Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN (Cập nhật năm 2026) – Những lỗi doanh nghiệp hay mắc
Trong bối cảnh hệ thống pháp luật thuế Việt Nam đang có những bước chuyển mình mạnh mẽ với Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025 (có hiệu lực cho kỳ tính thuế 2026), việc nắm vững các khoản chi phí không được trừ là "lá chắn" quan trọng nhất để doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu và phạt nặng.
Dưới đây là tổng hợp chi tiết các lỗi phổ biến và căn cứ pháp lý mới nhất áp dụng cho năm 2026.
1. Điều kiện chung để chi phí ĐƯỢC TRỪ (Cập nhật 2026)
Trước khi đi vào các lỗi, hãy nhớ "quy tắc vàng" 3 điều kiện (theo Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15):
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (Lưu ý: Ngưỡng này đã được siết chặt so với mức 20 triệu đồng trước đây tại một số văn bản hướng dẫn mới như Công văn 1619/CT-CS 2026).
2. Những lỗi doanh nghiệp thường mắc và các khoản chi không được trừ
Nhóm 1: Chi phí tiền lương, tiền công và phụ cấp
Đây là nhóm dễ bị "nhấc" ra khỏi chi phí hợp lý nhất do thiếu chặt chẽ về hồ sơ.
- Lỗi thường gặp: Chi lương nhưng không thực trả, hoặc trả lương cho thành viên Hội đồng quản trị không trực tiếp điều hành.
- Chi phí liên quan không được trừ theo quy định 2026:
- Tiền lương, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.
- Tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định của Bộ luật Lao động (thông thường không quá 200-300 giờ/năm tùy ngành nghề).
- Các khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt mức quy định (thường là trên 3 triệu đồng/tháng/người).
Nhóm 2: Chi phí lãi vay (Đặc biệt lưu ý Giao dịch liên kết)
- Lỗi thường gặp: Vốn điều lệ chưa góp đủ nhưng vẫn tính lãi vay vào chi phí.
- Chi phí liên quan không được trừ theo quy định 2026:
- Phần vốn điều lệ còn thiếu: Lãi vay tương ứng với phần vốn góp chưa đủ theo tiến độ trên giấy phép sẽ bị loại 100%.
- Khống chế EBITDA: Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ không quá 30% tổng lợi nhuận thuần (EBITDA). Phần vượt quá sẽ bị loại hoặc chuyển sang kỳ sau theo lộ trình quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP (và các văn bản sửa đổi bổ sung năm 2025-2026).
Nhóm 3: Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
- Lỗi thường gặp: Khấu hao nhanh quá mức hoặc khấu hao xe ô tô vượt định mức.
- Chi phí liên quan không được trừ theo quy định 2026:
- Xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: Phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính khấu hao vào chi phí được trừ (trừ DN kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn).
- Khấu hao đối với TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc không dùng cho sản xuất kinh doanh.
Nhóm 4: Các khoản phạt và chi phí thiếu chứng từ thanh toán
- Lỗi thường gặp: Doanh nghiệp dùng tiền mặt trả cho các hóa đơn lớn hoặc tính cả tiền phạt vi phạm hành chính vào chi phí.
- Chi phí liên quan không được trừ theo quy định 2026:
- Tiền phạt: Phạt vi phạm hành chính, phạt luật giao thông, phạt chậm nộp thuế... tuyệt đối không được trừ. (Chỉ tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế mới được cân đối giữa thu và chi).
- Thanh toán tiền mặt: Các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm VAT) nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ bị loại toàn bộ chi phí.
Chú ý: Chia nhỏ hóa đơn để lách luật (vẫn có thể bị loại nếu cơ quan thuế phát hiện)
3. Danh sách các khoản chi không được trừ điển hình
- Chi tài trợ không đúng đối tượng (chỉ được trừ nếu tài trợ giáo dục, y tế, nhà đại đoàn kết, khắc phục thiên tai theo hồ sơ mẫu).
- Trích trước chi phí Trích trước nhưng thực tế cuối năm chưa chi hết hoặc không có chứng từ.
- Lỗ chênh lệch tỷ giá Chỉ loại lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền mặt, nợ phải thu cuối năm.
- Thuế GTGT đầu vào Đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế thì không được tính vào chi phí TNDN.
- Chi trang phục Phần chi bằng tiền mặt vượt quá 5 triệu đồng/người/năm
4. Dẫn chứng pháp luật áp dụng cho năm 2026
Để đảm bảo tính chính xác khi quyết toán thuế năm 2026, kế toán và chủ doanh nghiệp cần bám sát các văn bản sau:
- Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15: Văn bản gốc điều chỉnh toàn bộ hoạt động thuế TNDN từ năm 2025.
- Nghị định 20/2026/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN và các chính sách ưu đãi cho DN nhỏ và vừa.
- Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính (ban hành tháng 03/2026): Quy định chi tiết về các mẫu biểu hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và định mức khấu hao.
- Luật Lao động hiện hành: Để xác định giới hạn giờ làm thêm và các khoản phụ cấp lương.
5. Lời khuyên để tránh bị loại chi phí
- Số hóa chứng từ: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để đảm bảo tính minh bạch và tra cứu dễ dàng.
- Rà soát định kỳ: Mỗi quý nên rà soát lại các tài khoản chi phí (loại 6) để lọc ra các khoản không có hóa đơn hoặc chi bằng tiền mặt sai quy định.
- Chặt chẽ hợp đồng lao động: Đừng ghi chung chung "thưởng theo kết quả kinh doanh", hãy ghi rõ "thưởng 1 tháng lương nếu đạt KPI X" trong quy chế của công ty.
- Sử dụng dịch vụ tư vấn từ đơn vị chuyên nghiệp.
- Cập nhật thường xuyên quy định từ Tổng cục Thuế.
Kết luận: Thuế TNDN năm 2026 đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về chứng từ thanh toán và đối tượng chi. Việc nắm vững các "điểm đen" về chi phí không được trừ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hợp pháp và an toàn.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Thông tin khác
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/cong-viec-phap-ly/cac-khoan-chi-khong-duoc-tru-khi-xac-dinh-thu-nhap-chiu-thue-tndn-2026-509.html
