Chi Phí Hợp Lý Hợp Lệ Khi Tính Thuế TNDN – Kế toán Cần Lưu Ý Những Gì?

HCM Dương ACC

30 thg 10, 2025

1. Giới thiệu

Trong công tác kế toán doanh nghiệp, xác định chi phí hợp lý hợp lệ là bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp. Nhiều doanh nghiệp bị truy thu và phạt thuế chỉ vì hạch toán sai hoặc không đủ chứng từ hợp lệ. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy định hiện hành, điều kiện, và các sai phạm thường gặp để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

2. Cơ sở pháp lý

Các quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được quy định tại:

Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 và các luật sửa đổi bổ sung.
Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC, và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Theo đó, doanh nghiệp được trừ các khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, và không thuộc danh mục chi phí bị loại trừ.

3. Ba điều kiện để chi phí được trừ

Một khoản chi được xem là chi phí hợp lý hợp lệ khi đáp ứng đủ ba điều kiện sau:

Điều kiện	Mô tả chi tiết
1. Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động SXKD	Chi phí phục vụ trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp	Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…
3. Thanh toán không dùng tiền mặt (với khoản >20 triệu đồng)	Bắt buộc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc phương thức thanh toán hợp lệ.

4. Các loại chi phí được trừ phổ biến

Dưới đây là những khoản chi thường được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế:

Chi phí nhân công: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp (nếu có quy chế và chứng từ đầy đủ).
Chi phí thuê văn phòng, kho bãi, phương tiện vận chuyển.
Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
Chi phí điện, nước, internet, phần mềm kế toán, bảo trì hệ thống.
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi hợp pháp.
Chi phí đào tạo nhân viên, nâng cao tay nghề.

5. Các khoản chi không được trừ khi tính thuế

Kế toán cần đặc biệt lưu ý các khoản chi bị loại trừ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Khoản chi	Lý do không được trừ
Chi không có hóa đơn chứng từ	Không chứng minh được phát sinh thực tế.
Tiền phạt vi phạm hành chính	Không liên quan đến hoạt động SXKD.
Chi cho cá nhân không có hợp đồng lao động	Không hợp lệ về pháp lý và khấu trừ PIT.
Chi vượt định mức khấu hao, khấu trừ	Không tuân thủ quy định về tài sản cố định.
Chi tiếp khách, quảng cáo vượt 15% tổng chi được trừ	Bị khống chế theo luật cũ (áp dụng cho DN đặc thù).

6. Sai sót thường gặp của kế toán

Không tách riêng chi phí hợp lý và không hợp lý.
Thanh toán tiền mặt trên 20 triệu đồng.
Thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc bảng lương ký nhận.
Ghi nhận sai kỳ kế toán (ví dụ chi phí năm trước hạch toán sang năm sau).
Chi phí liên quan nhiều bộ phận nhưng không phân bổ hợp lý.

7. Mẹo giúp kế toán tránh rủi ro khi quyết toán thuế

Thiết lập checklist chứng từ cho từng loại chi phí.
Lưu trữ hóa đơn điện tử có chữ ký số và mã xác thực hợp lệ.
Phối hợp chặt với phòng mua hàng, hành chính và nhân sự để đối chiếu thông tin.
Kiểm tra lại các khoản chi lớn vào cuối quý để đảm bảo hợp lệ trước khi quyết toán.
Sử dụng phần mềm kế toán có chức năng tự động phân loại chi phí hợp lý.

8. Tình huống thực tế

Một công ty logistics tại TP.HCM bị truy thu hơn 800 triệu đồng tiền thuế TNDN vì chi phí thuê xe vận chuyển không có hợp đồng và thanh toán tiền mặt.

Sau khi bị kiểm tra, cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí này, đồng thời phạt hành chính và tính lãi chậm nộp.

→ Bài học: Dù chi phí có thật, nhưng nếu thiếu chứng từ hoặc thanh toán không đúng quy định, vẫn không được tính là hợp lệ.

9. Kết luận

Việc xác định chi phí hợp lý hợp lệ là nền tảng của công tác kế toán thuế doanh nghiệp. Một hệ thống chứng từ đầy đủ và quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ không chỉ giúp giảm rủi ro thuế mà còn phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.

Kế toán nên thường xuyên cập nhật các quy định mới và chủ động trao đổi với cơ quan thuế hoặc chuyên gia tư vấn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.