Kinh Nghiệm Kiểm Toán Phần Hành Nợ Phải Trả

Phần hành nợ phải trả (Account Payable) là một phần hành khá phức tạp, đặc biệt sẽ có rất nhiều rủi ro trong doanh nghiệp chuyên về sản xuất và hệ thống kiểm soát nội bộ không tốt. Đây cũng là thử thách khó khăn với các kiểm toán viên, đặc biệt khi kiểm soát các doanh nghiệp có nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu.

Vì vậy, khi được giao cho nhiệm vụ kiểm toán phần hành nợ phải trả, các kiểm toán viên cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Các thủ tục trong kiểm toán phần hành nợ phải trả như thế nào hay các tài liệu cần thu thập là gì?

1. Nợ phải trả là gì?

Nợ phải trả là các nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp sẽ phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả thường được phân chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.

Dịch vụ Kiểm toán

AGS là đơn vị tiêu biểu trong lĩnh vực kiểm toán, cung cấp các dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy. Với đội ngũ kiểm toán viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ tối ưu nhất cho quý khách hàng.

2. Đặc điểm của phần hành nợ phải trả là gì?

Phần hành nợ phải trả bao gồm hai đặc điểm chính. Đây cũng là cơ sở để các kiểm toán viên thực hành kiểm soát phần hành này trên thực tế.

Nợ phải trả là khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu.
Những sai lệch về nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.

3. Để kiểm soát phần hành nợ phải trả, kiểm toán viên cần chuẩn bị những tài liệu nào?

Với tính chất quan trọng của phần hành này nên các tài liệu cũng cần được chuẩn bị kỹ càng, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, các số kế toán tổng hợp, chi tiết tài khoản phải trả.

Các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, nhập kho, hóa đơn Giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán;
Kế hoạch sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị mua hàng, nhật ký mua hàng.

4. Kiểm toán viên cần trải qua những thủ tục nào trong phần hành nợ phải trả?

Để thực hành kiểm soát phần hành nợ phải trả, các kiểm toán viên phải tuyệt đối tuân thủ các thủ tục kiểm toán, bao gồm 5 bước chính:

Bước 1: Đối chiếu số dư (Reconciliation of Sub ledgers with General ledger)

Bạn sẽ tiến hành đối chiếu sổ chi tiết theo đối tượng (Sub ledger) và Sổ cái (General ledger) xem có khớp không. Sau đó, tiếp tục đối chiếu xem số dư trên Sổ cái và trên Bảng cân đối số phát sinh (Trial balance) có lệch gì hay không. Bạn cần có kỹ năng xử lý dữ liệu tốt để đảm bảo việc đối chiếu số dư phải trả không bị bỏ sót khi công ty có tới hàng trăm nhà cung cấp.

Bước 2: Gửi thư xác nhận (Confirmation)

Nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng sẽ khiến thủ tục này khá mất thời gian để thực hiện. Bạn cần chọn mẫu dựa cả trên số dư và giao dịch vì có những số dư bằng “0’’ nhưng vẫn phải chọn để gửi vì trong năm có nhiều giao dịch lớn đã phát sinh. Phần phải trả khách hàng thường có rủi ro giấu nợ. Bạn cần thực hiện kỹ thủ tục này nhằm giảm thiểu rủi ro này. Bạn phải là người gửi và phải gửi về địa chỉ của Kiểm toán chứ không thông qua khách hàng (nhằm đảm bảo tính độc lập và chính xác trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán).

Bước 3: Đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ (Revaluation)

Khi một doanh nghiệp có nhiều các giao dịch mua hàng ngoại tệ thì không thể tránh khỏi thủ tục này. Phần này đánh giá tương tự phần tiền nên cũng không phức tạp. Kiểm toán cần lấy số dư bằng USD của các khoản phải trả sau đó nhân với tỷ giá bán rồi so sánh với số kế toán xem có chênh lệch và sai sót trọng yếu không.

Bước 4: Kiểm tra tính ghi nhận đúng kỳ (Cut-off test)

Lấy Sổ cái (General Ledger) của doanh nghiệp trước và sau ngày 31 tháng 12 rồi phỏng vấn kế toán và các cán bộ nhân viên liên quan xem doanh nghiệp mất bao lâu để thực hiện một quy trình từ khi doanh nghiệp giao hàng cho đến lúc nhận được chứng từ và ghi nhận lên sổ.

Rủi ro có thể mắc phải là doanh nghiệp giao hàng năm trước nhưng đến mãi năm sau mới ghi nhận. Hoặc có thể doanh nghiệp nhận được chứng từ và ghi vào sổ rồi nhưng hàng chưa về. Những mục cần kiểm tra là ngày tháng trên biên bản bàn giao và ngày tháng trên sổ kế toán. Nếu thấy hai ngày đó ở hai kỳ kế toán khác nhau thì chắc chắn doanh nghiệp mắc lỗi ghi nhận sai kỳ.

Liên hệ dịch vụ

Công ty Dịch vụ kế toán Nhật Bản. Cung cấp Dịch vụ tư vấn đầu tư, Kế toán - Thuế, Kiểm toán. Nếu bạn có bất kì yêu cầu nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty chúng tôi luôn tìm kiếm cơ hội được làm việc với công ty bạn.

Bước 5: Tìm ra những khoản nợ chưa được ghi nhận (Unrecorded expenses review)

Vì thời điểm kiểm toán là thời điểm vừa mới đóng sổ kế toán nên có thể có những hóa đơn về muộn mà kế toán vẫn chưa kịp ghi nhận lên sổ hoặc có những hóa đơn chưa về mà quên không trích trước chi phí. Khi đó bạn cần xem có chi phí nào phát sinh thường xuyên mà đến tháng 12 doanh nghiệp chưa ghi nhận lên sổ. Bạn cần rà soát phần ngày tháng và diễn giải để lọc ra những khoản mục như trên. Sau đó phỏng vấn kế toán xem hóa đơn đã về và được ghi nhận chưa.

5. Kết

Để xử lý đúng và chính xác phần hành nợ phải trả, nhiệm vụ của các kiểm toán viên là luôn cần cẩn thận và đặc biệt là tuân thủ theo đúng quy trình các bước kiểm toán. AGS mong rằng thông qua những kiến thức về thủ tục thực hiện phần hành nợ phải trả được tổng hợp trong bài viết, bạn có thể tự tin hơn khi được giao cho thử thách kiểm toán phần hành này.