Xuất hóa đơn quà tặng khách hàng - Quy định như thế nào?

HCM Linh ACC
11 thg 2, 2026
Trong thực tế kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các chương trình tặng quà tri ân khách hàng, khuyến mại hoặc biếu tặng nhân các dịp lễ, sự kiện. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng và thời điểm lập hóa đơn vẫn là nội dung dễ sai sót, tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính về hóa đơn nếu không thực hiện đúng quy định.
Xuất hóa đơn quà tặng khách hàng

1. Quy định về xuất hóa đơn đối với quà tặng

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hay để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.
Đối với các trường hợp này, kế toán phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự các trường hợp bán hàng bình thường. Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế như đối với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

1.1. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn đầu ra quà tặng

Theo quy định, trên hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng, doanh nghiệp lập đầy đủ các chỉ tiêu như thông thường, lưu ý một số điểm như sau:
Mục “Họ và tên người mua hàng”: Ghi tên người mua hàng hoặc người được tặng.
Mục tên đơn vị: Ghi tên đơn vị nhận hàng quà tặng. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là “Khách hàng không lấy hóa đơn”.
Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Ghi thông tin của bên nhận hàng quà tặng.
Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo: (Hàng cho biếu tặng không thu tiền).
Mục đơn vị tính và số lượng: Ghi như trường hợp hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.
Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng.
Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

1.2. Cách kê khai đối với hàng hóa, dịch vụ là quà tặng

  • Cách kê khai đối với bên thực hiện cho biếu tặng
    • Kê khai đầu vào: Khi mua hàng hóa về để làm quà tặng thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Căn cứ theo Khoản 5, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC).
    • Kê khai đầu ra: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế GTGT như đối với các trường hợp thông thường. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tính tại thời điểm phát sinh.
  • Cách kê khai đối với bên được nhận quà tặng
    • Kể cả trong trường hợp có hóa đơn, bên nhận hàng vẫn không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 
    • Nguyên nhân là do bên nhận không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC.

1.3. Cách hạch toán hàng cho biếu tặng

  • Trường hợp doanh nghiệp mua về thực hiện tặng ngay cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài doanh nghiệp, chưa nhập kho thì hạch toán như sau:
    • Nợ TK 641.
    • Nợ TK 133
    • Có TK: 111, 112, 331
    • Có TK 3331.
  • Trường hợp doanh nghiệp mua hàng về, nhập kho sau đó mới thực hiện tặng thì hạch toán như sau:
    • Nợ TK 641.
    • Có TK: 152, 153, 156
    • Có TK 3331.

2. Xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng khách hàng thì bắt buộc phải lập hóa đơn, kể cả trường hợp không thu tiền.

Đối với trường hợp tặng quà cho nhiều khách hàng, pháp luật cho phép doanh nghiệp lập một hóa đơn tổng cho toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, kèm theo bảng kê danh sách khách hàng nhận quà. Hóa đơn phải ghi rõ nội dung “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm” theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bảng kê phải thể hiện đầy đủ các thông tin như: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; ngày lập; họ tên và chữ ký của người lập bảng kê. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê còn phải thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

3. Thời điểm lập hóa đơn và cách xác định giá tính thuế GTGT đối với quà tặng

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với quà tặng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Nói cách khác, tặng quà ngày nào thì hóa đơn phải được lập đúng ngày đó, không phụ thuộc vào việc đã hay chưa phát sinh dòng tiền. Về giá tính thuế GTGT, khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng được xác định theo giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng. Thuế suất thuế GTGT áp dụng là thuế suất của chính mặt hàng đó theo quy định hiện hành tại thời điểm xuất hóa đơn.

3.1. Vi phạm nhiều hóa đơn trong một vụ việc xử phạt thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm liên quan đến nhiều hóa đơn trong cùng một vụ việc, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Theo đó, cơ quan thuế sẽ xác định số lượng hành vi vi phạm và áp dụng mức phạt tương ứng, nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc xử phạt không vượt quá mức tối đa theo quy định đối với từng hành vi.

Điều này đồng nghĩa với việc nếu doanh nghiệp tặng voucher cho nhiều khách hàng nhưng đồng loạt không lập hóa đơn, rủi ro bị xử phạt sẽ tăng lên đáng kể, đặc biệt trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra và xác định đây là vi phạm có tính hệ thống.

3.2. Mức phạt xuất hóa đơn quà tặng sai thời điểm là bao nhiêu?

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn quà tặng không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo nếu vi phạm 01 số hóa đơn. Trường hợp vi phạm từ 02 số hóa đơn trở lên, mức phạt tiền dao động từ 500.000 đồng đến 30.000.000 đồng, thậm chí có thể lên đến 70.000.000 đồng nếu số lượng hóa đơn lập sai thời điểm lớn. Mức phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức; cá nhân vi phạm cùng hành vi sẽ bị xử phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.

4. Các trường hợp xuất hóa đơn quà tặng

4.1. Xuất hóa đơn quà Tết có được gộp không? 

Theo quy định trên, trường hợp cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ (quà Tết) phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết) kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết).Như vậy, có thể xuất hóa đơn cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ (quà Tết) gộp chung một lần trên tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết) nếu việc tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật. 

Lưu ý: 
  • + Việc biếu tặng phải phù hợp với quy định pháp luật và kèm theo danh sách cho, biếu, tặng.
  • + Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
  • + Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Bên cạnh đó, hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”. 

Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”.

4.2. Tặng voucher cho khách hàng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất.

Theo đó, voucher được xem là một hình thức hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng khách hàng. Vì vậy, trường hợp doanh nghiệp mua voucher và sử dụng voucher này để tặng cho khách hàng thì tại thời điểm tặng, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử.

Tặng voucher cho khách hàng không đơn thuần là hoạt động marketing mà còn là một nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến hóa đơn và nghĩa vụ thuế. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn khi tặng voucher cho khách hàng. Việc không lập hóa đơn đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế và phát sinh các rủi ro pháp lý không đáng có. Do đó, kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ trong trường hợp này.    

Tặng Voucher có xuất hóa đơn không

Kết luận

Như vậy, khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng kèm bảng kê chi tiết nhưng vẫn phải đảm bảo đúng thời điểm lập hóa đơn, đúng giá tính thuế và thuế suất GTGT theo quy định. Việc lập hóa đơn sai thời điểm, dù không phát sinh doanh thu, vẫn có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt khá cao. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khâu lập hóa đơn đối với các chương trình cho, biếu, tặng để hạn chế rủi ro về thuế.
Nguồn:https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/xuat-hoa-don-qua-tang-cho-nhieu-khach-hang-nhu-the-nao-138079750.html

Thông tin khác

Next Post Previous Post