Cùng học BOKI 3KYU（簿記3級）. Phần 5. 商品販売 Mua bán hàng hóa (2)
Chào các bạn! Trong bài viết trước của series "Cùng học BOKI 3Kyu", chúng ta đã cùng nhau đặt những viên gạch nền móng đầu tiên cho chủ đề quan trọng nhất kỳ thi: 商品売買 (Nghiệp vụ mua bán hàng hóa) thông qua phương pháp 三分法 (Sanbunpō). Bạn đã biết cách định khoản khi mua hàng (仕入), bán hàng (売上), cũng như cách xử lý công nợ (売掛金, 買掛金) và phiếu mua hàng (商品券).
Tuy nhiên, guồng quay kinh doanh thực tế tại các doanh nghiệp Nhật Bản không phải lúc nào cũng "thuận buồm xuôi gió" như vậy.
Hàng mua về có thể bị lỗi phải trả lại; khách hàng thanh toán sớm nên được giảm giá; hoặc phát sinh chi phí vận chuyển, lưu kho gối đầu... Để xử lý mượt mà các tình huống phát sinh này, bài viết hôm nay – 商品売買2. – sẽ đưa bạn vào sâu hơn các nghiệp vụ thực tế, đồng thời hướng dẫn bạn cách ghi sổ chi tiết (補助簿) và theo dõi tồn kho (商品有高帳) đúng chuẩn BOKI 3級. Hãy cùng AGS bắt đầu ngay nhé!
1. 返品（へんぴん｜henpin）– Trả hàng
Trong thực tế kinh doanh, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những sự cố như: đối tác giao nhầm mã hàng, hàng hóa bị móp méo trong quá trình vận chuyển, hoặc chất lượng không đạt tiêu chuẩn đã cam kết. Lúc này, hành động trả lại hàng (nếu mình là người mua) hoặc bị khách trả lại hàng (nếu mình là người bán) sẽ xảy ra, gọi là 返品（へんぴん）.
Trong cấu trúc BOKI 3級, chúng ta không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu hay giảm trừ chi phí riêng biệt giống như kế toán Việt Nam. Thay vào đó, toàn bộ nghiệp vụ trả hàng sẽ được xử lý bằng kỹ thuật 逆仕訳（ぎゃくしわけ｜Gyaku shiwake）– Hạch toán ngược (Bút toán đảo).
Nghĩa là, ban đầu chúng ta định khoản thế nào, khi trả hàng ta chỉ việc lộn ngược vế với số tiền tương ứng để xóa bỏ phần giá trị đó đi.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp đã mua chịu một lô hàng trị giá 100 từ nhà cung cấp. Sau khi kiểm kho, phát hiện có một phần hàng trị giá 20 bị lỗi nên tiến hành trả lại.
Doanh nghiệp đã mua hàng 100, chưa thanh toán, sau đó trả lại 20.
Phân tích
Khi mua ban đầu:
- Tăng 費用 - Chi phí（仕入 - Mua hàng）
- Tăng 負債 - Nợ phải trả（買掛金 - Phải trả người bán）
- 借方：仕入 - Mua hàng 100
- 貸方：買掛金 - Phải trả người bán 100
- Giảm 費用 - Chi phí（仕入 - Mua hàng）
- Giảm 負債 - Nợ phải trả（買掛金 - Phải trả người bán）
- 借方：買掛金 - Phải trả người bán 20
- 貸方：仕入 - Mua hàng 20
Đảo ngược bút toán ban đầu, hay còn gọi là bút toán ngược - 逆仕訳
Ví dụ 2: Doanh nghiệp bán chịu cho khách một lô hàng trị giá 200. Hôm sau, khách mang trả lại 50 do hàng không đúng màu sắc yêu cầu.
Phân tích:
- Giảm 収益 - Thu nhập（売上 - Doanh thu）
- Giảm 資産 - Tài sản（売掛金 - Phải thu người mua）
Từ việc xác định được ảnh hưởng của giao dịch đến các yếu tố trong BS và PL, giao dịch được 仕訳 như sau:
- 借方：売上 - Doanh thu 50
- 貸方：売掛金 - Phải thu người mua 50
2. 割引（わりびき｜waribiki）– Giảm giá thanh toán
割引 là chiết khấu thanh toán hoặc giảm giá hàng bán.
Ví dụ 3: Khách hàng đang nợ doanh nghiệp khoản 売掛金 trị giá 100. Do khách hàng trả tiền mặt sớm trước hạn, doanh nghiệp quyết định giảm cho khách 5, chỉ thu về 95 tiền mặt.
Phân tích
- Tăng 資産 - Tài Sản, tài khoản 現金 - tiền mặt do nhận tiền thanh toán
- Giảm 資産 - Tải Sản, tài khoản 売掛金 - Phải thu người mua
- Giảm 収益 - Thu nhập（売上 - Doanh thu）（chiết khấu ）
Từ việc xác định được ảnh hưởng của giao dịch đến các yếu tố trong BS và PL, giao dịch được 仕訳 như sau:
- 借方：現金 - Tiền mặt 95
- 借方：売上 - Doanh thu 5貸方：売掛金 - Phải thu người mua - 100
3. 諸掛り・付随費用（しょがかり・ふずいひよう｜shogakari・fuzui hiyō）- Chi phí mua, bán hàng
Khi vận chuyển hàng hóa từ kho người bán đến kho người mua, luôn phát sinh các chi phí phụ trợ như: Phí vận chuyển (送料), Phí bảo hiểm (保険料), Phí bốc dỡ...Trong BOKI, các khoản này được gọi chung là 諸掛り（しょがかり）.
Nguyên tắc xử lý chi phí này phụ thuộc hoàn toàn vào việc: Ai là người chịu chi phí theo thỏa thuận hợp đồng?
Trường hợp 1: 買い手が負担（người mua chịu）
Ví dụ 4: Doanh nghiệp mua một lô hàng giá 100, chịu phí vận chuyển là 10. Tất cả chưa thanh toán. Biết phí vận chuyển do bên chuyển phát độc lập thu.
Công thức quan trọng:
取得原価（しゅとくげんか｜shutoku genka）- Giá vốn
＝ 本体の代金 - Giá mua vào ＋ 仕入諸掛 - Chi phí mua hàng
→ Trong ví trụ trên: Giá vốn hàng mua vào = 100 + 10 = 110
Phân tích
- Tăng 費用- Chi phí（仕入）- Mua hàng 110
- Tăng 負債 - Nợ phải trả（買掛金）- Phải trả người bán 100
- Tăng 負債 - Nợ phải trả（未払金）- Phải trả khác 10
Từ việc xác định được ảnh hưởng của giao dịch đến các yếu tố trong BS và PL, giao dịch được 仕訳 như sau:
- 借方：仕入 - Mua hàng 110
- 貸方：買掛金 - Phải trả người bán 100貸方：未払金 - Phải trả khác 10
Phí vận chuyển chưa trả → dùng 未払金 - Phải trả khác
Không dùng 買掛金 - Phải trả người bán
Trường hợp 2: 売り手が負担
Khi doanh nghiệp là người bán và chúng ta chịu trách nhiệm trả tiền ship cho khách. Khoản phí này được coi là một khoản 費用 (Chi phí vận hành/bán hàng) độc lập, sử dụng tài khoản 発送費（はっそうひ｜Hassōhi - Phí vận chuyển）.
仕訳（bên bán）:
- 借方：発送費 - Phí vận chuyển- 10
- 貸方：現金 - Tiền mặt - 10
4. 前受金・前払金
Trong thực tế, một số trường hợp doanh nghiệp đặt cọc trước để mua hàng hoặc nhận đặt cọc từ người mua. Trong trường hợp đó ta sử dụng 2 tài khoản 前受金 - Thu trước của người mua/Khách hàng ứng trước・前払金 - Ứng trước cho người bán để hạch toán
前受金（まえうけきん｜maeukekin）- Thu trước của người mua/Khách hàng ứng trước
Trường hợp nhận tiền đặt cọc trước khi giao hàng, thì ta sử dụng 前受金 - Thu trước của người mua/Khách hàng ứng trước để hạch toán, vì khi nhận đặt cọc ta có nghĩa vụ trả cho khách hàng trong tương lai nên đây là 1 loại nợ - 負債
Ví dụ 5: nhận 50 tiền đặt cọc cho lô hàng đang trong quá trình sản xuất.
Phân tích:
- Tăng 資産 - Tài Sản（現金 - Tiền mặt）
- Tăng 負債- Nợ phải trả（前受金 - Khách hàng ứng trước）
Giao dịch được 仕訳 như sau：
- 借方：現金 - Tiền mặt - 50
- 貸方：前受金 - Khách hàng ứng trước - 50
Khi giao hàng thì chúng ta sẽ ghi nhận doanh thu:
- 借方：前受金 - Khách hàng ứng trước - 50
- 貸方：売上 - Doanh thu - 50
前払金（まえばらいきん｜maebaraikin）- Ứng trước cho người bán
Trường hợp trả tiền trước cho nhà cung cấp ta sử dụng tài khoản 前払金- Ứng trước cho người bán để ghi nhận. Vì đây là một khoản mình sẽ thu về trong tương lai nên đây là tài khoản thuộc nhóm Tài Sản-資産 .
Phân tích ảnh hưởng đối với bên ứng tiền:
- Tăng 資産 - Tài Sản（前払金 - Ứng trước cho người bán）
- Giảm 現金 - Tiền mặt
Khi nhận hàng:
- 借方：仕入 - Mua hàng
- 貸方：前払金 - Ứng trước cho người bán
5. 補助簿（ほじょぼ｜hojobo）- Sổ phụ. 売掛元帳・買掛元帳 – Quản lý công nợ chi tiết
Trong 商品売買2., ngoài việc ghi nhận vào sổ cái (総勘定元帳), doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi công nợ chi tiết từng đối tác.
Đây là lúc xuất hiện:
- 売掛元帳（うりかけもとちょう｜urikake motochō）- Sổ theo dõi phải thu khách hàng
- 買掛元帳（かいかけもとちょう｜kaikake motochō）- Sổ theo dõi phải trả người bán
1️⃣ Bản chất kế toán
売掛金 và 買掛金 trong sổ cái chỉ cho biết:
- Tổng phải thu
- Tổng phải trả
Nhưng doanh nghiệp cần biết:
- Ai đang nợ bao nhiêu?
- Nợ phát sinh khi nào?
- Đã thanh toán chưa?
Vì vậy phải mở sổ chi tiết theo từng đối tác.
2️⃣ Ví dụ thực tế
Bán hàng:
Cho Công ty A: 100
Cho Công ty B: 200
仕訳 tổng:
- 借方：売掛金 - Phải thu khách hàng 300
- 貸方：売上 - Doanh thu 300
Trong 売掛元帳 - Sổ theo dõi phải thu khách hàng, sẽ ghi nhận tách biệt:
- Công ty A: 100
- Công ty B: 200
Tổng cộng = 300
→ Phải khớp với tổng 売掛金 trong sổ cái.
Sổ phụ và sổ cái số liệu phải khớp nhau, trong tiếng Nhật gọi là: 補助簿と総勘定元帳の一致（いっち｜icchi）
6.人名科目（じんめいかもく｜jinmei kamoku）- Tài khoản theo tên đối tượng
人名科目 là: Tài khoản mở trực tiếp theo tên từng đối tác.
1️⃣ Khi nào dùng 人名科目?
Thường áp dụng khi:
- Doanh nghiệp nhỏ
- Số đối tác không nhiều
- Quản lý trực tiếp từng người
2️⃣ Ví dụ giao dịch
Bán hàng cho 山田商店 100.
仕訳:
- 借方：山田商店 100
- 貸方：売上 100
Ở đây:
山田商店 chính là một tài khoản thuộc nhóm 資産, theo dõi riếng cho khách hàng là 山田商店 .
7. 商品有高帳（しょうひんありだかちょう｜shōhin aridaka chō）- Sổ theo dõi tồn kho
1️⃣ 商品有高帳 là gì?
商品有高帳 là: Sổ theo dõi số lượng và đơn giá của từng lần nhập – xuất hàng hóa.
Nó giúp xác định:
- Giá vốn hàng bán（売上原価）
- Hàng tồn kho cuối kỳ
Trong BOKI 3級, có 2 phương pháp tính giá xuất kho là:
- 先入先出法（さきいれさきだしほう｜sakiire sakidashi hō）- nhập trước xuất trước: qui ước hàng nhập trước sẽ được bán trước để xác định được giá vốn hàng bán
- 平均法（へいきんほう｜heikin hō）- Giá trung bình - Mỗi lần nhập hàng thì giá nhập vào được tính theo phương pháp trung bình để xác định giá vốn hàng bán
2️⃣ Cấu trúc 商品有高帳
Sổ gồm 3 phần: Nhập hàng, Xuất hàng và tồn kho
Trong mỗi giao dịch Xuất, Nhập Tồn cần ghi rõ 3 yếu tố:
- 数量 (すうりょう）- Số lượng
- 単価（たんか）- Đơn giá
- 金額（きんがく）- Số tiền
3️⃣ 先入先出法（FIFO）(Phương pháp Nhập trước - Xuất trước)
Nguyên tắc: Hàng nhập trước → được qui ước là xuất trước.
Ví dụ 6:
Tồn đầu kỳ có 100 sản phẩm đã nhập với giá 10:
Tổng giá trị: 100 cái × 10 = 1,000
Nhập thêm 100 cái với giá 12
Tổng giá trị 100 cái × 12 = 1,200
Tổng tồn: 200 cái
Bán 150 cái.
Tính giá vốn của 150 đơn vị được bán theo phương pháp 先入先出法- FIFO (First in first out) - Nhập trước xuất trước
Phân tích:
Lô hàng nhập trước với đơn giá 10 sẽ được xuất ra trước nên 150 hàng bán ra sẽ gồm 100 sản phẩm đã nhập với đơn giá 10, và 50 sản phẩm đã nhập với đơn giá 50, cụ thể giá trị xuất là:
- 100 cái × 10 = 1,000
- 50 cái × 12 = 600
Giá vốn = 1,600
Tồn cuối là 50 sản phẩm với đơn giá 12 (nhập sau): 50 cái × 12 = 600
4️⃣ 平均法（Phương pháp giá bình quân）
Nguyên tắc: Mỗi lẫn nhập hàng vào kho, thì đơn giá được xác định lại theo phương pháp bình quân gia quyền.
Ví dụ cùng số liệu trên:
- Tổng giá trị tồn: 1,000 + 1,200 = 2,200
- Tổng số lượng: 200
- Đơn giá trung bình:
2,200 ÷ 200 = 11
Mỗi sản phẩm xác định có đơn giá trung bình là 11.
Bán 150 cái, giá vốn được tính như sau: 150 × 11 = 1,650
Giá vốn = 1,650
Tồn kho 50 cái với đơn giá là 11 nên giá trị Tồn kho là: 50 × 11 = 550
Như vậy, trong bài viết này chúng ta đã tiếp tục tìm hiểu các tình huống thực tế thường gặp trong 商品売買 như trả hàng (返品), giảm giá thanh toán (割引), chi phí liên quan đến mua bán hàng (諸掛り), tiền nhận trước – trả trước (前受金・前払金), cũng như cách quản lý công nợ và tồn kho thông qua các loại sổ chi tiết.
Đây là những kiến thức quan trọng giúp người học hiểu rõ hơn cách dòng tiền và hàng hóa vận động trong hoạt động kinh doanh thực tế.
Việc nắm vững các nghiệp vụ này không chỉ giúp bạn làm tốt các bài tập trong Boki 3級, mà còn tạo nền tảng quan trọng khi làm việc thực tế trong lĩnh vực kế toán.
Trong Phần 6 của series, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về 現金預金（Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng） – một trong những nhóm tài khoản cơ bản và xuất hiện rất thường xuyên trong các giao dịch kế toán.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn: Tổng hợp
