Doanh nghiệp có còn ‘an toàn’ khi dùng chi phí thuê ngoài cá nhân từ 2026

Trong nhiều năm, thuê ngoài cá nhân (freelancer, cộng tác viên, lao động thời vụ) là giải pháp quen thuộc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và linh hoạt nhân sự. Tuy nhiên, từ giai đoạn 2025–2026, cùng với việc siết chặt quản lý thuế, hóa đơn và dòng tiền, các khoản chi phí thuê ngoài cá nhân đang trở thành “vùng nhạy cảm” trong thanh tra, kiểm tra thuế. Câu hỏi đặt ra là: doanh nghiệp có còn an toàn khi tiếp tục sử dụng hình thức này hay không? 

1. Thuê ngoài cá nhân – vì sao ngày càng bị cơ quan thuế chú ý?

Chi phí thuê ngoài cá nhân thường có các đặc điểm:

• Không có hóa đơn GTGT.

• Thanh toán trực tiếp cho cá nhân.

• Khó chứng minh mối quan hệ lao động – dịch vụ rõ ràng.

Trong bối cảnh cơ quan thuế đẩy mạnh đối chiếu dữ liệu ngân hàng, dữ liệu thuế TNCN và chi phí doanh nghiệp, những khoản chi này rất dễ bị đặt câu hỏi về:

• Tính thực tế phát sinh.

• Tính liên quan đến hoạt động SXKD.

• Nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế TNCN.

2. Quy định hiện hành về chi phí thuê ngoài cá nhân

Theo quy định thuế TNDN và thuế TNCN:

• Doanh nghiệp được tính chi phí thuê ngoài cá nhân nếu:

  • Có hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc.

  • Có chứng từ thanh toán hợp lệ.

  • Có chứng từ khấu trừ và kê khai thuế TNCN theo đúng quy định (thường là 10%).

• Trường hợp không khấu trừ, không kê khai thuế TNCN hoặc hồ sơ không đầy đủ → nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

3. Những rủi ro lớn từ 2026 khi tiếp tục dùng chi phí thuê ngoài cá nhân

Thứ nhất, rủi ro bị coi là chi phí không hợp lệ

Từ 2026, khi dữ liệu thuế được liên thông sâu hơn:

• Doanh nghiệp chi tiền nhưng cá nhân không kê khai thu nhập.

• Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  → Cơ quan thuế có thể loại toàn bộ chi phí khi thanh tra.

Thứ hai, rủi ro bị đánh giá là “lách quan hệ lao động”

Nếu cá nhân:

• Làm việc thường xuyên.

• Nhận tiền đều hàng tháng.

• Chịu sự quản lý như nhân viên.
  → Dễ bị xem là lao động trá hình, doanh nghiệp có thể bị:

• Truy thu thuế TNCN.

• Truy đóng BHXH, BHYT, BHTN.

• Xử phạt hành chính.

Thứ ba, rủi ro từ đối chiếu dữ liệu ngân hàng

Khi cơ quan thuế đối chiếu:

• Dòng tiền chi ra từ tài khoản doanh nghiệp.

• Dòng tiền cá nhân nhận vào.
  → Nếu không khớp với hồ sơ kê khai, doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu giải trình chi tiết.

4. Từ 2026, chi phí thuê ngoài cá nhân nào dễ bị “soi” nhất?

Các khoản chi thường xuyên bị kiểm tra gồm:

• Thuê cá nhân làm marketing, chạy quảng cáo, KOL, content.

• Thuê cộng tác viên bán hàng, telesales.

• Thuê cá nhân tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật.

• Thuê cá nhân làm dịch vụ không có sản phẩm cụ thể.

Đặc điểm chung là giá trị lớn, lặp lại nhiều lần, chứng từ đơn giản.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để vẫn “an toàn” từ 2026?

Chuẩn hóa hồ sơ

• Hợp đồng dịch vụ rõ nội dung công việc, thời gian, kết quả.

• Biên bản nghiệm thu công việc.

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Tuân thủ nghĩa vụ thuế TNCN

• Khấu trừ và kê khai thuế TNCN đầy đủ.

• Cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân đúng hạn.

Xem xét chuyển đổi mô hình

• Với công việc thường xuyên, dài hạn → cân nhắc ký hợp đồng lao động.

• Với dịch vụ chuyên môn → ưu tiên thuê hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp để có hóa đơn hợp lệ.

Kết luận: Từ năm 2026, chi phí thuê ngoài cá nhân không còn là “vùng an toàn” như trước nếu doanh nghiệp thiếu hồ sơ, không tuân thủ nghĩa vụ thuế TNCN và không chứng minh được tính thực tế của giao dịch. Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần chủ động rà soát lại toàn bộ các khoản chi thuê ngoài, chuẩn hóa chứng từ ngay từ 2025 để tránh bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt trong các đợt thanh tra sắp tới.

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: Tổng hợp