúng giải pháp, vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý vừa tối ưu hiệu quả công việc.
1. Định nghĩa
1.1. Chữ ký điện tử là gì?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử được tạo ra để xác nhận người ký và thể hiện sự đồng ý với nội dung của thông điệp dữ liệu.
Nói đơn giản, bất kỳ hình thức xác nhận nào trên môi trường số như nhập mã OTP, nhấn nút "Đồng ý", ký trên màn hình cảm ứng hay ký bằng chữ ký số đều được xem là chữ ký điện tử nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Điều này cho thấy chữ ký điện tử là khái niệm bao quát, bao gồm nhiều phương thức xác thực khác nhau.
1.2. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI) để xác thực danh tính người ký và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Chữ ký số sẽ được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử (Điều 21 Luật giao dịch điện tử 2005).
Điểm nổi bật của chữ ký số là mỗi lần ký đều được gắn với chứng thư số và cặp khóa mã hóa. Nếu tài liệu bị chỉnh sửa sau khi ký, hệ thống sẽ ngay lập tức phát hiện sự thay đổi.
Chính vì vậy, chữ ký số hiện được sử dụng rộng rãi trong hóa đơn điện tử, kê khai thuế, hợp đồng điện tử, bảo hiểm xã hội và nhiều giao dịch với cơ quan nhà nước.
2. So sánh giữa chữ ký điện tử và chữ ký số
Từ khái niệm chữ ký số, có thể thấy “chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử”. Do đó, giữa 02 loại chữ ký này sẽ có một số điểm chung nhất định.
Trong đó, điểm giống nhau lớn nhất là giữa chữ ký số và chữ ký điện tử là đều được pháp luật cho phép sử dụng để thay thế chữ ký trên văn bản giấy và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi giao dịch trên môi trường điện tử.
Nói cách khác, mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký số. Thực tế, chữ ký số và chữ ký điện tử hay bị dùng lẫn lộn với nhau và được coi là một nhưng bản chất chúng không hoàn toàn giống nhau và sau đây là một số tiêu chí để phân biệt:
2.1. Tính chất
Với chữ ký điện tử, nó thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. Với chữ ký số, chúng ta có thể hình dung nó như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó.
2.2. Công nghệ sử dụng
Chữ ký điện tử có thể được tạo bằng nhiều cách khác nhau như mã OTP, email xác nhận, chữ ký vẽ tay trên màn hình hoặc các phương thức xác thực khác.
Ngược lại, chữ ký số luôn sử dụng công nghệ mã hóa với chứng thư số để xác minh danh tính người ký và bảo vệ dữ liệu.
2.2. Mức độ bảo mật
Không phải tất cả chữ ký điện tử đều có cùng mức độ bảo mật. Một số hình thức chỉ phù hợp để xác nhận giao dịch thông thường.
Trong khi đó, chữ ký số được thiết kế nhằm đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn của tài liệu và giảm thiểu nguy cơ giả mạo. Nếu nội dung tài liệu bị thay đổi sau khi ký, hệ thống sẽ phát hiện ngay.
2.3. Giá trị pháp lý
Theo quy định hiện hành, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được tạo dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, để được công nhận trong từng giao dịch cụ thể, chữ ký điện tử cần đáp ứng các điều kiện về xác thực và độ tin cậy.
Đối với chữ ký số, nhờ được bảo đảm bằng chứng thư số và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nên thường được sử dụng trong những giao dịch yêu cầu tính pháp lý cao như hóa đơn điện tử, kê khai thuế hay ký hợp đồng.
2.4. Ứng dụng thực tế
2.4.1. Cách tạo lập
Với chữ ký điện tử, người dùng cần đăng ký sử dụng dịch vụ của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Với chữ ký số, người dùng có thể tạo nên bằng cách scan hình ảnh, tạo bằng các website trực tuyến…
2.4.2. Cách sử dụng
Trong thực tế, chữ ký điện tử thường được sử dụng để xác nhận biểu mẫu, phê duyệt quy trình nội bộ hoặc đồng ý điều khoản trên các nền tảng trực tuyến. Khi sử dụng thì người dùng cần kết nối USB Token, nhập mã PIN bảo mật và tiến hành ký số tại vị trí cần ký theo nhu cầu sử dụng.
Trong khi đó, chữ ký số được sử dụng nhiều trong các nghiệp vụ kế toán, tài chính, phát hành hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, ngân hàng và các giao dịch với cơ quan quản lý nhà nước. Khi sử dụng người dùng chỉ cần chèn chữ ký điện tử vào văn bản, tài liệu cần ký mà không qua các thiết bị mã hóa.
2.5. Cơ chế xác thực
Chữ ký điện tử sẽ xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại. Còn chữ ký số sẽ thông qua ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ.2.6. Khả năng tích hợp với hệ thống doanh nghiệp
Một điểm khác biệt đáng chú ý là khả năng tích hợp. Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các nền tảng quản lý nội bộ hoặc quy trình phê duyệt trực tuyến nên việc triển khai khá đơn giản. Trong khi đó, chữ ký số có thể tích hợp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, khai thuế, ngân hàng và nhiều hệ thống nghiệp vụ khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình ký, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả vận hành.
2.7. Khả năng kiểm tra và xác minh
Với chữ ký điện tử, việc xác minh phụ thuộc vào phương thức được sử dụng và nền tảng triển khai. Trong nhiều trường hợp, bên nhận cần truy cập đúng hệ thống để kiểm tra thông tin người ký. Đối với chữ ký số, quá trình xác minh minh bạch hơn nhờ chứng thư số và cơ chế mã hóa. Người nhận có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký cũng như phát hiện tài liệu đã bị chỉnh sửa hay chưa.
2.8. Đối tượng sử dụng
Chữ ký điện tử phù hợp với hầu hết cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu xác nhận tài liệu trên môi trường số. Trong khi đó, chữ ký số thường được sử dụng bởi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân thực hiện các giao dịch yêu cầu tính pháp lý cao như phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế hoặc ký hợp đồng với đối tác.
2.9. Khả năng mở rộng trong chuyển đổi số
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, nhu cầu số hóa quy trình cũng tăng lên. Chữ ký điện tử hỗ trợ tốt các quy trình phê duyệt nội bộ, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần liên kết với các hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý nhà nước, chữ ký số sẽ mang lại khả năng tích hợp đồng bộ và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về bảo mật cũng như tuân thủ pháp luật.
3. Doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký nào?
Nếu chỉ nhìn vào khái niệm "bảo mật cao hơn", nhiều người sẽ nghĩ chữ ký số luôn là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là mục đích sử dụng.
Đối với các quy trình nội bộ như phê duyệt nghỉ phép, xác nhận đề xuất hoặc ký biên bản làm việc, chữ ký điện tử hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu với chi phí thấp và thao tác đơn giản.
Ngược lại, khi doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng kinh tế hoặc thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước, chữ ký số gần như là lựa chọn phù hợp hơn nhờ khả năng xác thực mạnh và đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Theo xu hướng hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp cả hai: sử dụng chữ ký điện tử cho quy trình nội bộ và chữ ký số cho các giao dịch chính thức. Đây là cách tối ưu cả về hiệu quả vận hành lẫn chi phí đầu tư.
Dù lựa chọn chữ ký số hay chữ ký điện tử, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến yếu tố bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật. Người dùng nên sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín, quản lý chặt chẽ tài khoản hoặc thiết bị ký và chỉ chia sẻ quyền ký cho những cá nhân được ủy quyền. Bên cạnh đó, cần thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số, cập nhật hệ thống và lưu trữ tài liệu đã ký đúng quy trình để thuận tiện khi đối chiếu hoặc kiểm tra sau này. Việc sử dụng đúng loại chữ ký cho từng nghiệp vụ không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động quản lý, giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
Kết luận
Qua việc so sánh chữ ký số và chữ ký điện tử, có thể thấy hai loại chữ ký này không thay thế mà bổ sung cho nhau. Chữ ký điện tử mang đến sự linh hoạt trong nhiều hoạt động trực tuyến, còn chữ ký số nổi bật về tính bảo mật và giá trị pháp lý.Hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng công cụ cho từng nhu cầu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách bền vững.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn:1. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử: 9 điểm khác biệt MẤU CHỐT - https://esign.misa.vn/5568/chu-ky-so-va-chu-ky-dien-tu/2. Chữ ký số và chữ ký điện tử giống hay khác nhau? - https://luatvietnam.vn/thue-phi-le-phi/chu-ky-so-va-chu-ky-dien-tu-giong-hay-khac-nhau-565-95130-article.html
