Cách xử lý mua hàng không có hóa đơn GTGT để được tính chi phí hợp lý

HCM NHUNG ACC

7 thg 1, 2026

Trong thực tế hoạt động sản xuất - kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn GTGT, đặc biệt với các khoản chi nhỏ lẻ, mua của cá nhân hoặc hộ kinh doanh. Nếu xử lý không đúng quy định, những khoản chi này rất dễ bị loại khi quyết toán thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Vậy mua hàng không có hóa đơn GTGT phải xử lý như thế nào cho đúng kế toán - thuế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý, hạch toán và lưu hồ sơ phù hợp với quy định hiện hành.

1. Các trường hợp được chấp nhận mua hàng không có hóa đơn GTGT

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung các quy định về thuế TNDN), doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn GTGT, với điều kiện được phép lập bảng kê theo quy định. Cụ thể bao gồm:

Mua nông sản, lâm sản, thủy sản do người trực tiếp sản xuất, nuôi trồng, đánh bắt bán ra;
Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp, do cá nhân sản xuất thủ công không đăng ký kinh doanh trực tiếp bán ra;
Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác và trực tiếp bán ra;
Mua phế liệu của người trực tiếp thu gom, thu nhặt;
Mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (ngoài các trường hợp nêu trên) có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT theo quy định (hiện hành là 100 triệu đồng/năm).

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi mua hàng không có hóa đơn GTGT

Để các khoản chi mua hàng không có hóa đơn GTGT được cơ quan thuế chấp nhận khi tính chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm:

Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận mua bán;
Bản sao giấy tờ tùy thân của bên bán (CMND/CCCD);
Giấy đề nghị thanh toán;
Giấy báo nợ của ngân hàng (trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt);
Phiếu chi (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt);
Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và chịu trách nhiệm).

3. Lưu ý quan trọng khi xác định chi phí được trừ

Giá mua hàng hóa, dịch vụ phải phù hợp với mặt bằng giá thị trường tại thời điểm mua;
Trường hợp doanh nghiệp kê khai giá mua cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có quyền:
Điều chỉnh lại chi phí theo giá thị trường
Loại phần chênh lệch vượt giá khi tính thuế TNDN.

Lưu ý: Hàng hóa dịch vụ phải có giá bán tương đương trên thị trường. Trường hợp, doanh nghiệp để mức giá cao hơn thị trường, cơ quan Thuế sẽ căn cứ vào mức giá trên thị trường hiện tại để tính lại chi phí tính thuế TNDN. Phần chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua với giá trị thị trường sẽ bị loại, không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính Thuế TNDN.

3. Các trường hợp thực tế hay gặp và cách xử lý theo thông tư mới nhất.

a/ Trường hợp 1: Chi phí thuê xe vận chuyển, chi phí bốc dỡ như xe ôm, xe ba gác của cá nhân không có hóa đơn GTGT.

Thực tế, khoản chi phí này không được coi là chi phí không cần hóa đơn GTGT như quy định bên trên.
Do đó, các bạn khéo léo biến tấu chi phí này từ chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành chi phí nhân công bằng thủ thuật sau:

Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:

Bước 1: Ký hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng, kèm theo chứng minh thư của người cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Thanh toán chi phí cho họ thông qua thanh toán tiền lương. Tiền lương của họ sẽ được đưa vào bảng lương của doanh nghiệp. Thông tin của người lao động này sẽ nằm ở mục lao động thời vụ.
Bước 3: Chi trả lương cho người lao động này, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương.

Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:

Khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ theo quy định phải nộp Thuế TNCN, do vậy, để vừa có thể tính chi phí hợp lý cho doanh nghiệp, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN của cá nhân cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1, bước 2, bước 3: Thực hiện như trường hợp trên
Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10%, phần còn lại chi trả cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó cung cấp cho họ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán Thuế về sau.

Lưu ý: Chứng từ khấu trừ Thuế này, doanh nghiệp có thể đăng ký đặt in hoặc mua của cơ quan Thuế.

Hoặc: không khấu trừ thuế TNCN 10%, chi trả cho họ 100% chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm MST cho họ, và yêu cầu họ làm cam kết tổng thu nhập trong năm không nằm trong diện thu nhập phải nộp thuế TNCN (cam kết 02).

Trong trường hợp này, kinh nghiệm là các bạn nên khấu trừ 10% thuế TNCN của người cung cấp dịch vụ

b/Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê xe ô tô, hoặc máy ủi, máy xúc… của cá nhân (có giá trị lớn)

Chi phí vận chuyển này cũng không được quy định trong thông tư 78 trên, nên các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.

Hồ sơ gồm:

• Hợp đồng giao khoán

• Biên bản nghiệm thu công việc

• Chứng minh thư photo của cá nhân cho thuê

• Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoản).

• Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)

c/Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá nhỏ hơn 100 triệu/năm, hoặc 8,4 triệu/tháng.

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.

Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này”

Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không có hóa đơn GTGT đầu vào. Để được chấp nhận chi phí, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ như sau:

• Hợp đồng thuê nhà

• Chứng minh thư photo của chủ nhà

• Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản).

• Biên bản bàn giao nhà nếu có.

• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC). (Bảng kê này sẽ lưu tại DN để sau này giải trình).

d/ Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá trị lớn hơn 100 triệu/năm và giá trị lớn hơn 8.4 triệu/tháng

Trong trường hợp này, các bạn yêu cầu chủ ra cơ quan Thuế để nộp Thuế thu nhập, sau đó cơ quan Thuế sẽ cấp cho chủ nhà 1 hóa đơn bán lẻ. Hóa đơn này chủ nhà sẽ trao lại cho doanh nghiệp để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Hồ sơ thanh toán trong trường hợp này như trường hợp thuê nhà dưới 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng. Tuy nhiên, bổ sung hóa đơn thuê nhà trên.

e/ Trường hợp 5: Doanh nghiệp mua lại tài sản, công cụ, dụng cụ của cá nhân (ví dụ: xe ô tô) để tiến hành sản xuất kinh doanh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ sau:

• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

• Hợp đồng mua bán xe

• Giấy chứng nhận đăng ký quyền sở hữu mang tên công ty để làm căn cứ hạch toán giá trị tài sản cố định, trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

• Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản).

g/ Trường hợp 6: Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong và ngoài nước với hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng không có hóa đơn GTGT.

Về nguyên tắc, các khoản chi của doanh nghiệp cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội (ví dụ yahoo, facebook, google,…) hoặc các nhà mạng trong và ngoài nước sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chiụ thuế TNDN, nếu các hoạt động quảng cáo này phục vụ hoạt động SXKD của DN và có đầy đủ chứng từ hoặc hoá đơn hợp pháp, hợp lệ.

Có 2 tình huống xảy ra như sau trong thực tế:

Tình huống 1: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp trong nước.

Chứng từ trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ

• Hóa đơn GTGT

• Biên bản nghiệm thu hợp đồng

• Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thanh toán qua ngân hàng)

Tình huống 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp nước ngoài (Quảng cáo Facebook, quảng cáo Google Adwords…).

Thông thường, các nhà mạng/nhà quảng cáo quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam) không có Hợp đồng dạng văn bản giấy và Hoá đơn của Việt Nam mà thường có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo. Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo, và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức, mức tiền chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng,… thì sẽ tiến hành thực hiện (mua) dịch vụ của nhà cung cấp. Do đó, bộ chứng từ cần thiết để DN được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo bản in các điều khoản mà nhà mạng/trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả, phương thức quảng cáo, cách trả tiền, thời gian chạy quảng cáo,…) được Lãnh đạo DN phê duyệt.
Biên cáo nghiệm thu của bộ phận kinh doanh hoặc bằng chứng chứng minh quảng cáo của doanh nghiệp hoàn thành theo hợp đồng trên.
Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của DN chứng minh việc DN thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo;
Tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014 và số Thông tư 103/2014/TT-BTC).

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.