Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

VCA HIEN ACC

7 thg 1, 2026

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này thường gặp nhiều sai sót, gây mất thời gian, rủi ro pháp lý, và thậm chí bị xử phạt. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các lỗi phổ biến, quy trình khắc phục, và những lưu ý cần thiết để thực hiện quyết toán thuế chính xác, hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của quyết toán thuế TNCN

Quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để cá nhân và doanh nghiệp kiểm tra, điều chỉnh số thuế đã nộp, đảm bảo không bị truy thu hoặc phạt do sai sót. Theo Luật Quản lý thuế 2019, việc kê khai và nộp thuế đúng hạn giúp tránh các khoản phạt hành chính, đồng thời đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu nộp thừa. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu thông tin hoặc hiểu sai quy định, dẫn đến sai sót trong hồ sơ quyết toán. Phần tiếp theo sẽ phân tích chi tiết các lỗi phổ biến, nguyên nhân, và cách khắc phục để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Quá trình quyết toán thuế TNCN đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ. Dựa trên phân tích từ các nguồn thông tin đáng tin cậy như thuvienphapluat.vn, luatvietnam.vn, và thực tiễn áp dụng, dưới đây là những sai sót thường gặp khi thực hiện quyết toán thuế TNCN

2. Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCNKhai sai hoặc thiếu mã số thuế cá nhân

Một trong những lỗi phổ biến nhất là khai sai hoặc thiếu mã số thuế cá nhân trên bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN. Theo Công văn số 2496/TCT-KTNB ngày 08/06/2017 của Tổng cục Thuế, lỗi này thường xảy ra khi doanh nghiệp không kiểm tra kỹ thông tin người lao động trước khi nộp hồ sơ. Hậu quả là doanh nghiệp có thể bị xếp vào nhóm rủi ro cao, dẫn đến việc bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc xử phạt theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019. Để khắc phục, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng danh sách mã số thuế của người lao động, bổ sung thông tin còn thiếu, và nộp lại tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN kèm bảng kê điều chỉnh. Quy trình này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc phạt.
Sai sót trong việc kê khai thu nhập chịu thuế

Nhiều doanh nghiệp bỏ sót các khoản thu nhập chịu thuế như tiền thưởng, phụ cấp, hoặc thu nhập từ hợp đồng ngắn hạn, dẫn đến số thuế nộp thấp hơn thực tế. Theo Điều 10 và Điều 11 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, tất cả các khoản thu nhập chịu thuế, bao gồm cả thu nhập không thường xuyên, phải được tổng hợp đầy đủ. Sai sót này thường xuất phát từ việc không đối chiếu kỹ bảng lương hoặc thiếu hiểu biết về các khoản thu nhập chịu thuế. Để khắc phục, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng bảng lương, hợp đồng lao động, và các chứng từ liên quan để đảm bảo không bỏ sót khoản thu nhập nào. Nếu phát hiện sai sót, cần lập tờ khai bổ sung theo mẫu 01/KHBS và nộp lại theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, kèm theo công văn giải trình chi tiết.
Nộp hồ sơ sai cơ quan thuế

Việc nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN sai cơ quan thuế là lỗi phổ biến, đặc biệt đối với cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn. Theo Luật Quản lý thuế 2019, cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú, trong khi tổ chức trả thu nhập nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lỗi này có thể dẫn đến việc hồ sơ không được xử lý, gây chậm trễ hoàn thuế hoặc bị truy thu. Để khắc phục, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần gửi công văn đề nghị hủy tờ khai sai theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, sau đó nộp lại hồ sơ đúng cơ quan thuế. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như chứng minh nhân dân, hợp đồng lao động, và chứng từ khấu trừ thuế là rất quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Sai sót trong đăng ký giảm trừ gia cảnh

Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh không đúng quy định, chẳng hạn như thiếu giấy tờ chứng minh người phụ thuộc hoặc khai sai số lượng người phụ thuộc, là lỗi thường gặp. Theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ gia cảnh hiện hành là 11 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Lỗi này thường xảy ra do doanh nghiệp hoặc cá nhân không nắm rõ quy định về giấy tờ cần thiết, như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, hoặc giấy xác nhận tình trạng thu nhập của người phụ thuộc. Để khắc phục, cần rà soát và bổ sung đầy đủ hồ sơ theo mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN, đồng thời nộp tờ khai bổ sung nếu cần. Doanh nghiệp cũng nên lưu trữ các giấy tờ này để phục vụ kiểm tra từ cơ quan thuế.
Hồ sơ quyết toán không khớp với tờ khai tháng/quý

Một lỗi nghiêm trọng khác là chỉ tiêu Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ (chỉ tiêu [31]) trên tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN không khớp với tổng số thuế đã khấu trừ trên các tờ khai tháng hoặc quý (mẫu 05/KK-TNCN). Theo Công văn 636/TCT-DNNCN, lỗi này có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc xử phạt theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019. Nguyên nhân thường do sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc thiếu đối chiếu số liệu nội bộ. Để khắc phục, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng số liệu từ bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, và các tờ khai tháng/quý trước khi nộp quyết toán. Nếu phát hiện sai lệch, cần lập tờ khai bổ sung và nộp kèm công văn giải trình theo mẫu quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Lỗi kỹ thuật khi nộp tờ khai điện tử

Khi sử dụng phần mềm HTKK hoặc eTax để nộp tờ khai điện tử, nhiều doanh nghiệp gặp lỗi như “thiếu mã loại giấy tờ” hoặc “dữ liệu không hợp lệ”. Theo hướng dẫn từ Cục Thuế TP Hà Nội, lỗi này thường xảy ra do công thức trong cột “mã loại giấy tờ” trên file Excel không được copy đầy đủ hoặc sử dụng phiên bản phần mềm HTKK đã lỗi thời. Để khắc phục, doanh nghiệp cần kiểm tra và copy công thức xuống toàn bộ các dòng trong bảng kê, đồng thời cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK hoặc sử dụng hệ thống eTax. Ngoài ra, việc kiểm tra kỹ định dạng file trước khi tải lên hệ thống sẽ giúp giảm thiểu lỗi kỹ thuật.
Không nộp hoặc nộp chậm hồ sơ quyết toán

Một số cá nhân và doanh nghiệp không nộp hoặc nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNCN, dẫn đến vi phạm hành chính. Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi nộp chậm hồ sơ có thể bị phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng, tùy vào thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm. Nguyên nhân thường do thiếu thông tin về thời hạn nộp (31/3 cho tổ chức, 30/4 cho cá nhân) hoặc không nắm rõ quy định về đối tượng phải quyết toán. Để tránh lỗi này, cần lập kế hoạch nộp hồ sơ sớm, sử dụng lịch nhắc nhở trên hệ thống eTax, và đảm bảo tuân thủ thời hạn quy định. Nếu đã chậm nộp, cần nộp bổ sung kèm công văn giải trình để được xem xét giảm phạt.

3. Quy trình khắc phục sai sót khi quyết toán thuế TNCN

Để đảm bảo quyết toán thuế TNCN diễn ra suôn sẻ, việc khắc phục sai sót cần được thực hiện theo các bước rõ ràng, tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là quy trình chi tiết để xử lý các lỗi phổ biến.

Bước 1: Rà soát và xác định lỗi sai
Trước tiên, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần rà soát toàn bộ hồ sơ quyết toán, bao gồm bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng lao động, và các bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN, 05-3/BK-QTT-TNCN. Việc này giúp xác định chính xác lỗi sai, chẳng hạn như thiếu mã số thuế, sai số liệu thu nhập, hay nộp sai cơ quan thuế. Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, việc tự phát hiện và khắc phục lỗi trước khi cơ quan thuế kiểm tra có thể giảm mức phạt, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ bổ sung
Sau khi xác định lỗi, cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để bổ sung hoặc điều chỉnh. Ví dụ, nếu thiếu mã số thuế, cần đăng ký mã số thuế cho người lao động theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu sai số liệu thu nhập, cần tổng hợp lại bảng lương, hợp đồng lao động, và các chứng từ khấu trừ thuế. Hồ sơ bổ sung bao gồm tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS), bản giải trình khai bổ sung (mẫu 01-1/KHBS), và các tài liệu liên quan như giấy xác nhận thu nhập hoặc giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Bước 3: Nộp hồ sơ bổ sung hoặc hủy tờ khai saiNếu nộp sai cơ quan thuế, cần gửi công văn đề nghị hủy tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, sau đó nộp lại hồ sơ đúng cơ quan thuế quản lý. Đối với các lỗi sai số liệu, cần nộp tờ khai bổ sung và ghi rõ mã giao dịch điện tử của tờ khai lần đầu tại chỉ tiêu [02] trên mẫu 01/KHBS. Quy trình này yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hồ sơ mới không phát sinh thêm sai sót.

Bước 4: Đối chiếu và lưu trữ hồ sơSau khi nộp hồ sơ bổ sung, cần đối chiếu số liệu với cơ quan thuế thông qua hệ thống eTax để xác nhận hồ sơ đã được chấp nhận. Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ các chứng từ như giấy ủy quyền, bảng lương, hợp đồng lao động, và giấy xác nhận thu nhập để phục vụ kiểm tra sau này. Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc không lưu trữ chứng từ có thể dẫn đến xử phạt hành chính, với mức phạt lên đến 8 triệu đồng.

Bước 5: Theo dõi và xử lý thông báo từ cơ quan thuếSau khi nộp hồ sơ, cần theo dõi thông báo từ hệ thống eTax để kiểm tra trạng thái hồ sơ. Nếu nhận được thông báo “iCanhan-Chờ phê duyệt”, cá nhân cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử và bổ sung phụ lục theo hướng dẫn tại Công văn 13762/CTIN-HKDCN ngày 20/11/2023. Việc này giúp hệ thống tự động cập nhật và xử lý hồ sơ nhanh chóng, tránh tình trạng chậm trễ hoặc từ chối hồ sơ.

4. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cần những giấy tờ gì?
Hồ sơ quyết toán bao gồm tờ khai 05/QTT-TNCN (đối với tổ chức) hoặc 02/QTT-TNCN (đối với cá nhân), cùng các bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN, 05-3/BK-QTT-TNCN và các chứng từ như hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế, giấy xác nhận thu nhập. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cần đính kèm đầy đủ các tài liệu này khi nộp hồ sơ điện tử để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Có bị phạt nếu nộp bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN không?

Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu nộp bổ sung tờ khai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể bị phạt 20% số thuế khai thiếu, tối đa 25 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu tự giác khắc phục trước khi cơ quan thuế kiểm tra, mức phạt có thể được giảm nhẹ theo Điều 9 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012.

Cá nhân làm việc tại nhiều nơi có cần tự quyết toán thuế không?
Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên, đặc biệt nếu có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng chưa khấu trừ thuế, phải tự quyết toán thuế theo Công văn 13762/CTIN-HKDCN. Cần tổng hợp tất cả thu nhập chịu thuế, bao gồm cả thu nhập từ hợp đồng ngắn hạn, và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú trước ngày 30/4.
Thông tin khác