Tổng hợp các hàm Excel kế toán thường dùng.

HCM-HANG-ACC

15 thg 4, 2026

Trong công việc kế toán, Excel gần như là công cụ không thể thiếu, hỗ trợ xử lý dữ liệu, tính toán và lập báo cáo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để sử dụng Excel một cách tối ưu, kế toán không chỉ cần biết nhập liệu mà còn phải nắm vững các hàm cơ bản và nâng cao thường xuyên được sử dụng trong công việc. Trên thực tế, có rất nhiều hàm Excel khác nhau, nhưng không phải hàm nào cũng cần thiết đối với kế toán. Việc lựa chọn và sử dụng đúng các hàm quan trọng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tổng hợp những hàm Excel kế toán thường dùng nhất, kèm theo cách áp dụng đơn giản để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào công việc thực tế.

1. Hàm tính tổng trong excel ( SUM)

Hàm SUM dùng để tính tổng giá trị trong một phạm vi cụ thể. Rất hữu ích trong việc cộng dồn doanh số bán hàng, chi phí, v.v.

Công thức:

=SUM(Number1,Number2,Number3)
Trong đó:

Number1,Number2,Number3: là giá trị các số hạng cần tính tổng
Kết quả của hàm SUM là tổng các giá trị được chọn.

2. Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Hàm tính giá trị trung bình của các số trong một phạm vi nhất định. Thường được sử dụng để tính trung bình thu nhập hoặc chi phí.

Công thức:

=AVERAGE(number1,number2,…)
Với:

number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
number2,… (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255.

Ví dụ minh họa: Tính lương trung bình của 1 cá nhân theo các thông tin bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C14:C15) và nhận được kết quả là giá trị trung bình của 12 tháng lương.

3. Hàm tìm kiếm VLOOKUP

Hàm tìm kiếm và trả về giá trị từ một bảng dựa trên giá trị khóa theo chiều dọc. Đây là hàm rất hữu ích trong việc truy xuất thông tin chi tiết về khách hàng, sản phẩm hoặc nhân viên từ bảng dữ liệu lớn.

Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Trong đó: Lookup_value:

Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

+ Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

+ Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Ví dụ minh họa:

Tìm tên của khách hàng dựa theo mã khách hàng cùng các thông tin bên dưới, ta có công thức =VLOOKUP(F13,E5:F9,2,0) , cụ thể theo hình minh họa dưới đây:

4. Hàm IF

Hàm IF trong Excel là một hàm logic rất hữu ích trong kế toán để kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.

Công thức hàm IF:

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Trong đó:

logical_test: Điều kiện mà bạn muốn kiểm tra (ví dụ: A1 > 100).
value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.

5. Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu dựa trên một điều kiện nhất định. Trong kế toán, hàm SUMIF có thể được sử dụng để tính tổng các khoản chi hoặc thu dựa trên những tiêu chí nhất định.

Công thức hàm SUMIF:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Trong đó:

range: Phạm vi chứa các điều kiện để kiểm tra.
criteria: Tiêu chuẩn hoặc điều kiện để áp dụng cho phạm vi. Điều kiện này có thể là số, biểu thức, hoặc chuỗi ký tự.
sum_range (tùy chọn): Phạm vi các ô mà bạn muốn tính tổng. Nếu không được chỉ định, Excel sẽ tính tổng các giá trị ngay trong phạm vi range.

6. Hàm đếm có điều kiện COUNTIF

Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị dựa trên một điều kiện nhất định trong một phạm vi cụ thể. Đây là một công cụ rất hữu ích trong việc phân tích dữ liệu khi bạn cần biết có bao nhiêu mục thỏa mãn một tiêu chí nhất định.

Công thức của hàm COUNTIF:

=COUNTIF(range, criteria) Trong đó:

range: Phạm vi các ô mà bạn muốn áp dụng điều kiện đếm.
criteria: Điều kiện mà các ô trong phạm vi phải thỏa mãn để được đếm.

7. Hàm LEFT, RIGHT

Trong Excel, các hàm LEFT và RIGHT là những công cụ hữu ích để trích xuất các ký tự từ bên trái hoặc bên phải của một chuỗi văn bản. Đây là hai trong số các hàm thao tác chuỗi cơ bản nhất và thường xuyên được sử dụng trong việc xử lý dữ liệu văn bản.

Công thức của hàm LEFT:

=LEFT(text, [num_chars])
Trong đó:

text: Chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất các ký tự.
num_chars (tùy chọn): Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ phía bên trái của chuỗi. Nếu không được chỉ định, giá trị mặc định là 1.

8. Hàm INDEX / MATCH

Hàm INDEX và MATCH là một cặp hàm mạnh mẽ trong Excel, được sử dụng để truy xuất dữ liệu từ một bảng theo cách linh hoạt. Khi kết hợp với nhau, chúng cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu trong bất kỳ hướng nào, không chỉ từ trái sang phải như hàm VLOOKUP. Điều này làm cho chúng trở nên rất hữu ích trong việc xử lý các bảng dữ liệu phức tạp.
Công thức của hàm INDEX:

=INDEX(array, row_num, [column_num])
Trong đó:

array: Phạm vi hoặc mảng bạn muốn truy xuất dữ liệu.
row_num: Số thứ tự hàng mà từ đó bạn muốn truy xuất giá trị.
column_num (tùy chọn): Số thứ tự cột mà từ đó bạn muốn truy xuất giá trị. Nếu không được chỉ định, mặc định sẽ là cột đầu tiên.

Công thức của hàm MATCH:

= MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:

Lookup_value (giá trị tìm kiếm): Giá trị muốn tra cứu trong mảng tìm kiếm. Đây là giá trị bắt buộc phải có để hàm có thể thực hiện thành công.
Lookup_array (mảng tìm kiếm): Mảng hoặc phạm vi các ô tìm kiếm. Đây cũng là giá trị bắt buộc phải có để thực hiện tra cứu.
Match_type (kiểu khớp): Kiểu tìm kiếm / kiểu khớp. Giá trị này không bắt buộc, có thể bỏ qua. Giá trị này bao gồm

Việc thành thạo các hàm Excel không chỉ giúp kế toán xử lý công việc nhanh hơn mà còn góp phần giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong từng con số. Dù có rất nhiều hàm trong Excel, nhưng chỉ cần nắm vững những hàm cơ bản và thường dùng, bạn đã có thể tối ưu đáng kể hiệu suất làm việc hàng ngày. Trong quá trình làm việc, điều quan trọng không chỉ là biết công thức mà còn là hiểu cách áp dụng linh hoạt vào từng tình huống cụ thể. Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng thành thạo và tự tin hơn khi xử lý các bảng dữ liệu phức tạp.