Hướng dẫn chi tiết quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026)
Quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026) là nghĩa vụ quan trọng mà người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng theo các quy định mới nhất.
Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi hoàn thuế. Vậy, quy trình và các bước cụ thể để thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025 là gì? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ này một cách chính xác và hiệu quả.
Căn cứ phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu Tờ khai ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(1) Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025
Căn cứ quy định tại khoản 2, Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:
– Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Hạn cuối cùng để nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.
– Đối với cá nhân tự quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế nhưng nộp tờ khai trễ, sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về việc nộp hồ sơ quá hạn.
– Nếu hạn nộp trùng ngày nghỉ, thời hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
Như vậy, với kỳ tính thuế năm 2025:
– Tổ chức trả thu nhập phải nộp hồ sơ chậm nhất ngày 31/3/2026.
– Cá nhân trực tiếp quyết toán nộp chậm nhất ngày 30/4/2026, hoặc được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo (04/5/2026) nếu trùng kỳ nghỉ lễ.
(2) Cách tính thuế TNCN khi quyết toán thu nhập năm 2025
Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho cả năm 2025 được xác định theo công thức sau:
Thuế TNCN phải nộp = (Thu nhập tính thuế bình quân tháng × Thuế suất theo biểu lũy tiến từng phần) × 12 tháng
Trong đó:
Thu nhập tính thuế bình quân tháng được tính bằng: (Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) / 12 tháng
Cách tính này giúp xác định chính xác mức thuế phải nộp dựa trên tổng thu nhập và các khoản được giảm trừ trong năm tính thuế.
(3) Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
– Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN, ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Phụ lục kê khai người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, sử dụng mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã nộp hoặc bị khấu trừ trong năm, gồm:
+ Chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả thu nhập cấp.
+ Trường hợp đơn vị đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để xem xét xử lý hồ sơ, không bắt buộc nộp chứng từ khấu trừ.
– Nếu đơn vị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, cá nhân nộp bản in từ chứng từ điện tử gốc do đơn vị cung cấp (được coi là bản thể hiện hợp lệ).
– Trường hợp có thu nhập ở nước ngoài:
+ Nộp bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do đơn vị chi trả thu nhập cấp, ghi rõ khoản thuế đã nộp theo tờ khai nào.
+ Hoặc chứng từ nộp thuế qua ngân hàng, có xác nhận của người nộp thuế nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy chứng nhận.
– Hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
– Tài liệu xác nhận số tiền đã nhận từ đơn vị, tổ chức nước ngoài, trường hợp cá nhân có thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nguồn thu nhập khác ở nước ngoài.
– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC để được tính giảm trừ gia cảnh.
Đối với Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ, biểu mẫu sau:
– Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 05/QTT-TNCN, được ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
– Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện áp dụng thuế suất toàn phần.
– Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê thông tin người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh trong kỳ tính thuế.
Tất cả các biểu mẫu nêu trên đều được ban hành theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC và là căn cứ bắt buộc khi đơn vị thực hiện khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.
Đối với trường hợp Ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế
Người lao động có thể ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập thay mình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2025.
Việc ủy quyền được thực hiện thông qua Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(4) Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đơn vị đặt trụ sở.
Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán:
– Trường hợp chỉ có thu nhập từ một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm: cá nhân nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi đã khai thuế theo quy định tại điểm a khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
– Nếu có thu nhập từ nhiều nguồn (ví dụ: vừa có thu nhập do tổ chức khấu trừ, vừa có thu nhập tự khai), người nộp thuế gửi hồ sơ đến cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập cao nhất.
Trường hợp không xác định được nơi có thu nhập lớn nhất, cá nhân có thể tự lựa chọn nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi chi trả thu nhập hoặc nơi cư trú.
– Cá nhân có thu nhập từ nhiều tổ chức chi trả (đều khấu trừ tại nguồn):
+ Nếu đã tính giảm trừ gia cảnh tại đơn vị nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị đó.
+ Nếu có thay đổi nơi làm việc, và tại đơn vị cuối cùng vẫn còn tính giảm trừ gia cảnh thì nộp tại cơ quan thuế quản lý đơn vị cuối cùng.
+ Nếu đơn vị cuối cùng không tính giảm trừ, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
+ Nếu chưa đăng ký giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ nơi nào, cũng nộp hồ sơ tại nơi cư trú.
– Cá nhân làm việc không ký hợp đồng, hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc hợp đồng dịch vụ bị khấu trừ 10% thuế: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú.
– Trường hợp nghỉ việc, không còn làm tại tổ chức chi trả thu nhập nào tại thời điểm quyết toán: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
– Cá nhân có hồ sơ xin giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ giảm thuế, đồng thời nơi này sẽ thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
(5) Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến:
Người nộp thuế có thể gửi hồ sơ qua các cổng thông tin điện tử của Cục Thuế:
https://dichvucong.gdt.gov.vn/
https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request
(6) Những lưu ý quan trọng để bảo vệ quyền lợi khi tự quyết toán
Để quá trình quyết toán thuế TNCN diễn ra suôn sẻ và tối ưu số thuế được hoàn, cá nhân tự quyết toán cần lưu ý các điểm mấu chốt sau:
- Kiểm tra kỹ trạng thái chứng từ khấu trừ: Hãy đảm bảo tất cả các tổ chức chi trả thu nhập trong năm đã cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế (giấy hoặc điện tử). Đối với chứng từ điện tử, bạn cần lưu lại file gốc định dạng .xml chứ không chỉ chụp lại màn hình bản in.
- Đăng ký và cập nhật MST trước khi quyết toán: Trường hợp có thay đổi thông tin CCCD/Hộ chiếu, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế trước khi nộp hồ sơ quyết toán để tránh lỗi hệ thống không phê duyệt hồ sơ hoàn thuế.
- Tận dụng tối đa quyền lợi hoàn thuế muộn: Nếu tính toán thấy mình thuộc diện được hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau, bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ sau ngày 30/04/2026 mà không lo bị phạt chậm nộp. Ngược lại, nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm, hãy tuyệt đối tuân thủ thời hạn để tránh bị tính tiền chậm nộp (0,03\%/ngày).
(7) Căn cứ pháp lý hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2025
Căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 giải thích về việc khai quyết toán thuế như sau:
"10. Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật."
Ngoài ra, theo Nghị quyết 92/2025/UBTVQH15 về việc điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2025, Ủy ban Kinh tế và Ủy ban Tài chính – Ngân sách của Quốc hội sẽ chịu trách nhiệm thẩm tra Luật Quản lý thuế (sửa đổi) và Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi). Sau đó, Chính phủ sẽ trình dự thảo để Quốc hội xem xét, cho ý kiến và dự kiến thông qua tại Kỳ họp thứ 10 (tháng 10/2025).
Trong thời gian chờ các văn bản sửa đổi được ban hành chính thức, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân vẫn căn cứ vào Luật Quản lý thuế năm 2019 và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành dưới đây:
– Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007
– Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2012
– Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 về việc điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh
– Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung năm 2012
– Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP
– Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2019
– Nghị định 91/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 126/2020/NĐ-CP
– Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2019 và các nghị định liên quan.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn: https://xcyber.vn/huong-dan-chi-tiet-quyet-toan-thue-tncn-nam-2025/
