Kế toán doanh nghiệp cần làm gì vào cuối mỗi tháng?

Công việc kế toán cuối tháng không chỉ dừng lại ở việc nhập chứng từ vào phần mềm.
Kế toán cần kiểm tra từ chứng từ gốc, doanh thu, chi phí, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho đến các khoản thuế phát sinh. Sau đó, số liệu cần được đối chiếu giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp trước khi thực hiện khóa sổ.
Một quy trình kiểm tra cuối tháng được thực hiện đều đặn sẽ giúp kế toán phát hiện và xử lý sai sót sớm, hạn chế tình trạng phải điều chỉnh nhiều lần vào cuối năm. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có được những thông tin tài chính đáng tin cậy để đánh giá tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định phù hợp.

1.1. Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ kế toán

Công việc đầu tiên kế toán cần thực hiện là rà soát toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng. Chứng từ có thể bao gồm hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có, giấy báo Nợ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng lương, hợp đồng và các hồ sơ liên quan.

Kế toán cần kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ thông tin chưa, có đúng đối tượng, ngày tháng, số tiền và nội dung nghiệp vụ hay không.
Đối với hóa đơn, cần đặc biệt chú ý đến thông tin người mua, mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế.
Nếu phát hiện chứng từ thiếu hoặc sai thông tin, kế toán nên xử lý ngay trong tháng thay vì để đến cuối năm mới rà soát. Điều này giúp hạn chế việc điều chỉnh số liệu và giảm nguy cơ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

1.2. Rà soát các nghiệp vụ phát sinh trong tháng

Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán cần xem xét toàn bộ nghiệp vụ đã được nhập vào phần mềm kế toán hay chưa. Một số trường hợp thường gặp là chứng từ đã phát sinh nhưng chưa được nhập liệu hoặc nhập trùng nhiều lần.
Kế toán có thể đối chiếu giữa chứng từ thực tế và dữ liệu trên phần mềm để xác định:

• Có chứng từ nào chưa được nhập hay không.
• Có nghiệp vụ nào bị nhập trùng hay không.
• Ngày hạch toán có đúng kỳ không.
• Tài khoản kế toán sử dụng có phù hợp không.
• Số tiền trên chứng từ có khớp với số liệu đã nhập không.
• Đối tượng khách hàng, nhà cung cấp có chính xác không.

Việc kiểm tra này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn trong tháng.

1.3. Kiểm tra doanh thu và chi phí

Doanh thu và chi phí là những khoản mục có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Vì vậy, kế toán cần rà soát để đảm bảo doanh thu và chi phí được ghi nhận đúng kỳ, đúng nội dung và có đầy đủ chứng từ.

• Đối với doanh thu, cần đối chiếu hóa đơn đầu ra với hợp đồng, đơn hàng hoặc chứng từ giao hàng.
• Đối với chi phí, cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và hồ sơ liên quan trước khi ghi nhận.

Việc kiểm tra doanh thu và chi phí hàng tháng cũng giúp doanh nghiệp phát hiện những biến động bất thường, chẳng hạn như chi phí tăng đột biến hoặc doanh thu giảm mạnh so với các tháng trước.

2. Đối chiếu và kiểm tra số liệu kế toán

Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, kế toán cần thực hiện đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, sổ kế toán và số liệu thực tế. Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình kế toán cuối tháng.

2.1. Đối chiếu tiền mặt

Kế toán cần kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ và so sánh với số tiền thực tế tại doanh nghiệp.
Nếu phát sinh chênh lệch, cần xác định nguyên nhân. Có thể do chứng từ chưa được ghi nhận, nhập sai số tiền hoặc phát sinh nghiệp vụ nhưng chưa cập nhật vào sổ kế toán.
Đối với doanh nghiệp có lượng tiền mặt lớn, việc kiểm kê định kỳ sẽ giúp hạn chế nguy cơ thất thoát và phát hiện sai lệch sớm.

2.2. Đối chiếu tiền gửi ngân hàng

Kế toán cần đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng trên sổ kế toán với sao kê ngân hàng.
Các khoản cần kiểm tra bao gồm:

• Tiền khách hàng chuyển vào.
• Khoản doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp.
• Phí ngân hàng.
• Tiền lãi ngân hàng.
• Các giao dịch chuyển khoản khác.

Nếu số liệu giữa sổ kế toán và ngân hàng không khớp, kế toán cần xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh phù hợp.

2.3. Đối chiếu công nợ phải thu và phải trả

Công nợ là khoản mục cần được theo dõi thường xuyên vì ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.

• Đối với công nợ phải thu, kế toán cần kiểm tra số tiền khách hàng còn nợ, thời hạn thanh toán và các khoản đã quá hạn.
• Đối với công nợ phải trả, kế toán cần đối chiếu số tiền còn phải thanh toán cho từng nhà cung cấp và thời hạn thanh toán theo hợp đồng

Doanh nghiệp nên thường xuyên gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng và nhà cung cấp khi cần thiết để hạn chế tranh chấp về số liệu.

2.4. Kiểm tra hàng tồn kho

Đối với doanh nghiệp có hoạt động mua bán hoặc sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu, việc kiểm tra hàng tồn kho cuối tháng rất quan trọng. Kế toán cần đối chiếu số liệu trên phần mềm với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và số lượng thực tế.

Nếu có chênh lệch, cần phối hợp với bộ phận kho để xác định nguyên nhân.
Việc kiểm soát hàng tồn kho thường xuyên giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, phát hiện hàng chậm luân chuyển và có kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2.5. Kiểm tra tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Kế toán cũng cần theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong tháng.
Các nội dung cần rà soát gồm:

• Tài sản mới mua.
• Tài sản thanh lý hoặc điều chuyển.
• Chi phí khấu hao.
• Phân bổ công cụ dụng cụ.
• Tình trạng sử dụng tài sản.

Việc kiểm tra định kỳ giúp số liệu trên sổ kế toán phản ánh phù hợp với tình hình tài sản thực tế của doanh nghiệp.

3. Kiểm tra và rà soát các khoản thuế

Bên cạnh việc ghi nhận nghiệp vụ kế toán, cuối tháng cũng là thời điểm phù hợp để kế toán rà soát các dữ liệu liên quan đến thuế. Việc kiểm tra trước sẽ giúp hạn chế sai sót khi thực hiện kê khai theo kỳ quy định.

3.1. Kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra

Kế toán cần kiểm tra toàn bộ hóa đơn phát sinh trong tháng và đối chiếu với dữ liệu đã nhập vào phần mềm.

• Đối với hóa đơn đầu vào, cần rà soát thông tin nhà cung cấp, nội dung hàng hóa dịch vụ, giá trị trước thuế, thuế GTGT và hồ sơ liên quan.
• Đối với hóa đơn đầu ra, cần đối chiếu với doanh thu thực tế, hợp đồng và chứng từ bán hàng để đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ.

Việc kiểm tra hóa đơn định kỳ giúp phát hiện sớm hóa đơn thiếu, hóa đơn nhập sai hoặc các giao dịch chưa được ghi nhận.

3.2. Rà soát thuế GTGT

Kế toán cần đối chiếu số thuế GTGT đầu vào và đầu ra đã được ghi nhận trong kỳ. Những hóa đơn có dấu hiệu bất thường hoặc chưa đủ hồ sơ cần được kiểm tra trước khi kê khai.
Đồng thời, kế toán nên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và dữ liệu sử dụng để lập tờ khai thuế nhằm hạn chế chênh lệch.

3.3. Kiểm tra thuế TNCN và tiền lương

Đối với doanh nghiệp có người lao động, kế toán cần theo dõi bảng lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác để xác định nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định.
Số liệu tiền lương cũng cần được đối chiếu với bảng chấm công, hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự để đảm bảo tính chính xác.

3.4. Theo dõi các nghĩa vụ thuế khác

Tùy theo ngành nghề và hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các nghĩa vụ thuế khác. Kế toán cần chủ động theo dõi thời hạn kê khai, nộp thuế và chuẩn bị hồ sơ cần thiết.
Việc lập lịch theo dõi thuế theo tháng hoặc quý sẽ giúp hạn chế tình trạng quên thời hạn và phát sinh các rủi ro không đáng có.

4. Lập và kiểm tra báo cáo kế toán cuối tháng

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra và đối chiếu số liệu, kế toán có thể lập các báo cáo quản trị cần thiết để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo.

4.1. Báo cáo doanh thu và chi phí

Báo cáo doanh thu và chi phí giúp doanh nghiệp biết được tình hình kinh doanh trong tháng. Kế toán có thể so sánh số liệu thực tế với kế hoạch hoặc với các tháng trước để nhận diện những biến động đáng chú ý.
Ví dụ, nếu chi phí tăng mạnh nhưng doanh thu không tăng tương ứng, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và xem xét các khoản chi chưa thực sự cần thiết.

4.2. Báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình thu hồi tiền từ khách hàng và nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên chú ý đến các khoản công nợ quá hạn để có kế hoạch thu hồi hoặc thanh toán phù hợp.

4.3. Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo tồn kho cung cấp thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu còn lại cuối tháng.
Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể nhận biết những mặt hàng tồn kho lâu ngày, hàng bán chậm hoặc nguyên vật liệu cần bổ sung.

4.4. Báo cáo dòng tiền

Dòng tiền là yếu tố quan trọng đối với khả năng duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc theo dõi dòng tiền cuối tháng giúp ban lãnh đạo biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền, khoản nào đã thu, khoản nào cần chi và những nghĩa vụ thanh toán sắp đến hạn.
Thông tin này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch tài chính cho tháng tiếp theo.

5. Khóa sổ và lưu trữ chứng từ kế toán

Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra, kế toán cần thực hiện việc khóa sổ theo quy trình quản lý của doanh nghiệp.

5.1. Rà soát số liệu trước khi khóa sổ

Trước khi khóa sổ, kế toán cần kiểm tra lần cuối các tài khoản và số liệu quan trọng. Đặc biệt, cần chú ý những khoản có biến động lớn hoặc số dư bất thường.
Một số nội dung cần rà soát gồm:

• Tiền mặt.
• Tiền gửi ngân hàng.
• Công nợ.
• Hàng tồn kho.
• Doanh thu.
• Chi phí.
• Thuế.
• Tài sản cố định.
• Các khoản phải trả và phải thu khác.

Nếu phát hiện sai sót, kế toán cần điều chỉnh trước khi khóa sổ để tránh phải sửa đổi nhiều lần sau đó.

5.2. Lưu trữ chứng từ

Chứng từ sau khi kiểm tra cần được sắp xếp và lưu trữ khoa học. Việc lưu trữ có thể thực hiện theo từng tháng, từng loại nghiệp vụ hoặc theo hệ thống tài khoản tùy quy trình của doanh nghiệp.
Một bộ hồ sơ được lưu trữ tốt sẽ giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm khi cần đối chiếu, kiểm toán hoặc phục vụ việc giải trình với cơ quan quản lý.

5.3. Sao lưu dữ liệu kế toán

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, dữ liệu cần được sao lưu định kỳ. Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế nguy cơ mất dữ liệu do lỗi hệ thống, thiết bị hoặc các sự cố khác.
Doanh nghiệp cũng nên phân quyền truy cập phù hợp để hạn chế việc sửa hoặc xóa dữ liệu không được phép.

6. Những lưu ý giúp kế toán hạn chế sai sót cuối tháng

Công việc kế toán cuối tháng thường có nhiều nghiệp vụ cần kiểm tra trong thời gian ngắn. Vì vậy, xây dựng một quy trình làm việc khoa học sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

6.1. Lập checklist công việc cuối tháng

Kế toán nên xây dựng danh sách các công việc cần thực hiện và đánh dấu sau khi hoàn thành. Checklist có thể bao gồm:

• Kiểm tra chứng từ.
• Kiểm tra hóa đơn.
• Đối chiếu ngân hàng.
• Đối chiếu công nợ.
• Kiểm kê hàng tồn kho.
• Kiểm tra tiền mặt.
• Rà soát thuế.
• Kiểm tra doanh thu và chi phí.
• Lập báo cáo.
• Lưu trữ và sao lưu dữ liệu.

Việc sử dụng checklist giúp kế toán tránh bỏ sót các công việc quan trọng, đặc biệt khi phải xử lý nhiều khách hàng hoặc nhiều nghiệp vụ cùng lúc.

6.2. Không để chứng từ dồn đến cuối năm

Một trong những nguyên nhân khiến công việc kế toán cuối năm trở nên áp lực là doanh nghiệp không kiểm tra chứng từ thường xuyên. Khi chứng từ của nhiều tháng được xử lý cùng lúc, khả năng xảy ra sai sót sẽ cao hơn.
Do đó, kế toán nên cập nhật chứng từ thường xuyên và kiểm tra ngay khi phát sinh.

6.3. Kiểm tra chéo các số liệu quan trọng

Đối với những khoản mục có giá trị lớn hoặc có ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính, kế toán nên thực hiện kiểm tra chéo.
Ví dụ, doanh thu có thể được đối chiếu giữa hóa đơn, hợp đồng, sổ doanh thu và dữ liệu bán hàng. Công nợ có thể được đối chiếu giữa sổ kế toán và xác nhận từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.

6.4. Chủ động cập nhật quy định kế toán và thuế

Các quy định liên quan đến kế toán và thuế có thể được thay đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Vì vậy, kế toán cần thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo việc hạch toán và kê khai của doanh nghiệp phù hợp với quy định hiện hành.

6.5. Ứng dụng phần mềm để giảm công việc thủ công

Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp nhập liệu, quản lý chứng từ, theo dõi công nợ, kiểm tra số liệu và lập báo cáo. Khi được sử dụng đúng cách, phần mềm giúp giảm thời gian xử lý thủ công và hạn chế một số lỗi do nhập liệu.

Tuy nhiên, công nghệ không thể thay thế hoàn toàn việc kiểm tra của kế toán. Người phụ trách vẫn cần rà soát dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ và xử lý những trường hợp bất thường.

Kết luận

Công việc kế toán cuối tháng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số liệu tài chính của doanh nghiệp được cập nhật đầy đủ và chính xác. Từ kiểm tra chứng từ, rà soát hóa đơn, đối chiếu tiền và công nợ đến kiểm tra hàng tồn kho, thuế và lập báo cáo, mỗi bước đều góp phần hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
Thực hiện kiểm tra định kỳ cũng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những vấn đề liên quan đến dòng tiền, công nợ, chi phí hoặc nghĩa vụ thuế.

Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể chủ động đưa ra quyết định và xây dựng kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
Đối với kế toán, việc xây dựng một quy trình cuối tháng rõ ràng, kết hợp với checklist và phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp công việc được thực hiện nhanh chóng, có hệ thống và hạn chế bỏ sót. Quan trọng hơn, kế toán không nên chỉ tập trung vào việc nhập liệu mà cần chủ động kiểm tra, phân tích và đối chiếu số liệu để đảm bảo thông tin kế toán thực sự có giá trị đối với doanh nghiệp.

Nguồn: https://kynangketoan.vn/checklist-cong-viec-ke-toan-hang-thang-quy-nam.html?

Thông tin khác