Lương Gross và Net ảnh hưởng chi phí nhân sự ra sao?

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, doanh nghiệp thường thỏa thuận với người lao động về mức lương Gross hoặc Net. Tuy nhiên, đây không chỉ là cách thể hiện mức thu nhập trên hợp đồng lao động mà còn liên quan trực tiếp đến tiền bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và tổng chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một nhân sự. Đặc biệt, khi chính sách về tiền lương, bảo hiểm và thuế có những thay đổi, việc hiểu đúng cách tính Gross - Net càng trở nên quan trọng. Đây là cơ sở để xây dựng ngân sách nhân sự, kiểm soát chi phí và hạn chế sai sót trong quá trình tính lương.

Trước khi phân tích tác động đến chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai hình thức thức thỏa thuận lương phổ biến.

1.1. Lương Gross.

Lương Gross là tổng mức thu nhập mà người lao động được thỏa thuận trước khi khấu trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN mà người lao động có nghĩa vụ đóng. Có thể hiểu đơn giản:

Lương Net = Lương Gross - Các khoản người lao động phải đóng - Thuế TNCN phải nộp

Ví dụ, nếu doanh nghiệp thỏa thuận mức lương gross là 15 triệu đồng/tháng thì 15 triệu đồng là mức lương trước khi thực hiện các khoản khấu trừ theo quy định. Số tiền lao động thực nhận sẽ thấp hơn mức Gross nếu phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm và thuế TNCN.

1.2. Lương Net.

Lương Net là số tiền người lao động thực tế nhận được sau khi đã tính đến các khoản khấu trừ theo thỏa thuận và quy định pháp luật. Khi thỏa thuận lương net, doanh nghiệp thường phải thực hiện quy đổi ngược từ mức Net sang mức Gross để xác định tiền lương làm cơ sở tính các nghĩa vụ liên quan. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp cam kết người lao động nhận 15 triệu đồng net mỗi tháng thì không thể mặc nhiên coi 15 triệu đồng là toàn bộ chi phí tiền lương của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn cần xác định mức gross tương ứng, các khoản bảo hiểm và thuế phát sinh để tính tổng chi phí.

2. Vì sao Gross và Net ảnh hưởng đến chi phí nhân sự?

Một trong những nhầm lẫn phổ biến là cho rằng chi phí nhân sự của doanh nghiệp chính là mức lương ghi trên hợp đồng lao động. Trên thực tế, tổng chi phí liên quan đến một người lao động có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau như:

Do đó, khi xây dựng ngân sách nhân sự, doanh nghiệp cần phân biệt giữa mức lương người lao động nhận được và tổng chi phí doanh nghiệp thực tế phải bỏ ra. Ví dụ, nếu một nhân viên được thỏa thuận mức lương Gross 20 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp không nên chỉ dự toán ngân sách nhân sự ở mức 20 triệu đồng. Ngoài khoản này, doanh nghiệp còn phải xem xét phần nghĩa vụ bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng và các khoản khác theo chính sách của doanh nghiệp.

Theo thông tin từ cơ quan BHXH, đối với người lao động Việt nam thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc, tỷ lệ đóng của người sử dụng lao động được xác định ở mức 21,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng theo các quy định hiện hành, trong khi phần người lao động đóng là 10,5%. Vì vậy, khi lập ngân sách, doanh nghiệp cần tính đến cả phần chi phí bảo hiểm do mình chịu thay vì chỉ nhìn vào con số Gross.

3. Lương Gross và Net tác động khác nhau đến doanh nghiệp như thế nào?

3.1. Khi doanh nghiệp thỏa thuận lương Gross.

Đây thương là cách tương đối minh bạch trong việc xác định chi phí tiền lương. Doanh nghiệp và người lao động thống nhất một mức Gross. Sau đó, các khoản bảo hiểm và thuế TNCN của người lao động được xác định dựa trên quy định hiện hành. Ưu điểm của hình thức này là doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng ngân sách và người lao động có thể nhìn thấy rõ các khoản khấu trừ. Ví dụ: Doanh nghiệp thỏa thuận mức lương Gross 20 triệu đồng/tháng. Từ mức này, kế toán xác định:

Gross -> Các khoản bảo hiểm người lao động đóng -> Thu nhập tính thuế -> Thuế TNCN -> Net thực nhận.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tính thêm phần bảo hiểm thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động để xác định tổng chi phí nhân sự.

3.2 Khi doanh nghiệp thỏa thuận lương Net.

Với lương Net, doanh nghiệp cần thực hiện quá trình quy đổi từ Net sang Gross. Điều này khiến việc lập ngân sách nhân sự có thể phức tạp hơn, đặc biệt đối với những nhân sự có mức thu nhập cao hoặc có nhiều khoản phụ cấp, khoản bổ sung. Nếu mức Net được giữ cố định, khi các yếu tố đầu vào thay đổi, mức Gross cần thiết để đảm bảo người lao động vẫn nhận đủ số tiền Net cũng có thể thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến các trường hợp:

Từ ngày 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh được điều chỉnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Đồng thời, Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Những thay đổi này là yếu tố doanh nghiệp cần cập nhập khi xây dựng và vận hành chính sách tiền lương.

4. Những khoản doanh nghiệp cần tính khi xác định chi phí nhân sự.

4.1. Tiền lương theo hợp động.

Đây là khoản cơ bản nhất trong chi phí nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mức lương được ghi nhận Gross hay Net, đồng thời, quy định cụ thế vào các khoản phụ cấp, khoản bổ sung và điều kiện hưởng. Việc quy định không rõ ràng có thể khiến kế toán gặp khó khăn khi tính lương hoặc xác định căn cứ đóng bảo hiểm.

4.2. Phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng.

Ngoài khoản tiền trả cho người lao động, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định. Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh lên 5,31 triệu đồng/tháng đối với vùng I; 4,73 triệu đồng đối với vùng II; 4,14 triệu đồng đối với vùng III và 3,7 triệu đồng đối với vùng IV. Đây là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi xác định tiền lương và chi phí lao động.

Ngoài ra, từ ngày 01/07/2026, mức trần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được điều chỉnh lên 50,6 triệu đồng/tháng do mức tham chiếu được xác định theo mức lương cơ sở mới trong trường hợp áp dụng quy định tương ứng. Như vậy, khi lập ngân sách nhân sự cho năm 2026, doanh nghiệp không nên sử dụng một mức tính cố định cho toàn bộ năm mà cần rà soát các mốc thay đổi chính sách.

4.3. Thuế thu nhập cá nhân.

Thuế TNCN là khoản có thể ảnh hưởng đến số tiền người lao động thực nhận và đặc biệt đáng lưu ý khi doanh nghiệp áp dụng lương Net. Với lương Gross, thuế TNCN thường được khấu trừ từ thu nhập của người lao động theo quy định. Trong khi đó, với lương Net, doanh nghiệp phải xác định mức Gross tương ứng để bảo đảm người lao động nhận đủ mức Net đã thỏa thuận. Điều này có thể khiến tổng chi phí doanh nghiệp tăng đáng kể so với con số Net được ghi nhận trong thỏa thuận.

5. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp khi tính Gross - Net.

5.1. Chỉ quan tâm đến số tiền người lao động nhận.

Một số doanh nghiệp xây dựng ngân sách dựa trên mức Net hoặc Gross được thỏa thuận mà chưa tính đến phần nghĩa vụ bảo hiểm doanh nghiệp đóng. Điều này có thể dẫn đến việc dự toán chi phí nhân sự thấp hơn thực tế.

5.2. Không phân biệt khoản chịu thuế và khoản không chịu thuế.

Không phải mọi khoản doanh nghiệp chi trả cho người lao động đều được xử lý giống nhau. Tùy tính chất và điều kiện áp dụng, từng khoản phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi hoặc khoản bổ sụng có thể có cách xác định khác nhau khi tính thuế và bảo hiểm. Vì vậy, kế toán cần xây dựng bảng phân loại các khoản thu nhập thay vì áp dụng một công thức chung cho tất cả.

5.3. Không cập nhập chính sách mới.

Đây là rủi ro đáng lưu ý trong năm 2026 khi nhiều quy định liên quan đến thuế và tiền lương có thay đổi. Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, trong khi mức giảm trừ gia cảnh mới được áp dụng từ đầu năm 2026. Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng file tính lương hoặc công thức cũ, kết quả tính Net - Gross có thể không còn phù hợp.

5.4. Không thống nhất giữa HR và Kế toán.

HR có thể hiểu mức lương theo thỏa thuận tuyển dụng, trong khi kế toán lại cần xác định mức lương làm căn cứ tính bảo hiểm, thuế và các nghĩa vụ liên quan. Nếu hai bộ phận không thống nhất cách hiểu, doanh nghiệp có thể phát sinh sai lệch ngay từ bước lập hợp đồng. Do đó, thông tin Gross, Net, phụ cấp, thưởng và các khaorn bổ sung cần được chuẩn hóa giữa HR, kế toán và bộ phận quản lý.

6. Doanh nghiệp nên lựa chọn lương Gross hay Net?

Không có một lựa chọn duy nhất phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Lương Gross phù hợp khi doanh nghiệp muốn:

Lương Net có thể phù hợp khi doanh nghiệp:

Tuy nhiên, nếu sử dụng lương Net, doanh nghiệp cần quy định rõ và chính sách sách nội bộ về các xử lý các khoản bảo hiểm, thuế, phụ cấp và thay đổi chính sách trong lai.

7. Kết luận.

Gross và Net không đơn thuần là hai cách gọi khác nhau của tiền lương. Đối với doanh nghiệp, cách thức thỏa thuận lương có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính bảo hiểm, thuế TNCN, ngân sách nhân sự và tổng chi phí sử dụng lao động.

Đặc biệt trong bối cảnh chính sách thuế và tiền lương năm 2026 có nhiều điểm cần cập nhập, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát các công thức tính lương, cơ cấu thu nhập và các khoản bảo hiểm liên quan.

Theo AGS, một chính sách tiền lương hiệu quả không chỉ cần bảo đảm người lao động hiểu rõ thu nhập của mình mà còn phải giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng chi phí nhân sự, nghĩa vụ hòa thuế và bảo hiểm. Việc chuẩn hóa ngay từ khâu xây dựng hợp đồng, phối hợp giữa HR và kế toán và cập nhập chính sách định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quản trị chi phí.

Thông tin khác