Nghỉ việc từ 01/07/2026: Người lao động cần nhận giấy tờ gì?
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động không chỉ cần quan tâm đến tiền lương còn lại mà còn cần kiểm tra các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc, bảo hiểm và thuế. Việc nhận đầy đủ hồ sơ sau khi nghỉ việc giúp người lao động thuận lợi khi làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp, tiếp tục tham gia bảo hiểm hoặc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Từ ngày 01/7/2026, cùng với việc các quy định mới về bảo hiểm thất nghiệp và chứng từ điện tử được áp dụng, người lao động cần đặc biệt lưu ý những giấy tờ nào khi nghỉ việc?
Trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc do thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Đáng chú ý, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm:
Theo Điều 14 Nghị định 374/2025/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động để làm căn cứ giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp có thể là một trong các loại giấy tờ phù hợp với trường hợp thực tế, chẳng hạn:
Đây là nhóm giấy tờ đặc biệt quan trọng nếu người lao động dự định đăng ký hưởng trợ cấp thất nghiệp sau khi nghỉ việc.
Người lao động nên kiểm tra thông tin quá trình đóng bảo hiểm sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục, đặc biệt là thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết các quyền lợi về bảo hiểm sau khi nghỉ việc.
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cho người lao động cùng với bản chính các giấy tờ khác mà doanh nghiệp đang giữ.
Do đó, người lao động nên kiểm tra xem quá trình đóng bảo hiểm đã được xác nhận đầy đủ hay chưa, tránh trường hợp thời gian đóng bị thiếu hoặc thông tin cá nhân không chính xác.
Theo điểm c khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc.
Điều này có nghĩa là sau khi nghỉ việc, người lao động không nên để quá lâu mới thực hiện thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Người lao động nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng và thông tin xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm để thực hiện thủ tục theo quy định.
Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Theo Điều 24 Nghị định này, về nguyên tắc, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người nộp thuế, trừ các trường hợp pháp luật quy định khác.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập một chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một năm tính thuế. Trường hợp cá nhân có nhu cầu sử dụng chứng từ để thực hiện các thủ tục thuế, cần kiểm tra với doanh nghiệp về việc cấp chứng từ theo quy định.
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động phải được thanh toán trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Đối với ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, người lao động có thể được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo quy định của Bộ luật Lao động.
Khoản trợ cấp này cần được xác định dựa trên thời gian làm việc thực tế, thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và tiền lương làm căn cứ theo quy định của Bộ luật Lao động.
Vì vậy, khi thanh lý hợp đồng, người lao động nên kiểm tra riêng khoản trợ cấp thôi việc để xác định mình có thuộc trường hợp được hưởng hay không.
Theo điểm c khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc.
Đồng thời, khoản 3 Điều 30 Luật Việc làm 2025 quy định thời điểm hưởng trợ cấp thất nghiệp là ngày làm việc thứ 11 kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Như vậy, không có quy định theo hướng người lao động phải nghỉ việc đủ một khoảng thời gian cố định mới được nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Điểm quan trọng cần nhớ là:
Nếu trước đây người lao động đã giao bản chính giấy tờ cho doanh nghiệp, khi nghỉ việc cần yêu cầu doanh nghiệp trả lại đầy đủ.
Trường hợp quyền lợi vẫn không được giải quyết, người lao động có thể sử dụng các cơ chế khiếu nại, hòa giải hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tùy theo tính chất của vụ việc.
Các giấy tờ và thông tin quan trọng cần lưu ý gồm giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi có nhu cầu, cùng các chứng từ liên quan đến tiền lương, phép năm và trợ cấp.
Đặc biệt, nếu có nhu cầu hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động cần lưu ý thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng để nộp đủ hồ sơ theo Luật Việc làm 2025.
Việc chủ động nhận và kiểm tra đầy đủ hồ sơ ngay khi nghỉ việc sẽ giúp người lao động bảo đảm quyền lợi và thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục về bảo hiểm, thuế và việc làm trong thời gian tiếp theo.
Từ ngày 01/7/2026, cùng với việc các quy định mới về bảo hiểm thất nghiệp và chứng từ điện tử được áp dụng, người lao động cần đặc biệt lưu ý những giấy tờ nào khi nghỉ việc?
I. Người lao động được nhận gì khi chấm dứt hợp đồng lao động?
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên.Trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc do thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Đáng chú ý, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm:
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động chi trả.
II. Giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động
Một trong những giấy tờ quan trọng nhất người lao động nên nhận khi nghỉ việc là giấy tờ chứng minh hợp đồng lao động đã chấm dứt.Theo Điều 14 Nghị định 374/2025/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động để làm căn cứ giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp có thể là một trong các loại giấy tờ phù hợp với trường hợp thực tế, chẳng hạn:
- Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng;
- Quyết định thôi việc;
- Quyết định sa thải;
- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc;
- Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động;
- Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động;
- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động.
Đây là nhóm giấy tờ đặc biệt quan trọng nếu người lao động dự định đăng ký hưởng trợ cấp thất nghiệp sau khi nghỉ việc.
III. Hồ sơ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp cần kiểm tra
1. Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm
Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.Người lao động nên kiểm tra thông tin quá trình đóng bảo hiểm sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục, đặc biệt là thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết các quyền lợi về bảo hiểm sau khi nghỉ việc.
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cho người lao động cùng với bản chính các giấy tờ khác mà doanh nghiệp đang giữ.
Do đó, người lao động nên kiểm tra xem quá trình đóng bảo hiểm đã được xác nhận đầy đủ hay chưa, tránh trường hợp thời gian đóng bị thiếu hoặc thông tin cá nhân không chính xác.
2. Giấy tờ phục vụ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp
Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP là những căn cứ quan trọng về bảo hiểm thất nghiệp.Theo điểm c khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc.
Điều này có nghĩa là sau khi nghỉ việc, người lao động không nên để quá lâu mới thực hiện thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Người lao động nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng và thông tin xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm để thực hiện thủ tục theo quy định.
IV. Chứng từ thuế thu nhập cá nhân và các khoản tiền còn được nhận
1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Nếu trong thời gian làm việc người lao động có phát sinh thuế thu nhập cá nhân bị khấu trừ, người lao động nên kiểm tra việc cấp chứng từ khấu trừ thuế, đặc biệt trong trường hợp có nhu cầu tự quyết toán hoặc đề nghị hoàn thuế.Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Theo Điều 24 Nghị định này, về nguyên tắc, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người nộp thuế, trừ các trường hợp pháp luật quy định khác.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập một chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một năm tính thuế. Trường hợp cá nhân có nhu cầu sử dụng chứng từ để thực hiện các thủ tục thuế, cần kiểm tra với doanh nghiệp về việc cấp chứng từ theo quy định.
2. Tiền lương và các khoản quyền lợi chưa thanh toán
Ngoài giấy tờ, người lao động cũng cần kiểm tra các khoản tiền còn được nhận khi chấm dứt hợp đồng, bao gồm tiền lương chưa thanh toán, tiền phép năm chưa nghỉ và các khoản khác theo hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động phải được thanh toán trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Đối với ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, người lao động có thể được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo quy định của Bộ luật Lao động.
3. Trợ cấp thôi việc
Trong trường hợp đáp ứng đủ điều kiện, người lao động còn có thể được hưởng trợ cấp thôi việc do người sử dụng lao động chi trả.Khoản trợ cấp này cần được xác định dựa trên thời gian làm việc thực tế, thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và tiền lương làm căn cứ theo quy định của Bộ luật Lao động.
Vì vậy, khi thanh lý hợp đồng, người lao động nên kiểm tra riêng khoản trợ cấp thôi việc để xác định mình có thuộc trường hợp được hưởng hay không.
V. Nghỉ việc bao lâu thì được hưởng trợ cấp thất nghiệp?
Một trong những vấn đề người lao động quan tâm nhất sau khi nghỉ việc là thời điểm được nhận trợ cấp thất nghiệp.Theo điểm c khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc.
Đồng thời, khoản 3 Điều 30 Luật Việc làm 2025 quy định thời điểm hưởng trợ cấp thất nghiệp là ngày làm việc thứ 11 kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Như vậy, không có quy định theo hướng người lao động phải nghỉ việc đủ một khoảng thời gian cố định mới được nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Điểm quan trọng cần nhớ là:
- Người lao động phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp;
- Hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng;
- Nếu đủ điều kiện, thời điểm hưởng trợ cấp thất nghiệp được xác định theo quy định của Luật Việc làm 2025.
VI. Những lưu ý quan trọng khi nhận hồ sơ nghỉ việc
1. Không để doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc của người lao động
Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.Nếu trước đây người lao động đã giao bản chính giấy tờ cho doanh nghiệp, khi nghỉ việc cần yêu cầu doanh nghiệp trả lại đầy đủ.
2. Kiểm tra thông tin trước khi nhận hồ sơ
Người lao động nên kiểm tra kỹ:- Họ tên, ngày tháng năm sinh và số định danh;
- Thời gian làm việc;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng;
- Thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
- Các khoản tiền lương, phép năm và trợ cấp;
- Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ;
- Chứng từ khấu trừ thuế nếu có nhu cầu sử dụng.
3. Doanh nghiệp không trả giấy tờ thì phải làm gì?
Nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng, trước hết người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ và bàn giao hồ sơ theo quy định.Trường hợp quyền lợi vẫn không được giải quyết, người lao động có thể sử dụng các cơ chế khiếu nại, hòa giải hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tùy theo tính chất của vụ việc.
Kết luận
Từ ngày 01/7/2026, khi nghỉ việc, người lao động không nên chỉ quan tâm đến quyết định thôi việc mà cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ và quyền lợi liên quan.Các giấy tờ và thông tin quan trọng cần lưu ý gồm giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi có nhu cầu, cùng các chứng từ liên quan đến tiền lương, phép năm và trợ cấp.
Đặc biệt, nếu có nhu cầu hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động cần lưu ý thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng để nộp đủ hồ sơ theo Luật Việc làm 2025.
Việc chủ động nhận và kiểm tra đầy đủ hồ sơ ngay khi nghỉ việc sẽ giúp người lao động bảo đảm quyền lợi và thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục về bảo hiểm, thuế và việc làm trong thời gian tiếp theo.
Nguồn:https://thuvienphapluat.vn/ma-so-thue/phap-luat-thue/tu-ngay-0172026-khi-nguoi-lao-dong-nghi-viec-can-lay-nhung-giay-to-gi-228291.html
