Phân bổ chi phí trả trước (TK 242) và những điều cần biết

Chi phí trả trước là một phần chi phí đã phát sinh mà doanh nghiệp đã trả trước để mua tài sản, công cụ, dụng cụ hoặc nhận các dịch vụ trong một thời gian dài và không thể tính hết vào chi phí sản xuất hay kinh doanh trong một kỳ kế toán. Để giải quyết vấn đề này, việc phân bổ chi phí trả trước và hạch toán (TK 242) là vô cùng cần thiết.

Liên hệ dịch vụ
Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán AGS luôn tìm kiếm cơ hội được làm việc với công ty bạn. Chúng tôi luôn hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp, tin cậy, khách quan, bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp và bí mật kinh doanh của khách hàng

1. Tìm hiểu về tài khoản 242 – chi phí trả trước tại doanh nghiệp

Chi phí trả trước là các chi phí đã phát sinh trong một kỳ nhất định nhưng lại phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh trong nhiều kỳ sau đó. Chính bởi điều này nên chi phí trả trước có những đặc điểm đặc biệt như sau:

Là tài khoản thuộc nhóm Tài sản của doanh nghiệp, do bản chất là khoản chi mà doanh nghiệp đã thanh toán trước mà chưa sử dụng.
Khoản chi phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán, cần được phân bổ định kỳ vào các kỳ tiếp theo để phản ánh đúng nguyên tắc ghi nhận chi phí
Doanh nghiệp phân bổ từ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất hoặc kinh doanh trong mỗi kỳ tài chính để phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách cụ thể và chính xác.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp thanh toán tiền internet trong vòng 1 năm và thanh toán tiền vào đầu năm, khoản chi phí trả trước này sẽ được phân bổ vào 11 tháng tiếp theo của năm đó. Mỗi tháng, doanh nghiệp sẽ trích lập một phần của chi phí trả trước này vào chi phí của tháng đó, để đảm bảo ghi nhận chính xác và thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực và khách quan.

2. Một số nguyên tắc phân bổ chi phí trả trước

a) Tài khoản 242 được sử dụng để ghi nhận các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán. Đồng thời, tài khoản này cũng dùng để kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán tiếp theo.

b) Một số nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, bao gồm:

Chi phí trả trước cho việc thuê mặt bằng, thuê TSCĐ hoạt động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
Các chi phí liên quan đến thành lập doanh nghiệp, chi phí quảng cáo, đào tạo trước khi doanh nghiệp hoạt động có giá trị lớn;
Các chi phí mua bảo hiểm, lệ phí, lãi tiền vay,… chi trả một lần nhưng sử dụng cho nhiều kỳ kế toán; CCDC, đồ dùng cho thuê sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định mà doanh nghiệp chưa thực hiện trích trước chi phí sẽ tiến hành phân bổ theo quy định của pháp luật;
Các khoản chi phí trả trước khác như chi phí nghiên cứu, chi phí khác trong giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ sẽ được phân bổ dần.

c) Để tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán, cần tùy thuộc vào tính chất và mức độ của từng loại chi phí, kế toán cần lựa chọn phương pháp và tiêu thức phù hợp nhất.

d) Kế toán cần theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn đã phát sinh và đã được phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán. Đồng thời, cần theo dõi số còn lại chưa phân bổ vào chi phí để đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác các chi phí trả trước.

đ) Trong trường hợp các khoản chi phí trả trước được thanh toán bằng ngoại tệ và có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và doanh nghiệp chắc chắn sẽ nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ, thì các khoản này được coi là các khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ. Doanh nghiệp cần đánh giá lại giá trị của các khoản chi phí trả trước này dựa trên tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập báo cáo. Quy trình xác định tỷ giá chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư quy định về kế toán.

3. Cách hạch toán phân bổ chi phí trả trước

3.1. Đối với các khoản chi phí trả trước phân bổ dần vào chi phí SXKD

– Kế toán tiến hành phân bổ dần vào chi phí SXKD đối với các khoản chi phí trả trước phát sinh, hạch toán như sau:

Nợ TK 242 / Nợ TK 133 (nếu có)

Có các Tài khoản 111, 112, 153, 331, 334, 338,…

– Định kỳ, kế toán phân bổ khoản chi phí trả trước đã ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh, hạch toán như sau:

Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642

Có TK 242.

3.2. Hướng dẫn định khoản đối với các khoản trả trước tiền thuê tài sản cố định, thuê cơ sở hạ tầng

– Khi doanh nghiệp trả trước tiền thuê tài sản cố định, cơ sở hạ tầng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi nhận:

Nợ TK 242 / Nợ TK 133 (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331…

Trường hợp hóa đơn trực tiếp thì khoản chi phí trả trước bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

3.3. Hướng dẫn hạch toán khi xuất dùng, cho thuê công cụ trong nhiều kỳ

Khi xuất dùng hoặc cho thuê với các CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong nhiều kỳ, kế toán tiến hành ghi nhận:

– Khi xuất dùng hoặc cho thuê, ghi:

Nợ TK 242

Có TK 153.

– Định kỳ, căn cứ vào thời gian sử dụng hoặc khối lượng CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng được quy định, tiến hành phân bổ, ghi nhận:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…

Có TK 242.

3.4. Hướng dẫn hạch toán khi mua tài sản cố định và bất động sản theo phương thức trả chậm, trả góp

– Khi doanh nghiệp mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp (có thể sử dụng ngay hoặc nắm giữ), kế toán ghi:

Nợ TK 211, 213, 217: Ghi theo nguyên giá mua trả tiền luôn

Nợ TK 133 (nếu có)

Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm

Có TK 331 Tổng giá thanh toán.

– Định kỳ, doanh nghiệp thanh toán tiền cho người bán, ghi nhận:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112: Số tiền định kỳ phải trả bao gồm tiền gốc và tiền lãi.

– Số tiền lãi trả góp, trả chậm tính vào chi phí, ghi:

Nợ TK 635

Có TK 242

3.5. Hạch toán trường hợp công việc sửa chữa lớn hoàn thành và đã phân bổ chi phí

Trường hợp doanh nghiệp phát sinh sửa chữa lớn tài sản cố định nhưng chưa thực hiện trích trước thì cần phân bổ vào nhiều kỳ kế toán, khi hoàn thành tiến hành ghi nhận:

Nợ Tài khoản 242

Có Tài khoản 241

– Định kỳ, tiến hành phân bổ phần chi phí sửa chữa đó vào khoản chi phí SXKD trong kỳ, hạch toán:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…

Có TK 242.

3.6. Hạch toán trường hợp doanh nghiệp có khoản vay và đã trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay

– Khi doanh nghiệp trả trước tiền lãi vay, ghi:

Nợ TK 242

Có các TK 111, 112

– Định kỳ, phân bổ lãi tiền vay đã trả trước, ghi nhận:

Nợ TK 635: Ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 241: Ghi nhận vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang

Nợ TK 627: Ghi nhận vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang).

Có TK 242

4. Kết luận

Thông tin chi tiết về tài khoản 242, hướng dẫn phân bổ chi phí trả trước cùng những nghiệp vụ thường phát sinh trong doanh nghiệp sẽ giúp hiểu rõ hơn về tài khoản quan trọng này đồng thời hạch toán một cách chính xác để phản ánh đúng tình trạng của doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có những quyết định kinh doanh sáng suốt.