Không Chốt Sổ BHXH Từ 10/9/2026 Bị Phạt Bao Nhiêu?
Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ việc là trách nhiệm của người sử dụng lao động nhằm bảo đảm quyền lợi về BHXH và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật. Nếu không thực hiện đúng, chậm xác nhận quá trình tham gia BHXH, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thiện hồ sơ để hưởng các chế độ liên quan. Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định mức xử phạt đối với nhiều hành vi vi phạm trong lĩnh vực BHXH, trong đó có hành vi không thực hiện thủ tục xác nhận quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Vậy mức phạt cụ thể là bao nhiêu và cần lưu ý những gì để tránh vi phạm? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Từ 10/9/2026, không chốt sổ BHXH cho người lao động bị phạt bao nhiêu tiền?
Việc hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Đây là căn cứ để người lao động hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp cũng như thực hiện các thủ tục liên quan đến quá trình tham gia BHXH. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định, không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo điểm c khoản 3 Điều 48 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, người sử dụng lao động có hành vi không cung cấp giấy tờ về việc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc cho người lao động trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nghỉ việc; hoặc không thực hiện thủ tục xác nhận việc đóng bảo hiểm thất nghiệp để người lao động kịp thời hoàn thiện hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Đối với cá nhân là người sử dụng lao động, mức phạt được áp dụng từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tổng mức phạt không vượt quá 75.000.000 đồng.
Đối với tổ chức, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Theo đó, tổ chức vi phạm sẽ bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm, với tổng mức phạt tối đa không quá 150.000.000 đồng.
Có thể thấy, quy định mới đã nâng cao trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc hoàn tất thủ tục về BHXH và BHTN khi người lao động nghỉ việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động cung cấp đầy đủ giấy tờ chấm dứt hợp đồng, đồng thời thực hiện kịp thời thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm để người lao động không bị gián đoạn quyền lợi và doanh nghiệp cũng tránh được các khoản xử phạt theo quy định của pháp luật.
II. Những hành vi bị xử phạt cùng mức với hành vi không chốt sổ BHXH
Ngoài hành vi không thực hiện thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm để người lao động hoàn thiện hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp, điểm c khoản 3 Điều 48 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định nhiều hành vi vi phạm khác áp dụng cùng khung xử phạt. Theo đó, cá nhân vi phạm có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm và tổ chức bị phạt gấp 02 lần mức phạt của cá nhân.
Một trong những hành vi bị xử phạt là việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc bảo hiểm thất nghiệp cho người không thuộc đối tượng tham gia theo quy định của pháp luật. Việc xác định sai đối tượng tham gia không chỉ làm phát sinh chi phí không cần thiết mà còn ảnh hưởng đến công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội.
Người sử dụng lao động cũng bị xử phạt nếu không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ thông tin về bảo hiểm xã hội của người lao động khi tổ chức công đoàn yêu cầu. Quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch trong việc thực hiện chính sách bảo hiểm và tạo điều kiện để tổ chức công đoàn bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt khi không trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 khi người lao động có yêu cầu. Mặc dù từ năm 2026, sổ bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai rộng rãi, nhưng người tham gia vẫn có quyền đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bản giấy và người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm liên quan.
Một hành vi khác cũng thuộc diện xử phạt là không chi trả chế độ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp cho người lao động trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận tiền trợ cấp do cơ quan bảo hiểm xã hội chuyển đến. Việc chi trả kịp thời có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ người lao động phục hồi sức khỏe và ổn định cuộc sống.
Ngoài ra, người sử dụng lao động còn bị xử phạt nếu không giới thiệu người lao động đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa theo quy định tại Điều 47 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Điều 65 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Đây là thủ tục cần thiết để người lao động được xác định mức suy giảm khả năng lao động và hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định.
Đáng chú ý, hành vi thường được gọi là “không chốt sổ BHXH” thực chất bao gồm việc không cung cấp giấy tờ về chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc cho người lao động trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nghỉ việc; đồng thời không thực hiện thủ tục xác nhận quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp để người lao động kịp thời hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Nếu doanh nghiệp chậm thực hiện hoặc không thực hiện các thủ tục này, người lao động có thể mất thời gian bổ sung hồ sơ, thậm chí ảnh hưởng đến quyền hưởng trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật.
Có thể thấy, các hành vi nêu trên đều liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của người lao động trong quá trình tham gia và thụ hưởng chính sách bảo hiểm xã hội. Vì vậy, người sử dụng lao động cần thường xuyên rà soát, thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro về xử phạt hành chính.
III. Sổ bảo hiểm xã hội được dùng để làm gì?
Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là giấy tờ quan trọng ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH của người lao động. Đây không chỉ là căn cứ để xác định quyền lợi về BHXH mà còn giúp cơ quan bảo hiểm xã hội và người sử dụng lao động quản lý chính xác quá trình đóng, hưởng của từng người lao động. Vì vậy, việc hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH khi người lao động nghỉ việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi theo quy định của pháp luật.
1. Sổ bảo hiểm xã hội ghi nhận những thông tin gì?
Theo khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động và chứa đựng các thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận quá trình đóng BHXH, quá trình hưởng và giải quyết các chế độ BHXH cùng các thông tin cần thiết khác có liên quan.
Những thông tin này là cơ sở để xác định thời gian tham gia BHXH, mức đóng, mức hưởng và các quyền lợi của người lao động trong suốt quá trình làm việc. Khi người lao động chuyển nơi làm việc hoặc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ BHXH, dữ liệu trên sổ BHXH sẽ được sử dụng để đối chiếu và giải quyết quyền lợi theo đúng quy định.
2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp dưới những hình thức nào?
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ BHXH được cấp dưới hai hình thức gồm bản điện tử và bản giấy, trong đó cả hai đều có giá trị pháp lý như nhau.
Việc triển khai sổ BHXH điện tử là một bước tiến trong quá trình chuyển đổi số của ngành BHXH, giúp người lao động dễ dàng tra cứu quá trình tham gia, hạn chế việc thất lạc hoặc hư hỏng sổ giấy. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu của người tham gia, pháp luật vẫn cho phép cấp sổ BHXH bản giấy khi có yêu cầu.
3. Từ khi nào thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử?
Cũng theo khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chậm nhất đến ngày 01/01/2026, việc cấp sổ BHXH được thực hiện bằng bản điện tử. Đối với sổ BHXH bản giấy, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp khi người tham gia BHXH có yêu cầu.
Quy định này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu BHXH trên môi trường điện tử, vừa bảo đảm quyền lựa chọn của người lao động trong trường hợp cần sử dụng sổ BHXH bản giấy để phục vụ các thủ tục theo quy định.
4. Dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội được quản lý như thế nào?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, dữ liệu về sổ BHXH phải được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời, đồng thời được đối chiếu và quản lý theo đúng quy định của pháp luật.
Việc quản lý dữ liệu chính xác giúp hạn chế sai sót về thời gian tham gia, mức đóng hoặc quá trình hưởng BHXH của người lao động. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng để giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác một cách nhanh chóng, minh bạch.
Có thể thấy, sổ BHXH không chỉ là tài liệu ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo đảm quyền lợi về BHXH trong suốt quá trình làm việc. Vì vậy, khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động cần thực hiện đầy đủ các thủ tục xác nhận theo quy định để dữ liệu BHXH được cập nhật chính xác, giúp người lao động thuận lợi khi tiếp tục tham gia hoặc hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
IV. Thu nhập tính đóng bảo hiểm xã hội gồm những khoản nào?
Việc xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của pháp luật mà còn bảo đảm quyền lợi của người lao động khi hưởng các chế độ BHXH. Đây cũng là cơ sở để cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận quá trình tham gia BHXH, phục vụ việc chốt sổ và giải quyết các chế độ bảo hiểm sau này. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các khoản thu nhập phải tính đóng BHXH theo quy định hiện hành.
1. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được quy định như thế nào?
Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng.
Quy định này nhằm bảo đảm việc đóng BHXH được thực hiện thống nhất, đồng thời phản ánh đúng mức thu nhập làm cơ sở tính các chế độ BHXH của người lao động trong quá trình tham gia.
2. Thu nhập tính đóng BHXH gồm những khoản nào?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm các khoản sau:
Mức lương theo công việc hoặc chức danh. Đây là khoản tiền lương chính mà người lao động được hưởng theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, tương ứng với vị trí công việc hoặc chức danh đảm nhiệm.
Phụ cấp lương. Đây là khoản tiền được trả nhằm bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất công việc, mức độ phức tạp của công việc hoặc điều kiện sinh hoạt mà mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa phản ánh đầy đủ.
Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Những khoản bổ sung có tính chất ổn định, được chi trả định kỳ theo thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động cũng thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc theo quy định.
Việc xác định đầy đủ các khoản thu nhập phải tính đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ đóng BHXH, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người lao động khi tính mức hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất.
3. Người lao động ngừng việc thì đóng BHXH như thế nào?
Điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng quy định, trường hợp người lao động ngừng việc nhưng vẫn được hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất, thì người sử dụng lao động và người lao động vẫn phải đóng BHXH theo tiền lương được hưởng trong thời gian ngừng việc.
Quy định này nhằm bảo đảm quá trình tham gia BHXH của người lao động không bị gián đoạn trong thời gian ngừng việc nhưng vẫn được trả lương theo quy định. Đồng thời, việc đóng BHXH đầy đủ trong giai đoạn này cũng giúp người lao động duy trì liên tục thời gian tham gia BHXH, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi khi hưởng các chế độ bảo hiểm hoặc khi thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH sau này.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng các khoản thu nhập làm căn cứ đóng BHXH và thực hiện đóng đầy đủ theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Điều này không chỉ giúp hạn chế các rủi ro pháp lý mà còn bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong suốt quá trình làm việc.
V. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh bị xử phạt từ ngày 10/9/2026?
Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung nhiều quy định xử phạt đối với các hành vi vi phạm trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp. Để bảo đảm quyền lợi của người lao động cũng như hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
1. Hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đúng thời hạn
Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất các thủ tục liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc theo đúng quy định. Đồng thời, người sử dụng lao động phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan trong thời hạn pháp luật quy định để người lao động có cơ sở thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác.
Việc chậm trễ hoặc không cung cấp giấy tờ đúng thời hạn có thể khiến người lao động gặp khó khăn khi làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, đồng thời doanh nghiệp cũng có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
2. Thực hiện xác nhận quá trình đóng BHXH và BHTN kịp thời
Sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định. Đây là căn cứ để người lao động hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, đồng thời bảo đảm quá trình tham gia BHXH được ghi nhận đầy đủ, chính xác.
Việc chậm xác nhận hoặc không thực hiện xác nhận có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và là một trong những hành vi bị xử phạt theo điểm c khoản 3 Điều 48 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
3. Trả sổ BHXH bản giấy khi người lao động có yêu cầu
Theo khoản 1 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mặc dù sổ BHXH điện tử đã được triển khai, người lao động vẫn có quyền yêu cầu được cấp và nhận sổ BHXH bản giấy. Vì vậy, khi có yêu cầu hợp lệ từ người lao động, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện đúng quy định, tránh phát sinh tranh chấp hoặc vi phạm pháp luật.
4. Kiểm tra dữ liệu BHXH trước khi xác nhận
Trước khi thực hiện thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH, doanh nghiệp nên rà soát kỹ các thông tin của người lao động như họ tên, số định danh cá nhân, thời gian tham gia BHXH, mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và quá trình đóng bảo hiểm. Việc kiểm tra kỹ dữ liệu sẽ giúp phát hiện, điều chỉnh kịp thời các sai sót, tránh ảnh hưởng đến việc chốt sổ và giải quyết các chế độ BHXH sau này.
5. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng lao động, quyết định chấm dứt hợp đồng, bảng lương, chứng từ đóng BHXH, hồ sơ điều chỉnh thông tin và các tài liệu liên quan khác theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn là căn cứ để giải trình với cơ quan có thẩm quyền khi có thanh tra, kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp về quyền lợi BHXH của người lao động.
Có thể thấy, việc tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các mức xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP mà còn góp phần bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Chủ động rà soát quy trình, thực hiện đúng thời hạn và lưu trữ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời xây dựng môi trường lao động minh bạch và chuyên nghiệp.
Kết luận
Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định mức xử phạt đối với nhiều hành vi vi phạm trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, trong đó có hành vi không thực hiện thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp và không cung cấp giấy tờ chấm dứt hợp đồng cho người lao động theo đúng thời hạn. Tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm; đối với tổ chức, mức phạt được áp dụng gấp đôi theo quy định.
Để tránh các rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội ngay khi người lao động nghỉ việc, bao gồm hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng, xác nhận quá trình tham gia BHXH và BHTN, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu cũng như lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch, chuyên nghiệp và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động theo quy định của pháp luật.
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/lao-dong-tien-luong/khong-chot-so-bhxh-cho-nguoi-lao-dong-tu-1092026-bi-phat-bao-nhieu-tien-63087.html
