Kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng là làm những gì?
Kế toán bán hàng là gì? Mặc dù có vẻ như đây là một công việc đơn giản, nhưng thực tế, đây là mảng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Một sai lầm nhỏ trong quá trình ghi nhận doanh thu hoặc công nợ có thể dẫn đến những hậu quả khó lường. Trong bài viết này, hãy cùng mình khám phá tầm quan trọng của kế toán bán hàng, những nguyên tắc ghi nhận cần tuân thủ trong nghiệp vụ này.
1. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là quá trình ghi nhận, theo dõi và phân tích các hoạt động liên quan đến việc bán hàng của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm ghi chép doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, theo dõi số lượng và giá trị hàng tồn kho, đồng thời lập các báo cáo phục vụ cho việc quản lý và ra quyết định kinh doanh.
2. Vai trò của kế toán bán hàng đối với doanh nghiệp
Kế toán bán hàng là một trong các loại hình kế toán trong doanh nghiệp giữ vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh, nhất là trong kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa lợi nhuận và xây dựng chiến lược phát triển lâu dài.Năm vai trò quan trọng của kế toán bán hàng đối với doanh nghiệp như sau.
1. Ghi nhận và quản lý doanh thu:
Kế toán bán hàng giúp ghi chép đầy đủ, đúng thời điểm và đúng giá trị các giao dịch bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác nguồn thu theo từng sản phẩm, từng khách hàng hoặc từng thời điểm.
2. Phân tích hiệu quả kinh doanh:
Kế toán bán hàng cung cấp dữ liệu về doanh số, chi phí và lợi nhuận theo từng sản phẩm, kênh phân phối hoặc khu vực thị trường. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể biết được kênh bán hàng nào hiệu quả, sản phẩm nào cần cải thiện để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
3. Theo dõi công nợ và quản lý dòng tiền:
Việc kiểm soát các khoản phải thu từ khách hàng là một nhiệm vụ rất quan trọng. Kế toán bán hàng đảm bảo các khoản nợ được thu đúng hạn, hạn chế tình trạng nợ xấu hoặc thất thoát. Chẳng hạn, nếu khách hàng mua hàng trả chậm trong 30 ngày, kế toán cần theo dõi và nhắc nhở đúng thời hạn để tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.
4. Hỗ trợ lập kế hoạch và dự báo tài chính
Từ các số liệu bán hàng, kế toán có thể cung cấp thông tin để xây dựng kế hoạch tài chính, dự báo doanh thu và chi phí cho các kỳ tiếp theo. Lấy trường hợp nếu quý trước doanh thu tăng 20% từ một chiến dịch khuyến mãi, doanh nghiệp có thể áp dụng chiến dịch tương tự cho quý sau.
5. Đảm bảo tuân thủ pháp lý và minh bạch tài chính
Kế toán bán hàng thực hiện các ghi nhận theo đúng quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế, kiểm toán và tạo dựng uy tín với đối tác, nhà đầu tư. Vai trò này càng trở nên quan trọng khi cần đáp ứng các điều kiện làm kế toán trưởng, đảm bảo mọi hoạt động kế toán được giám sát chặt chẽ.
3. Công việc kế toán bán hàng là làm những gì?
Công việc của kế toán bán hàng trải dài từ xử lý nghiệp vụ hàng ngày đến tổng hợp số liệu vào cuối kỳ kế toán nhằm đảm bảo thông tin tài chính trung thực, hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý.
3.1 Công việc của kế toán bán hàng – hàng ngày
Hàng ngày, kế toán bán hàng có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và ghi nhận đầy đủ các chứng từ bán hàng như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn VAT.
Sau khi kiểm tra thông tin về giá, số lượng và điều kiện giao hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu trên phần mềm kế toán. Đồng thời, họ phải theo dõi công nợ khách hàng, quản lý tình hình xuất – tồn kho cùng bộ phận thủ kho.
Ví dụ, nếu trong ngày có 10 đơn hàng được xuất, kế toán phải lập hóa đơn đầy đủ và kiểm soát chặt chẽ chứng từ để đảm bảo không bỏ sót doanh thu.
3.2 Công việc kế toán bán hàng – hàng tháng
Mỗi tháng, kế toán bán hàng cần tổng hợp toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng, tính toán thuế GTGT đầu ra và xác định giá vốn hàng bán. Nếu doanh nghiệp kinh doanh nhiều chi nhánh, kế toán phải phân tích doanh thu và lãi gộp theo từng đơn vị.
Ngoài ra, họ lập báo cáo bán hàng, công nợ phải thu và tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh để gửi ban lãnh đạo. Chẳng hạn, một cửa hàng có 3 chi nhánh thì kế toán phải tổng hợp số liệu từng nơi, đánh giá hiệu quả kinh doanh để điều chỉnh chiến lược phù hợp trong tháng tiếp theo.
3.3 Công việc của kế toán bán hàng cuối kỳ kế toán
Cuối mỗi quý hoặc năm tài chính, kế toán bán hàng có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ chi phí liên quan đến bán hàng như chi phí vận chuyển, quảng cáo, chiết khấu thương mại để lập báo cáo tài chính.
Họ cũng cần đối chiếu với kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán thanh toán để chốt số liệu nhập – xuất – tồn, công nợ và tiền mặt. Các thông tin này sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu quả bán hàng trong kỳ và lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau. Thông thường, kế toán phải cung cấp số liệu doanh thu theo quý để xác định xu hướng tăng trưởng hoặc sụt giảm doanh số.
4. Nhiệm vụ của một kế toán bán hàng
Dưới đây là 8 nhiệm vụ chính của một kế toán bán hàng:
- Ghi nhận doanh thu bán hàng: Ghi chép chính xác các giao dịch bán hàng dựa trên hóa đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan để phản ánh đúng doanh thu.
- Lập và xuất hóa đơn: Lập hóa đơn bán hàng theo quy định pháp luật, đảm bảo thông tin đầy đủ, đúng thời điểm và gửi cho khách hàng đúng hạn.
- Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng: Cập nhật số dư công nợ, theo dõi các khoản phải thu và nhắc nhở thanh toán để tránh phát sinh nợ xấu.
- Kiểm tra chứng từ và giá bán: Đối chiếu chứng từ với đơn hàng và kiểm tra tính chính xác của giá bán, chiết khấu và điều kiện thanh toán.
- Tổng hợp và báo cáo doanh thu định kỳ: Lập báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng nhằm cung cấp dữ liệu phục vụ phân tích hiệu quả bán hàng.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ bán hàng: Sắp xếp và lưu trữ chứng từ bán hàng đầy đủ, khoa học để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan: Làm việc chặt chẽ với kho, kinh doanh và thu ngân để đảm bảo số liệu khớp và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ kiểm toán và báo cáo tài chính: Cung cấp số liệu liên quan đến bán hàng cho kiểm toán và hỗ trợ lập báo cáo tài chính đúng quy định.
5. Các nghiệp vụ kế toán bán hàng cần có
Trong hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng không chỉ đảm nhiệm việc ghi sổ mà còn phải đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp lý và phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan. Để hoàn thành tốt vai trò này, có 3 kỹ năng nghiệp vụ quan trọng mà một kế toán bán hàng cần trang bị:
5.1 Kỹ năng chuyên môn của kế toán bán hàng
Cần nắm vững kiến thức về hệ thống tài khoản kế toán, cách hạch toán doanh thu, chiết khấu, công nợ và các khoản thuế liên quan như thuế GTGT.
Ngoài ra, phải hiểu rõ các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và thời điểm ghi nhận doanh thu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
Nếu sai sót trong ghi nhận chi phí thuế hay hạch toán có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng về pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.
5.2 Kỹ năng mềm
Cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để xử lý kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn.
Kỹ năng giao tiếp cũng rất cần thiết để phối hợp nhịp nhàng với bộ phận kinh doanh, kho hàng, thủ quỹ và khách hàng nhằm xử lý các vấn đề phát sinh, đối chiếu công nợ hoặc xác minh số liệu nhanh chóng.
5.3 Kỹ năng công nghệ
Cần thành thạo phần mềm kế toán như MISA, Fast hoặc ERP,… giúp kế toán bán hàng xử lý số liệu nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.
Cần kỹ năng Excel như sử dụng các hàm SUMIF, VLOOKUP, Pivot Table,… giúp tổng hợp dữ liệu bán hàng và lập báo cáo nhanh, hiệu quả. Kỹ năng công nghệ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong công việc của các kế toán bán hàng.
6. Kiến thức chuyên môn cần có của một kế toán bán hàng
Để thực hiện tốt công việc, kế toán bán hàng cần nắm vững các kiến thức chuyên môn cốt lõi liên quan đến các nghiệp vụ của kế toán bán hàng, thuế và chứng từ.
6.1 Nguyên tắc ghi nhận trong kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng cần hiểu rõ cách ghi nhận doanh thu, chi phí và kết quả bán hàng một cách chính xác. Theo nguyên tắc kế toán, kết quả bán hàng được xác định bằng doanh thu thuần trừ đi giá vốn và các chi phí liên quan.
Tình huống giả định: Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, giá vốn là 70 triệu và chi phí bán hàng là 5 triệu, thì lợi nhuận gộp sẽ là 25 triệu.
6.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng
Để doanh thu được ghi nhận hợp lệ, phải thỏa mãn đủ 5 điều kiện:
- Hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu;
- Doanh nghiệp không còn kiểm soát;
- Đã xác định được doanh thu:
- Chắc chắn thu được tiền;
- Đã xác định được chi phí liên quan.
Như vậy, khi khách hàng đã nhận hàng, ký xác nhận và doanh nghiệp đã lập hóa đơn, kế toán có thể ghi nhận doanh thu, kể cả khách hàng chưa thanh toán ngay. Việc khách hàng chưa thanh toán ngay không ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu, vì theo nguyên tắc dồn tích (accrual basis), doanh thu vẫn được ghi nhận nếu khoản phải thu là chắc chắn và có thể đo lường được.
7. Các loại chứng từ kế toán thường dùng trong bán hàng
Kế toán bán hàng thường làm việc với nhiều loại chứng từ như: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên lai thu tiền, giấy báo có, bảng kê hàng hóa bán ra,… Sau khi giao hàng cho khách, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, sau đó lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra, quyết toán thuế hoặc đối chiếu công nợ.
7.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Mỗi chứng từ trong quá trình bán hàng cần được lập đủ liên và lưu trữ đúng cách. Chẳng hạn, hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: một cho khách hàng, một lưu nội bộ, một lưu tại gốc hóa đơn.
Nếu khách hàng mua trả chậm, kế toán sẽ lập biên bản giao hàng kiêm xác nhận công nợ. Khi thanh toán, có thể dùng phiếu thu (tiền mặt) hoặc giấy báo có (chuyển khoản).
Để đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện hiệu quả, các kế toán bán hàng cần tuân thủ đúng quy trình luân chuyển chứng từ nhằm kiểm soát chặt chẽ dữ liệu và hạn chế rủi ro thất thoát.
7.2 Quy Trình làm việc của kế toán bán hàng
- Thu Thập và Kiểm Tra Chứng Từ Bán Hàng: Thu thập và xác minh tính hợp lệ của các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Ghi Nhận Doanh Thu và Công Nợ: Ghi chép chính xác doanh thu và các khoản phải thu từ khách hàng vào sổ sách kế toán.
- Quản Lý Công Nợ Phải Thu: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng để đảm bảo thu hồi đúng hạn
- Đối Chiếu Với Kế Toán Kho: Đảm bảo số liệu bán hàng khớp với số lượng hàng tồn kho thực tế.
- Lập Báo Cáo Bán Hàng: Tổng hợp và trình bày số liệu bán hàng để hỗ trợ quản lý và báo cáo tài chính
- Xử Lý Các Nghiệp Vụ Phát Sinh: Xử lý các tình huống đặc biệt như trả hàng, giảm giá, hoặc sai sót hóa đơn.
- Kết Chuyển và Lập Báo Cáo Kế Toán: Kết chuyển số liệu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh và hoàn thiện báo cáo tài chính
- Lưu Trữ và Báo Cáo Pháp Lý: Lưu trữ chứng từ và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán và thuế
8. Công Cụ Hỗ Trợ Kế Toán Bán Hàng
Kế toán bán hàng hiện đại không thể thiếu sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng. Các công cụ này giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác.
- Phần mềm MISA: Phần mềm kế toán phổ biến, giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng, chứng từ, hóa đơn điện tử, và báo cáo tài chính. Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
- KiotViet: Phần mềm quản lý bán hàng dễ sử dụng, hỗ trợ theo dõi doanh thu, quản lý kho, và lập báo cáo tự động. Thích hợp cho các cửa hàng, siêu thị nhỏ và vừa.
- Fast Accounting: Hỗ trợ kế toán bán hàng với các tính năng quản lý chứng từ, thuế, và tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ và tối ưu hóa quy trình thu chi.
- Sapo POS: Cung cấp giải pháp bán hàng trực tiếp, giúp kế toán quản lý kho, tính giá bán, và in hóa đơn. Thích hợp cho các cửa hàng bán lẻ và chuỗi kinh doanh.
- Excel: Là công cụ phổ biến để kế toán bán hàng tự tạo bảng tính, báo cáo doanh thu và công nợ. Tuy đơn giản, nhưng Excel có thể tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của doanh nghiệp.
.png)
