Việc quản lý và báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghiệp vụ bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế. Đặc biệt, các quy định về chứng từ điện tử đã mang lại những thay đổi lớn cần được lưu ý.
I. Đối tượng và hình thức áp dụng báo cáo
1. Trường hợp phải nộp báo cáo
Theo quy định, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) chủ yếu áp dụng cho các đơn vị đang sử dụng chứng từ giấy do cơ quan thuế cấp hoặc chứng từ tự in/đặt in đã đăng ký sử dụng trước thời điểm chuyển đổi sang chứng từ điện tử (trước ngày 01/7/2022).
2. Trường hợp không phải nộp báo cáo (chứng từ điện tử)
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn (như Công văn số 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục Thuế), đối với tổ chức, cá nhân đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
- Không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành chứng từ.
- Không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ (mẫu CTT25/AC).
- Tuy nhiên, trong bối cảnh các quy định mới về chuyển đổi dữ liệu chứng từ điện tử đang được triển khai (theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC), các đơn vị cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác nhận về hình thức báo cáo áp dụng cụ thể.
II. Thời hạn nộp báo cáo (áp dụng cho chứng từ giấy/tự in cũ)
1. Nộp báo cáo định kỳ (theo quý)
Thời hạn nộp báo cáo (mẫu CTT25/AC) là chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ.
| Kỳ báo cáo | Thời hạn nộp chậm nhất |
| Quý I (1/1 – 31/3) | 30 tháng 4 |
| Quý II (1/4 – 30/6) | 31 tháng 7 |
| Quý III (1/7 – 30/9) | 31 tháng 10 |
| Quý IV (1/10 – 31/12) | 31 tháng 1 năm sau |
2. Nộp báo cáo đột xuất
Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản hoặc ngừng hoạt động, đơn vị phải báo cáo quyết toán tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành.
Thời hạn: Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định giải thể/chấm dứt hoạt động.
III. Quy trình lập và nộp báo cáo
Quy trình này áp dụng cho các đơn vị vẫn thuộc đối tượng phải nộp báo cáo (chủ yếu là chứng từ giấy/tự in theo quy định cũ).
1. Lập bảng kê trên phần mềm
- Sử dụng mẫu: Lập báo cáo theo mẫu CTT25/AC (bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN).
- Kê khai: Thực hiện kê khai trên phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế, hoặc phần mềm kế toán có chức năng tương tự.
- Nội dung kê khai: Kê khai chi tiết về ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số bắt đầu, số kết thúc, số lượng đã sử dụng, số lượng hủy/xóa bỏ, số lượng mất/cháy trong kỳ báo cáo.
2. Phương thức nộp
| Phương thức nộp | Cách thực hiện |
| Nộp trực tuyến (Online) | Kết xuất tệp XML từ phần mềm HTKK hoặc phần mềm kế toán. Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn), chọn nộp tờ khai và gửi tệp XML đã ký điện tử. (Lưu ý: Báo cáo này thường được đính kèm sau khi đã nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong quý). |
| Nộp trực tiếp | In bảng kê mẫu CTT25/AC đã lập từ phần mềm ra bản cứng, đóng dấu và nộp tại bộ phận Một cửa của cơ quan thuế quản lý. |
IV. Xử phạt khi chậm nộp báo cáo
Hành vi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (tương tự như hành vi vi phạm về hóa đơn).
| Thời gian chậm nộp | Mức phạt tiền (Căn cứ Nghị định số 125/2020/NĐ-CP) |
| Quá hạn từ 01 ngày đến 10 ngày | Phạt cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ) hoặc phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng. |
| Quá hạn từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. |
Thông tin khác
Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/huong-dan-nop-bao-cao-su-dung-chung-tu-khau-tru-thue-tncn-moi-nhat-thoi-han-nop-bao-cao-la-khi-nao-453576-237369.html
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫn
.png)
.png)
