Thủ tục xin visa du lịch Nhật Bản cho đoàn công ty: Hướng dẫn đầy đủ và chi tiết

HCM NHUNG ACC

15 thg 12, 2025

Visa du lịch Nhật Bản là yêu cầu bắt buộc đối với phần lớn công dân Việt Nam khi nhập cảnh Nhật Bản với mục đích tham quan, nghỉ dưỡng hoặc du lịch theo đoàn công ty. Các đoàn đi theo tổ chức/doanh nghiệp thường dễ chuẩn bị hồ sơ hơn do có sự hỗ trợ về mặt giấy tờ từ phía công ty, từ đó tăng tỷ lệ được cấp visa. Do đó, khi doanh nghiệp tổ chức chuyến du lịch Nhật Bản cho tập thể, việc chuẩn bị hồ sơ xin visa cho người lao động là bước quan trọng để chuyến đi diễn ra thuận lợi. Không phải ai cũng quen thuộc với quy trình này, đặc biệt là khi làm hồ sơ cho cả đoàn. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các thủ tục cần thiết, thời điểm chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi xin visa du lịch Nhật Bản theo nhóm.

1. Visa đoàn đi Nhật là gì?

Visa đoàn là loại visa được cấp cho nhóm từ 05 người trở lên cùng tham gia một chương trình tour trọn gói của công ty du lịch được Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Nhật Bản chỉ định. Tất cả thành viên phải đi và về cùng nhau đúng theo lịch trình. Loại visa này thường là single entry, thời hạn lưu trú tối đa 15 ngày.

Visa đoàn có thủ tục đơn giản hơn so với visa cá nhân và không cần chứng minh tài chính quá chi tiết, do phía công ty du lịch bảo lãnh. Ngoài ra khi xin visa đoàn, hầu hết các trường hợp đều không cần phỏng vấn, giúp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, Đại sứ quán có thể yêu cầu phỏng vấn để xác minh thông tin.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp tổ chức chuyến du lịch sang Nhật, hồ sơ xin visa đoàn bắt buộc phải được nộp thông qua công ty du lịch được Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Nhật Bản chỉ định. Đây thường là các công ty du lịch tại Việt Nam, đủ điều kiện đứng ra ký bảo lãnh và xử lý hồ sơ.

Doanh nghiệp không thể tự nộp hồ sơ xin visa đoàn, mà bắt buộc phải đi qua đơn vị lữ hành đủ điều kiện. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và tăng tỷ lệ đậu visa.

2. Doanh nghiệp hoặc người đi tour cần chuẩn bị những gì?

1. Đối với doanh nghiệp đứng ra đăng ký đoàn

Khi tổ chức chuyến đi, doanh nghiệp đóng vai trò bảo trợ hồ sơ cho người lao động. Các giấy tờ quan trọng cần chuẩn bị bao gồm:

Quyết định cử đi công tác hoặc thông báo về việc cử tập thể tham gia chuyến du lịch.
Thông tin liên hệ của doanh nghiệp: MST, địa chỉ, người phụ trách.
Hồ sơ, hợp đồng xác nhận người lao động đang làm việc tại công ty.
Xác nhận thu nhập hoặc cung cấp bảng lương 3 tháng gần nhất của nhân viên (Tùy theo yêu cầu của công ty du lịch bảo lãnh và cơ quan lãnh sự)
Danh sách thành viên theo mẫu.
Chứng minh tài chính/bảo lãnh chi phí: giấy xác nhận thanh toán tour, booking vé máy bay, khách sạn, bảo hiểm du lịch.

Ngoài ra, đối với lịch trình chuyến đi theo đoàn, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung sau:

Ghi rõ ngày xuất cảnh và ngày nhập cảnh về Việt Nam.
Cung cấp tên chuyến bay và sân bay khởi hành – sân bay hạ cánh (nếu đã có quyết định chính thức).
Điền thông tin nơi lưu trú cụ thể, bao gồm tên khách sạn, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
Soạn lịch trình chi tiết theo từng ngày, nêu rõ địa điểm sẽ đến và các hoạt động dự kiến.

Việc chuẩn bị lịch trình rõ ràng và đầy đủ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng và thuận lợi hơn.

2. Đối với từng thành viên trong đoàn

Dù thủ tục nhẹ hơn, nhưng mỗi cá nhân vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Hộ chiếu (bản gốc): Còn hạn ít nhất 6 tháng sau khi về Việt Nam.
Ảnh thẻ: 01 ảnh 4.5×4.5 cm, chụp chuẩn quốc tế. Ghi tên vào mặt sau ảnh.
Đơn xin visa Nhật Bản: Theo mẫu của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản (thường công ty du lịch sẽ điền giúp bạn dựa trên thông tin bạn cung cấp)
Giấy tờ tài chính cá nhân: sổ tiết kiệm, sao kê lương, giấy tờ nhà đất… (tùy công ty du lịch sẽ yêu cầu mức tối thiểu hoặc có thể bỏ qua nếu đã bao gồm trong tour)

3. Quy trình xin visa đoàn đi Nhật

Bước 1: Đăng ký tour với công ty du lịch được chỉ định.

Bước 2: Nộp hồ sơ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp (nếu đi theo công ty).

Bước 3: Công ty du lịch chuẩn hóa hồ sơ và nộp cho cơ quan lãnh sự.

Bước 4: Chờ xét duyệt (thường 5–7 ngày làm việc).

Bước 5: Nhận kết quả visa cả đoàn.

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ trước bao lâu?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước 1-2 tháng để có đủ thời gian thu thập giấy tờ cá nhân, giấy tờ doanh nghiệp, ký duyệt nội bộ và để công ty du lịch rà soát, tránh thiếu sót.

Mùa cao điểm (Tết, lễ, hè) có thể khiến thời gian xét duyệt lâu hơn, nên việc chuẩn bị sớm càng quan trọng.

5. Một số thắc mắc thường gặp

1. Thời gian xét duyệt visa Nhật Bản là bao lâu?

Thời gian xét duyệt tối thiểu là 08 ngày kể từ ngày kế tiếp sau khi hồ sơ được tiếp nhận. Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài đến vài tuần tùy từng trường hợp hoặc tùy vào lượng hồ sơ tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán.

Thời gian làm việc của cơ quan tiếp nhận hồ sơ là từ thứ 2 đến thứ 6, 8h30 – 16h45.

2. Chi phí xin visa đoàn là bao nhiêu?

Phí visa đã bao gồm trong giá tour của công ty du lịch, bạn không phải trả thêm phí lãnh sự riêng. Tuy nhiên, theo quy định từ ngày 01/04/2023, mức phí cho thị thực nhập cảnh một lần là 520.000 VND (Lưu ý: Lệ phí không được hoàn lại nếu bị từ chối)

3. Nếu rớt visa đoàn thì có xin lại được không?

Hoàn toàn có thể xin lại. Quan trọng là cần biết lý do bị từ chối (thông qua công ty du lịch) để điều chỉnh hồ sơ cho lần sau.

4. Vì sao không dùng visa tự túc cho nhân viên đi cùng công ty?

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng nhân viên có thể tự xin visa riêng lẻ cho dễ, nhưng điều đó không phù hợp khi tổ chức tour tập thể, vì:

Visa đoàn dễ xin hơn (đã có bảo lãnh và hồ sơ doanh nghiệp rõ ràng)
Nhân viên không cần chuẩn bị quá nhiều giấy tờ cá nhân cũng như không cần phải phỏng vấn.
Quản lý đoàn thuận tiện và theo đúng quy định của LSQ Nhật.
Tỷ lệ đậu cao hơn

Một số công ty cố xin visa tự túc cho nhân viên đi chung nhưng rủi ro rớt cao hơn và lộ trình thường không khớp, gây khó khăn khi xuất nhập cảnh.

5. Có thể tách đoàn hoặc đổi lịch trình sau khi được cấp visa không?

Không được tách đoàn hoặc đổi lịch trình sau khi được cấp visa. Hồ sơ cần thông tin rõ ràng, thống nhất giữa các thành viên. Do đó, doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị tour uy tín để tăng tỷ lệ xét duyệt.

6. Kết luận

Xin visa du lịch Nhật Bản theo đoàn công ty sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lên kế hoạch sớm và tổ chức quy trình rõ ràng. Việc hỗ trợ người lao động trong quá trình xin visa không chỉ đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của doanh nghiệp đối với phúc lợi tập thể.