Hợp đồng lao động điện tử và những điều cần biết từ 1/7/2026
Từ ngày 1/7/2026, hợp đồng lao động điện tử chính thức được triển khai theo khung pháp lý mới, đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động tại Việt Nam. Không chỉ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, loại hợp đồng này còn được quản lý trên nền tảng điện tử thống nhất, kết hợp với định danh số, chữ ký số và cơ chế lưu trữ hiện đại. Những thay đổi này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự và thực hiện thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quan hệ lao động. Tuy nhiên, để triển khai đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện, nguyên tắc và trách nhiệm liên quan.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.
- Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
- Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
- ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.
- Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
- ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.
- Đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cung cấp.
- Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.
- Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Về thời hạn lưu trữ: Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu mở trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
Tuy nhiên, để tận dụng hiệu quả những lợi ích này, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hạ tầng công nghệ, hoàn thiện quy trình nội bộ và bảo đảm tuân thủ đầy đủ các điều kiện pháp lý khi giao kết hợp đồng. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên số.
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Điểm đáng chú ý là hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp yên tâm triển khai mà không phải lo ngại về giá trị chứng cứ hay hiệu lực của hợp đồng trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Việc hợp pháp hóa hợp đồng lao động điện tử còn phù hợp với xu hướng xây dựng Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Khi dữ liệu lao động được chuẩn hóa trên nền tảng điện tử, cơ quan quản lý nhà nước có thể kết nối, khai thác và xử lý thông tin nhanh hơn, giảm đáng kể thủ tục hành chính cũng như hạn chế sai sót trong quá trình quản lý. Đối với doanh nghiệp, lợi ích không chỉ dừng ở việc tiết kiệm chi phí in ấn hay lưu kho hồ sơ. Toàn bộ quy trình ký kết, sửa đổi, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng đều có thể thực hiện trực tuyến, giúp rút ngắn thời gian xử lý, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc sử dụng số lượng lớn lao động. Trong khi đó, người lao động cũng được hưởng lợi nhờ khả năng tiếp cận hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng tra cứu lịch sử giao kết và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
2. Nguyên tắc tham gia hợp đồng lao động điện tử
Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định các nguyên tắc chung khi tham gia hợp đồng lao động điện tử như sau:- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.
- Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
- Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
3. Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp 1 mã định danh duy nhất
Theo Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.- ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.
- Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
- ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.
4. Đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng VNeID
Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của người sử dụng lao động, người lao động được thực hiện như sau:- Đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cung cấp.
- Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.
Đáng chú ý, mã định danh không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay hiệu lực của hợp đồng. Đây chỉ là công cụ quản lý dữ liệu, giúp kết nối thông tin giữa các hệ thống điện tử khác nhau. Ngoài ID, nền tảng còn liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu như mã số thuế doanh nghiệp, mã định danh người lao động hoặc mã đơn vị hành chính nhằm phục vụ việc khai thác dữ liệu, nhưng các mã này không thay thế cho ID chính thức.
Việc hình thành cơ sở dữ liệu tập trung về hợp đồng lao động điện tử được kỳ vọng sẽ tạo nền tảng cho quá trình hiện đại hóa công tác quản lý lao động, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính trong dài hạn.
5. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử giữa doanh nghiệp và người lao động
Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/ NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:- Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
6. Hiệu lực và thời hạn lưu trữ của hợp đồng lao động điện tử
Về hiệu lực: Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.Về thời hạn lưu trữ: Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu mở trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
7. Kết luận
Việc chính thức triển khai hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026 là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động tại Việt Nam. Với giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, cùng cơ chế quản lý thông qua VNeID, chữ ký số, mã định danh và nền tảng dữ liệu tập trung, quy định mới mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.Tuy nhiên, để tận dụng hiệu quả những lợi ích này, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hạ tầng công nghệ, hoàn thiện quy trình nội bộ và bảo đảm tuân thủ đầy đủ các điều kiện pháp lý khi giao kết hợp đồng. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên số.
Nguồn: Hợp đồng lao động điện tử và những điều cần biết từ 1/7/2026 - https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/ho-tro-phap-luat/tu-van-phap-luat/115460/hop-dong-lao-dong-dien-tu-va-nhung-dieu-can-biet-tu-1-7-2026
.png)
