Chi phí cho chuyên gia nước ngoài có chịu Thuế TNCN không?

Theo hướng dẫn của Thuế tỉnh Quảng Ngãi tại Công văn 4879/QNG-QLDN1, nếu doanh nghiệp chi trả các khoản lợi ích này cho cá nhân là người nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam thì về nguyên tắc, đây được xem là lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà cá nhân nhận được từ doanh nghiệp. Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thu nhập từ tiền lương, tiền công không chỉ bao gồm khoản lương được trả theo hợp đồng lao động mà còn bao gồm mọi khoản lợi ích mà người lao động hoặc cá nhân được doanh nghiệp chi trả dưới bất kỳ hình thức nào. Điều này đồng nghĩa với việc giá trị của các khoản khách sạn, chi phí đi lại hoặc lưu trú do doanh nghiệp thanh toán thay có thể được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. 

Nói cách khác, cơ quan thuế không chỉ xem xét khoản tiền mà chuyên gia trực tiếp nhận được, mà còn đánh giá toàn bộ lợi ích kinh tế phát sinh từ việc doanh nghiệp thanh toán thay các khoản chi phục vụ cá nhân. Đây là nguyên tắc đã được áp dụng nhiều năm trong chính sách thuế và tiếp tục được kế thừa trong Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi đều mặc nhiên làm phát sinh nghĩa vụ thuế. Việc xác định khoản nào là lợi ích chịu thuế còn phụ thuộc vào mục đích chi, bản chất khoản thanh toán, hồ sơ chứng minh cũng như quy định cụ thể của pháp luật thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá từng trường hợp thay vì áp dụng một cách máy móc.

2. Khi nào các khoản khách sạn, đi lại trở thành thu nhập chịu thuế?

Một trong những nhầm lẫn phổ biến của doanh nghiệp là cho rằng mọi khoản chi phục vụ công việc đều không phải chịu thuế TNCN. Trên thực tế, pháp luật thuế không căn cứ vào tên gọi của khoản chi mà xem xét người được hưởng lợi thực sự là ai. Nếu doanh nghiệp thanh toán tiền khách sạn, phương tiện đi lại hoặc các khoản chi khác mà chuyên gia nước ngoài trực tiếp được hưởng lợi, những khoản này có thể được coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Bởi lẽ, nếu doanh nghiệp không thanh toán thì cá nhân phải tự chi trả từ nguồn thu nhập của mình. Ví dụ, doanh nghiệp mời chuyên gia sang Việt Nam trong hai tuần để hỗ trợ triển khai dự án và thanh toán toàn bộ chi phí khách sạn, xe đưa đón, vé máy bay nội địa. Trong trường hợp các khoản này mang lại lợi ích trực tiếp cho chuyên gia, cơ quan thuế có thể xác định đây là khoản lợi ích chịu thuế TNCN theo quy định.

Ngược lại, đối với những khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hồ sơ chứng minh và không tạo lợi ích mang tính cá nhân, việc xác định nghĩa vụ thuế sẽ cần xem xét trên cơ sở từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên khoản chi mà cần đánh giá đầy đủ mục đích sử dụng và đối tượng hưởng lợi. Bên cạnh đó, hồ sơ chứng từ đóng vai trò rất quan trọng. Hợp đồng dịch vụ, thư mời công tác, lịch trình làm việc, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan sẽ là căn cứ để doanh nghiệp giải trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

3. Doanh nghiệp có được tính các khoản chi này vào chi phí được trừ?

Ngoài nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài, doanh nghiệp cũng đặc biệt quan tâm đến việc liệu các khoản chi phát sinh có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn có thể được tính các khoản chi này vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Trước hết, khoản chi phải phát sinh thực tế và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, khoản chi không thuộc danh mục các khoản không được trừ theo quy định hiện hành.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng minh được mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động kinh doanh. Đây là điều kiện đặc biệt quan trọng bởi trong nhiều cuộc thanh tra thuế, cơ quan quản lý không chỉ kiểm tra chứng từ thanh toán mà còn xem xét tính hợp lý của từng khoản chi. Ví dụ, nếu doanh nghiệp mời chuyên gia nước ngoài sang đào tạo nhân sự, chuyển giao công nghệ hoặc tư vấn dự án và có đầy đủ hợp đồng, thư mời, lịch làm việc, hóa đơn khách sạn, vé máy bay cùng chứng từ thanh toán thì khả năng được chấp nhận là chi phí hợp lý sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu căn cứ hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu thay vì chỉ tập trung vào việc thanh toán. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn giảm đáng kể rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra trong tương lai.

4. Quy định mới về bảo mật và công khai thông tin người nộp thuế từ 01/7/2026

Bên cạnh việc hướng dẫn xử lý các khoản chi cho chuyên gia nước ngoài, Luật Quản lý thuế 2025 cũng bổ sung nhiều quy định mới về bảo mật thông tin người nộp thuế, chính thức áp dụng từ ngày 01/7/2026. Đây là nội dung đáng chú ý bởi dữ liệu thuế ngày càng được số hóa, kéo theo yêu cầu bảo vệ thông tin của cá nhân và doanh nghiệp ở mức cao hơn.

Theo quy định, cơ quan quản lý thuế, công chức thuế, đại lý thuế, đại lý làm thủ tục hải quan và các cơ quan có liên quan đều có trách nhiệm bảo mật thông tin người nộp thuế. Việc cung cấp thông tin chỉ được thực hiện trong những trường hợp luật cho phép, chẳng hạn phục vụ hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, thanh tra, kiểm toán hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Ngoài ra, thông tin cũng có thể được chia sẻ với cơ quan thuế nước ngoài nếu phù hợp với điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận hợp tác về thuế mà Việt Nam tham gia. 

Mặc dù nguyên tắc chung là bảo mật, pháp luật vẫn cho phép cơ quan thuế công khai thông tin người nộp thuế trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, thông tin có thể được công khai nếu người nộp thuế có hành vi trốn thuế, chây ỳ nộp thuế, nợ thuế kéo dài, vi phạm pháp luật thuế làm ảnh hưởng đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân khác hoặc không chấp hành yêu cầu của cơ quan quản lý thuế theo quy định. Quy định mới góp phần cân bằng giữa quyền được bảo vệ thông tin của người nộp thuế và yêu cầu minh bạch trong công tác quản lý nhà nước. Đồng thời, đây cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để tăng cường trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi tiếp cận và sử dụng dữ liệu thuế.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để hạn chế rủi ro về thuế?

Những hướng dẫn mới của cơ quan thuế cho thấy doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc khoản chi có được thanh toán hay không mà cần đánh giá đầy đủ bản chất pháp lý của từng khoản trước khi hạch toán hoặc kê khai thuế.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của từng khoản chi phát sinh cho chuyên gia nước ngoài. Nếu khoản chi mang lại lợi ích trực tiếp cho cá nhân thì cần xem xét nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định. Ngược lại, nếu khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện của pháp luật thì có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Bên cạnh đó, hồ sơ chứng minh là yếu tố đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hợp đồng, thư mời làm việc, lịch trình công tác, hóa đơn, chứng từ thanh toán, quyết định cử chuyên gia và các tài liệu liên quan để chứng minh khoản chi phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế, đặc biệt là Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, Luật Quản lý thuế 2025 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn. Trong trường hợp phát sinh giao dịch có yếu tố nước ngoài hoặc tình huống phức tạp, việc tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và bảo đảm tuân thủ đúng quy định.

6. Kết luận

Việc doanh nghiệp chi trả chi phí khách sạn, đi lại hoặc lưu trú cho chuyên gia nước ngoài không đồng nghĩa mọi khoản chi đều được xử lý giống nhau. Nếu khoản chi mang lại lợi ích trực tiếp cho cá nhân, đây có thể được xác định là thu nhập chịu thuế TNCN. Ngược lại, doanh nghiệp vẫn được tính khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Bên cạnh đó, Luật Quản lý thuế 2025 cũng tăng cường bảo mật thông tin người nộp thuế, đồng thời quy định rõ các trường hợp được phép cung cấp hoặc công khai thông tin. Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời quy định mới, lưu trữ đầy đủ chứng từ và xác định chính xác nghĩa vụ thuế ngay từ khi phát sinh khoản chi.

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam