Cách Hạch Toán Cấn Trừ Công Nợ

AGS KIEU TRANG_ACC

9 thg 8, 2024

Cấn trừ công nợ là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ giữa các đối tác. Hình thức này giúp các bên cân đối giữa khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả, từ đó giảm thiểu các khoản thanh toán thực tế, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc quản lý dòng tiền. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về quy trình cấn trừ công nợ, các chứng từ cần thiết, biên bản cấn trừ, cách hạch toán công nợ và những quy định pháp lý liên quan. Cùng AGS tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!

1. Cấn trừ công nợ là gì?

Hiện nay chưa có một quy định cụ thể nào về khái niệm bù trừ công nợ. Có thể hiều cần trừ công nợ như sau:

Cấn từ công nợ hay còn được gọi là bù trừ công nợ được hiểu là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Trong quan hệ này, các bên vừa đóng vai trò là người mua lại vừa là người bán. Nếu trong quá trình hợp tác có phát sinh những giao dịch thì hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.

Đối với trường hợp một đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp (vừa có công nợ phải thu và vừa có công nợ phải trả) để cấn trừ giữa công nợ, doanh nghiệp đó cần phải:

Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả của đối tượng;
Thực hiện bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng;
Cập nhật việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của đối tượng.

Hàng tháng các đơn vị phải thực hiện Biên bản đối chiếu công nợ riêng cho khách hàng về các dữ liệu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng cộng số tiền trong tháng. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra lại tất cả hóa đơn mua hàng của đơn vị mà mình đối chiếu công nợ. Nếu có sai lệch xảy ra, kế toán hai bên phải đối chiếu lại với bên kia và làm rõ nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó.

2. Các loại chứng từ cần thiết khi cấn trừ công nợ

Để đảm bảo cho quá trình thực hiện công nợ được diễn ra, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ sau:

Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp động dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
Các loại chứng từ/ biên bản giao nhận hàng hóa, xuất kho.
Hóa đơn thuế giá trị gia tăng VAT
Các loại chứng từ/ biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên.
Các chứng từ / biên lao thanh toán (bao gồm phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu đồng và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).

3. Biên bản cấn trừ công nợ

Biên bản cấn trừ công nợ được hiểu là biên bản được lập khi hai bên có phát sinh các nghiệp vụ mua bán qua lại lẫn nhau và đồng ý cần trừ công nợ. Biên bản cấn trừ công nợ được sử dụng để ghi chép việc cấn trừ công nợ của các công ty, doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cũng như các nghĩa vụ của các bên tham gia khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra.

Biên bản cấn trừ công nợ cần phải đảm bảo các tiêu chí cả về hình thức và nội dung. Trong biên bản cần đầy đủ:

Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
Đầy đủ thông tin về giờ, ngày, tháng, năm lập biên bản
Đầy đủ thông tin của các bên liên quan như họ tên, địa chỉ, liên hệ: số điện thoại và email; người đại diện
Biên bản cần ghi đầy đủ các nội dung cơ bản:Ghi rõ bên A hay bên B là bên có hoạt động vay nợ.
Tổng số tiền vay
Số tiền vay sẽ được cấn trừ công nợ như thế nào
sau khi cấn từ công nợ thì có còn nợ hay không.
Ký tên: phải có đầy đủ 2 chữ ký của hai bên.

4. Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Trong quá trình hoạt động, sản xuất, kinh doanh các doanh nghiệp cần chú ý đến quản lý công nợ, đặc biệt là các loại công nợ sau để có thể giảm áp lực dòng tiền:

Thứ nhất, các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà chưa thu được tiền.

Thứ hai, các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là khoản tiền liên quan đến vật chất, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ... phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán chưa thanh toán.

Thứ ba, các khoản phải thu khác bao gồm: thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng đã được xử lý bồi thường.

Thứ tư, các khoản phải trả khác gồm phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân. Các khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.

Các doanh nghiệp sẽ hạch toán bù trừ công nợ bằng cách hạch toán tài sản có, tài sản nợ.

Khi bán hàng hóa

Doanh thu:

Nợ TK 131 (chi tiết)

Có TK 511

Có TK 3331

Giá vốn:

Nợ TK 632

Có 155, 156

Khi mua hàng

Nợ TK 152, 153, 156,...

Nợ TK 133

Có TK 331

Bù trừ công nợ

Nợ TK 331

Có TK 131

Xử lý phần chênh lệch

Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán: Nợ TK 331 / Có TK 111, 112
Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp: Nợ TK 111, 112/ Có TK 131

5. Thủ tục thanh toán bù trừ công nợ

Đối với một doanh nghiệp, công ty khi vừa là khách hàng và vừa là nhà cung ứng sản phẩm, công ty, doanh nghiệp đó sẽ có cả khoản phải thu và khoản phải trả. Để giải quyết một khoản nợ phải trả, kế toán doanh nghiệp cần phải thực hiện theo ba bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định loại hồ sơ của đối tượng

Bước 2: Quyết toán công nợ phải thu, phải trả

Bước 3: Cập nhận công việc xử lý nợ vào sổ theo dõi riêng.

Trong quá trình thực hiện, kế toán có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên có công nợ cần đối chiếu.

6. Các chính sách, quy định pháp luật liên quan đến cấn trừ công nợ

Hiện nay, các quy định pháp luật về hoạt động cấn trừ công nợ vẫn quy định rải rác trong các nghị định và thông tư. Một số những quy định liên quan khi thanh toán cấn trừ công nợ gồm:

6.1. Về thuế giá trị gia tăng:

Căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không được dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Theo đó:

Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào gồm:

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì phải có biến bản bù trừ công nợ của ba bên là căn cứ khấu trừ thuế.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền.

6.2. Về thuế thu nhập doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định về các khoản được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo đó:

Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi (trừ các khoản chi không được trừ nêu trong khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
Khoản chi có đủ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.