Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để tổ chức tour du lịch Nhật cho nhân viên?

HCM NHUNG ACC

14 thg 1, 2026

Hoạt động tổ chức du lịch cho nhân viên không đơn thuần là hoạt động gắn kết nội bộ mà còn thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp tới đời sống tinh thần của người lao động. Tuy nhiên để chuyến đi diễn ra suôn sẻ doanh nghiệp cần nắm rõ các bước chuẩn bị và những giấy tờ liên quan. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn tổng quan, dễ hiểu dành cho doanh nghiệp lần đầu tổ chức tour du lịch Nhật Bản cho nhân viên.

1. Xác định hình thức tổ chức tour

Bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với doanh nghiệp khi có kế hoạch tổ chức tour du lịch Nhật Bản cho nhân viên là xác định rõ hình thức tổ chức chuyến đi. Việc làm rõ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn về loại visa, quy trình hồ sơ và đơn vị phối hợp thực hiện.

Doanh nghiệp cần thống nhất các nội dung sau:

Mục đích chuyến đi: du lịch, team building, khen thưởng nhân viên, kết hợp tham quan – giao lưu nội bộ.
Số lượng nhân viên tham gia: visa đoàn thường áp dụng cho nhóm từ 5 người trở lên, đi và về cùng nhau.
Thời gian dự kiến: ngày xuất cảnh, ngày về nước, số ngày lưu trú tại Nhật Bản.
Hình thức đi: đi theo tour trọn gói thông qua công ty du lịch bảo lãnh (bắt buộc nếu xin visa đoàn).

Cần lưu ý rằng, trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên đi theo nhóm, visa đoàn là hình thức phù hợp và tối ưu nhất, do thủ tục đơn giản hơn và được công ty du lịch đứng ra bảo lãnh. Doanh nghiệp không thể tự nộp hồ sơ xin visa đoàn trực tiếp cho cơ quan lãnh sự mà phải thông qua đơn vị lữ hành đủ điều kiện.

2. Lựa chọn công ty du lịch bảo lãnh

Visa đoàn đi Nhật bắt buộc phải nộp thông qua công ty du lịch được Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam chỉ định. Doanh nghiệp không thể tự đứng ra nộp hồ sơ.

Do đó, công ty du lịch đóng vai trò:

Tư vấn visa và hình thức tour phù hợp.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cho doanh nghiệp và từng nhân viên.
Xây dựng lịch trình tour, hỗ trợ đặt khách sạn, vé máy bay.
Đại diện nộp hồ sơ và nhận kết quả visa cho cả đoàn.

3. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Khi đứng ra tổ chức tour du lịch Nhật Bản cho nhân viên, doanh nghiệp đóng vai trò là đơn vị bảo trợ về mặt tổ chức. Vì vậy, hồ sơ doanh nghiệp cần thể hiện rõ tính pháp lý, tính minh bạch và sự phê duyệt nội bộ đối với chuyến đi.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Quyết định cử nhân viên tham gia chuyến du lịch.
Danh sách đoàn theo mẫu của công ty du lịch.
Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ phụ trách.
Hợp đồng tour ký kết với công ty du lịch bảo lãnh. Đây là căn cứ chứng minh chuyến đi được tổ chức thông qua đơn vị lữ hành đủ điều kiện, đồng thời thể hiện trách nhiệm của công ty du lịch trong việc bảo lãnh và tổ chức tour.

Trong thực tế, doanh nghiệp không cần trực tiếp làm việc với cơ quan lãnh sự. Toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp sẽ được công ty du lịch bảo lãnh tiếp nhận, rà soát và tổng hợp trước khi nộp. Tuy nhiên, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

4. Hồ sơ nhân viên, doanh nghiệp sẽ hỗ trợ gì?

Nhân viên chủ yếu cung cấp giấy tờ cá nhân, trong đó doanh nghiệp sẽ hỗ trợ các giấy tờ liên quan đến công việc:

Giấy xác nhận đang công tác tại công ty.
Quyết định cử đi (áp dụng cho cả đoàn): Văn bản do doanh nghiệp ban hành, ghi rõ danh sách nhân viên tham gia chuyến du lịch, mục đích chuyến đi (du lịch, team building), thời gian đi – về, đơn vị tổ chức tour và người chịu trách nhiệm. Quyết định này giúp chứng minh chuyến đi có tính tổ chức, được doanh nghiệp phê duyệt chính thức, và thường được sử dụng thay cho việc nộp quyết định riêng lẻ cho từng cá nhân.
Xác nhận thu nhập hoặc bảng lương gần nhất (tùy theo yêu cầu của công ty du lịch bảo lãnh và cơ quan lãnh sự).

5. Chuẩn bị lịch trình chuyến đi

Lịch trình chuyến đi là một trong những nội dung quan trọng nhất trong hồ sơ xin visa đoàn đi Nhật. Đây không chỉ là kế hoạch tham quan mà còn là căn cứ để cơ quan lãnh sự đánh giá mục đích chuyến đi, tính tổ chức và mức độ rõ ràng của đoàn.

Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với công ty du lịch bảo lãnh để xây dựng lịch trình chi tiết và thống nhất, bao gồm:

Thời gian chuyến đi: ngày xuất cảnh và ngày trở về, đảm bảo phù hợp với thời hạn lưu trú của visa đoàn.
Thông tin chuyến bay: số hiệu chuyến bay, sân bay xuất cảnh và nhập cảnh. (có thể cập nhật sau nếu chưa chốt, theo hướng dẫn của công ty du lịch)
Thông tin lưu trú: tên khách sạn, địa chỉ cụ thể, số điện thoại liên hệ trong suốt thời gian ở Nhật.
Lịch trình chi tiết theo từng ngày: địa điểm tham quan, khu vực di chuyển, hoạt dộng chính (tham quan, mua sắm, team buliding..), trình bày rõ ràng và logic.Lưu ý, lịch trình không cần quá chi tiết theo từng giờ, nhưng cần thể hiện rõ đoàn di chuyển ở đâu, làm gì trong từng ngày và phù hợp với thời gian lưu trú đăng ký.

Một lịch trình rõ ràng, hợp lý và thống nhất giữa doanh nghiệp – công ty du lịch – hồ sơ visa sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

6. Thời gian chuẩn bị hợp lý

Để quá trình xin visa và tổ chức chuyến đi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị trước khoảng 1–2 tháng so với ngày dự kiến khởi hành. Đây là mốc thời gian hợp lý, đặc biệt với các đoàn có số lượng nhân viên lớn hoặc lần đầu tổ chức tour Nhật Bản.

Cụ thể, khoảng thời gian chuẩn bị này giúp doanh nghiệp:

Thu thập đầy đủ hồ sơ của từng nhân viên (hộ chiếu, ảnh thẻ, thông tin cá nhân), tránh tình trạng thiếu hoặc sai sót phải bổ sung nhiều lần.
Chuẩn bị và ký duyệt giấy tờ nội bộ như quyết định cử đi, danh sách đoàn, thống nhất đầu mối liên hệ.
Làm việc với công ty du lịch bảo lãnh để xây dựng lịch trình chi tiết, chốt khách sạn, chuyến bay và rà soát hồ sơ theo yêu cầu lãnh sự.
Chủ động xử lý các trường hợp phát sinh, ví dụ nhân viên chưa có hộ chiếu, hộ chiếu sắp hết hạn hoặc cần điều chỉnh thông tin hồ sơ.

Ngoài ra, vào các mùa cao điểm du lịch như Tết, lễ lớn hoặc mùa hè, thời gian xét duyệt visa có thể kéo dài hơn bình thường. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh áp lực gấp rút, đồng thời đảm bảo kế hoạch du lịch không bị ảnh hưởng.

7. Một số lưu ý cho doanh nghiệp

Không nên thay đổi lịch trình hoặc danh sách đoàn sau khi đã nộp hồ sơ visa.
Thông tin trong hồ sơ cần thống nhất giữa doanh nghiệp – nhân viên – công ty du lịch.
Ưu tiên làm việc với công ty du lịch uy tín, có kinh nghiệm xử lý visa đoàn Nhật Bản.

Kết luận

Việc tổ chức tour du lịch Nhật Bản cho nhân viên sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đúng cách. Chủ động về thời gian, phối hợp chặt chẽ với công ty du lịch bảo lãnh và chuẩn bị giấy tờ đầy đủ là chìa khóa để chuyến đi diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn.