Excel không phải nguyên nhân｜Lý do thật sự khiến báo cáo thường xuyên sai và cách dùng Excel đúng

VCA Bích ACC

14 thg 1, 2026

Excel là công cụ quen thuộc trong hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều sai sót trong báo cáo không đến từ thiếu dữ liệu, mà đến từ cách sử dụng Excel chưa đúng. Cùng một file Excel, có người làm báo cáo nhanh – gọn – chính xác, nhưng cũng có người thường xuyên sai số, phải sửa đi sửa lại, thậm chí gây ảnh hưởng đến quyết định quản lý. Vậy dùng Excel đúng cách giúp giảm sai sót trong báo cáo như thế nào? Và đâu là những điểm doanh nghiệp thường làm sai? Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ vấn đề.

1. Sai sót báo cáo thường bắt nguồn từ đâu?

Trước khi nói đến “dùng Excel đúng cách”, cần hiểu vì sao báo cáo hay sai:

Nhập liệu thủ công, copy – paste nhiều lần
Công thức viết vội, thiếu kiểm tra logic
Dữ liệu không đồng nhất (text – number – ngày tháng)
File Excel quá phức tạp, không có cấu trúc rõ ràng
Người lập báo cáo và người kiểm tra không hiểu logic file

Phần lớn lỗi không nằm ở Excel, mà nằm ở cách con người tổ chức và sử dụng Excel.

2. Dùng Excel đúng cách là như thế nào?

Dùng Excel đúng cách không có nghĩa là:

Biết thật nhiều hàm nâng cao

Viết công thức càng dài càng tốt

Mà là:

Tổ chức dữ liệu rõ ràng – nhất quán
Công thức dễ hiểu – dễ kiểm tra
Hạn chế tối đa thao tác thủ công
Dễ bàn giao cho người khác sử dụng

3. Excel giúp giảm sai sót khi dữ liệu được chuẩn hóa

Chuẩn hóa dữ liệu là bước quan trọng nhất

Khi dữ liệu được:

Nhập theo một định dạng thống nhất
Không trộn lẫn số và chữ
Không gộp nhiều thông tin trong một ô

Excel sẽ:

Tính toán chính xác hơn
Hạn chế lỗi sai do định dạng
Giảm nguy cơ hiểu sai số liệu

Ví dụ thực tế: Cùng là “Doanh thu tháng 12”, nhưng:

Người ghi: 12/2025
Người ghi: Tháng 12
Người ghi: 12

Công thức tổng hợp rất dễ sai nếu không chuẩn hóa.

4. Công thức đúng giúp giảm sai sót lặp đi lặp lại

Dùng Excel đúng cách nghĩa là:

Dùng SUMIFS, COUNTIFS, IF… thay vì cộng tay
Tránh sửa số trực tiếp trong ô công thức
Không “chữa cháy” bằng cách gõ lại kết quả

Khi công thức được thiết lập đúng:

Số liệu tự động cập nhật
Giảm sai sót do con người
Báo cáo nhất quán qua nhiều kỳ

Lợi ích lớn: Sai sót không chỉ được sửa một lần, mà được ngăn chặn từ đầu.

5. Excel giúp phát hiện sai sót sớm hơn

Khi dùng Excel có tư duy:

Tách dữ liệu gốc và dữ liệu báo cáo
Dùng cột kiểm tra chéo
So sánh tổng – chi tiết

Bạn có thể:

Phát hiện số liệu bất thường
Nhận ra chênh lệch trước khi nộp báo cáo
Giảm rủi ro khi đối chiếu, quyết toán

Nhiều sai sót nghiêm trọng xảy ra chỉ vì không có bước kiểm tra trong file Excel.

6. File Excel rõ ràng giúp giảm sai sót khi bàn giao

Một file Excel:

Không có chú thích
Công thức chồng chéo
Không ai ngoài người tạo hiểu được

Rất dễ gây sai sót khi:

Có nhân sự mới
Cần kiểm tra lại số liệu cũ
Phải giải trình với quản lý hoặc cơ quan liên quan

Dùng Excel đúng cách là:

File dễ đọc – dễ hiểu – dễ truy vết
Người khác mở file vẫn hiểu logic
Giảm phụ thuộc vào cá nhân

7. Excel đúng cách = giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Sai sót trong báo cáo không chỉ là vấn đề kỹ thuật, mà còn có thể:

Ảnh hưởng đến quyết định tài chính
Gây rủi ro về thuế, kiểm tra, đối soát
Làm mất thời gian sửa chữa và giải trình

Excel, nếu được dùng đúng, chính là tuyến phòng thủ đầu tiên giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát số liệu tốt hơn
Hạn chế rủi ro không đáng có
Nâng cao chất lượng báo cáo

8. Kết luận

Excel không phải nguyên nhân gây sai sót, mà cách sử dụng Excel mới là yếu tố quyết định.
Khi được tổ chức đúng cách, Excel giúp:

Giảm lỗi nhập liệu
Hạn chế sai sót công thức
Phát hiện vấn đề sớm hơn
Nâng cao độ tin cậy của báo cáo

Đầu tư vào cách dùng Excel đúng chính là đầu tư vào sự an toàn và hiệu quả của dữ liệu doanh nghiệp.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.