Xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng như thế nào và mức phạt xuất hóa đơn quà tặng sai thời điểm là bao nhiêu?

HCM Linh ACC

11 thg 2, 2026

Trong thực tế kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các chương trình tặng quà tri ân khách hàng, khuyến mại hoặc biếu tặng nhân các dịp lễ, sự kiện. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng và thời điểm lập hóa đơn vẫn là nội dung dễ sai sót, tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính về hóa đơn nếu không thực hiện đúng quy định.

1. Xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng khách hàng thì bắt buộc phải lập hóa đơn, kể cả trường hợp không thu tiền.

Đối với trường hợp tặng quà cho nhiều khách hàng, pháp luật cho phép doanh nghiệp lập một hóa đơn tổng cho toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, kèm theo bảng kê danh sách khách hàng nhận quà. Hóa đơn phải ghi rõ nội dung “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm” theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bảng kê phải thể hiện đầy đủ các thông tin như: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; ngày lập; họ tên và chữ ký của người lập bảng kê. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê còn phải thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Thời điểm lập hóa đơn và cách xác định giá tính thuế GTGT đối với quà tặng

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với quà tặng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Nói cách khác, tặng quà ngày nào thì hóa đơn phải được lập đúng ngày đó, không phụ thuộc vào việc đã hay chưa phát sinh dòng tiền.

Về giá tính thuế GTGT, khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng được xác định theo giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng. Thuế suất thuế GTGT áp dụng là thuế suất của chính mặt hàng đó theo quy định hiện hành tại thời điểm xuất hóa đơn.

3.Xuất hóa đơn quà Tết có được gộp không?

Theo quy định trên, trường hợp cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ (quà Tết) phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết) kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết).Như vậy, có thể xuất hóa đơn cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ (quà Tết) gộp chung một lần trên tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng (quà Tết) nếu việc tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật.

Lưu ý:

+ Việc biếu tặng phải phù hợp với quy định pháp luật và kèm theo danh sách cho, biếu, tặng.
+ Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
+ Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Bên cạnh đó, hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”.

Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”.

4. Mức phạt xuất hóa đơn quà tặng sai thời điểm là bao nhiêu?

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn quà tặng không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo nếu vi phạm 01 số hóa đơn. Trường hợp vi phạm từ 02 số hóa đơn trở lên, mức phạt tiền dao động từ 500.000 đồng đến 30.000.000 đồng, thậm chí có thể lên đến 70.000.000 đồng nếu số lượng hóa đơn lập sai thời điểm lớn. Mức phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức; cá nhân vi phạm cùng hành vi sẽ bị xử phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.

Kết luận

Như vậy, khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng kèm bảng kê chi tiết nhưng vẫn phải đảm bảo đúng thời điểm lập hóa đơn, đúng giá tính thuế và thuế suất GTGT theo quy định. Việc lập hóa đơn sai thời điểm, dù không phát sinh doanh thu, vẫn có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt khá cao. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khâu lập hóa đơn đối với các chương trình cho, biếu, tặng để hạn chế rủi ro về thuế.