Chi phí tiếp khách không có hoá đơn phải xử lý như thế nào? Cách hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200

AGS THÚY ACC

8 thg 4, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Chi phí tiếp khách không có hoá đơn phải xử lý như thế nào? Cách hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200. Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế muốn tìm hiểu về cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì thuế thu nhập doanh nghiệp là một loại thuế mà bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá làm việc đều sẽ gặp phải.

Bài viết có các từ viết tắt như sau: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là loại thuế trực thu, đánh vào doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có mức thu nhập phải chịu thuế bao gồm từ hoạt động kinh doanh, hoạt động sản xuất, hoạt động vận chuyển hàng hóa, dịch vụ và những thu nhập khác của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

2. Chi phí tiếp khách là gì? Hạch toán như thế nào?

2.1. Chi phí tiếp khách là gì?

Chi phí tiếp khách là khoản chi tiêu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm duy trì và củng cố mối quan hệ với đối tác, khách hàng, và các cơ quan chức năng. Các khoản chi này có thể bao gồm chi phí cho ăn uống, quà tặng, hoa, vé xem phim, vé tham dự các sự kiện biểu diễn…

Trong quá trình hoạt động và phát triển, doanh nghiệp thường tạo ra và duy trì nhiều mối quan hệ quan trọng, và việc tiếp khách đóng vai trò then chốt trong việc này. Tiếp khách không chỉ là một hoạt động giao tiếp nhằm trao đổi thông tin và ký kết hợp đồng, mà còn là cơ hội để củng cố và mở rộng mối quan hệ với khách hàng. Vì thế, chi phí liên quan đến hoạt động tiếp khách được coi là hợp lý và cần thiết theo quy định của pháp luật, góp phần vào việc xây dựng và phát triển bền vững các mối quan hệ kinh doanh.

2.2. Hạch toán như thế nào theo Thông tư 200?

Theo quy định tại Thông tư 200, việc hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện như sau:

Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Có TK 111/112/131: Số tiền thanh toán

Ví dụ: Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế giá trị gia tăng (VAT) là 200.000 đồng.

Hạch toán chi phí tiếp khách:

Chi phí tiếp khách (2.000.000 đồng) vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642):

Nợ TK 642: 2.000.000 đồng

Thuế VAT (200.000 đồng) vào tài khoản thuế VAT được khấu trừ (TK 1331):

Nợ TK 1331: 200.000 đồng

Số tiền thanh toán (2.200.000 đồng) vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng (TK 111 hoặc TK 112) hoặc tài khoản phải trả (TK 131), tùy theo hình thức thanh toán:

Có TK 111/112/131: 2.200.000 đồng

2.3. Trong trường hợp nếu không có hoá đơn phải làm như thế nào?

Khi hạch toán chi phí tiếp khách mà không có hóa đơn, việc ghi nhận và xử lý chi phí này cần tuân theo một số quy định và hướng dẫn nhất định để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác trong sổ sách kế toán. Dưới đây là một số bước và lưu ý quan trọng:

Ghi nhận chi phí
Lập chứng từ thay thế: Nếu không có hóa đơn, bạn cần lập các chứng từ thay thế như biên bản chi tiêu, phiếu chi, hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách. Các chứng từ này cần được ký nhận và chứng thực bởi người có thẩm quyền.
Ghi sổ kế toán: Ghi nhận chi phí tiếp khách vào tài khoản chi phí phù hợp, chẳng hạn như tài khoản 641 – Chi phí bán hàng hoặc tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Ví dụ: Nợ tài khoản 641 (Chi phí tiếp khách)

Có tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Lưu trữ chứng từ:Biên bản chi tiêu: Lưu biên bản chi tiêu được ký xác nhận của người chi tiêu và người nhận chi phí.

Giấy tờ liên quan: Lưu giữ các giấy tờ liên quan như thư mời, danh sách khách mời, hoặc các chứng từ khác chứng minh mục đích tiếp khách.

Tính hợp lệ của chi phí:Mục đích hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí tiếp khách thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh và có liên quan đến công việc của doanh nghiệp.

Đủ điều kiện khấu trừ thuế: Theo quy định của pháp luật, một số chi phí tiếp khách có thể không được phép khấu trừ thuế nếu không có hóa đơn hợp pháp hoặc không đáp ứng yêu cầu chứng từ.

Theo dõi và báo cáo:Theo dõi chi phí: Theo dõi các chi phí tiếp khách để đảm bảo chúng nằm trong phạm vi ngân sách dự kiến.

Báo cáo tài chính: Cập nhật chi phí tiếp khách vào báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán.

3. Một số điều cần lưu ý liên quan đến chi phí tiếp khách.

3.1. Điều kiện để đưa chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý.

Theo Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí tiếp khách phải đáp ứng các tiêu chí sau:Chi phí tiếp khách phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí phải có hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các mặt hàng chi tiết, hóa đơn tính tiền và chứng từ thanh toán đầy đủ.

Đối với các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế VAT), phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp cấp một khoản tiền cho nhân viên để tiếp khách, số tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào lương của nhân viên và được xem là thu nhập chịu thuế của họ.

3.2. Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách

Để chi phí tiếp khách được công nhận là khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và được ghi nhận vào sổ sách kế toán, cần phải đáp ứng một số yêu cầu quan trọng:

Hóa đơn hợp lệ: Đối với hóa đơn giấy, cần tuân thủ đầy đủ quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Đối với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Hóa đơn phải có thông tin chi tiết về các mặt hàng dịch vụ như ăn uống, kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống hoặc dịch vụ đã sử dụng.
Bill thanh toán và đơn hàng: Cần có hóa đơn cùng với bill thanh toán và đơn hàng liên quan.
Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng: Phải có phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt trước giữa doanh nghiệp và nhà hàng.
Biên bản thanh lý hợp đồng: Cần có biên bản thanh lý hợp đồng sau khi dịch vụ hoàn tất.
Chứng từ thanh toán: Nếu thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu thu tiền.

Kế toán viên cần lưu ý rằng hóa đơn và bill thanh toán không phải là một và cùng loại. Nhiều nhà hàng chỉ phát hành bill thanh toán, không phải hóa đơn hợp lệ, nên chỉ dựa vào bill thanh toán không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí tiếp khách vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Theo công văn số 15176/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội, doanh nghiệp có thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho dịch vụ ăn uống tiếp khách nếu hóa đơn đáp ứng điều kiện của Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Để chi phí tiếp khách được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, phải tuân thủ các quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

3.3. Một số sai sót về hoá đơn tiếp khách, ăn uống cần phải tránh

Khi lập hóa đơn cho chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần lưu ý rằng không có mã ngành nghề cụ thể cho “Tiếp khách” trong Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh. Thay vào đó, hóa đơn nên ghi tên là “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách” để phù hợp với quy định.
Hóa đơn ghi tên hàng hóa, dịch vụ như “Dịch vụ ăn uống”, “Ăn uống tiếp khách”, hay “Cơm tiếp khách” cần phải được kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn và đồ uống đã sử dụng. Theo hướng dẫn của các cơ quan thuế, hóa đơn tiếp khách phải thể hiện rõ “Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống” và đính kèm bảng kê chi tiết danh mục món ăn, đồ uống.
Theo Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, các quy định giới hạn chi phí tiếp khách trước đây đã được bãi bỏ. Từ năm 2015, doanh nghiệp có thể tính chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, miễn là các khoản chi được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ hợp lệ.

Với thực tế là chi phí tiếp khách có thể chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của doanh nghiệp, việc hợp thức hóa khoản chi này là rất quan trọng. Kế toán viên cần nắm vững quy trình xử lý để đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các khoản chi phí này.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.