Hóa đơn điện tử sai sót: Các trường hợp thường gặp và cách xử lý theo quy định mới năm 2025

1. Nguyên tắc chung khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn chưa cấp mã nhưng đã gửi cho người mua có sai sót, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy thuộc vào tính chất và thời điểm phát hiện sai sót, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức xử lý phù hợp như điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là quy định hiện hành không còn khái niệm “hủy” hóa đơn khi đã gửi cho người mua, thay vào đó là áp dụng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính liên tục và minh bạch của dữ liệu.

2. Phân loại và hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót

Sai sót về thông tin người mua hàng và mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Đây là lỗi phổ biến nhất khi lập hóa đơn điện tử. Trường hợp thường gặp:Ghi sai tên người mua, mã số thuế, địa chỉ.
Nhân viên không kiểm tra kỹ thông tin khách hàng.
Khách hàng cung cấp thông tin không đầy đủ, sai lệch.

Hậu quả: Nếu thông tin không trùng khớp thực tế, doanh nghiệp mua hàng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Sai ngày tháng phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể:Xuất hóa đơn trước khi giao hàng/dịch vụ.
Xuất hóa đơn quá trễ so với ngày phát sinh giao dịch.
Nhập nhầm ngày tháng trên hóa đơn.

Rủi ro:Vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Làm sai lệch kỳ kê khai thuế GTGT.
Có thể bị coi là hóa đơn khống và xử lý theo pháp luật.
Sai lệch về đơn giá, số lượng, thành tiền và thuế suất GTGT

Một số lỗi thường gặp:Ghi sai số lượng, đơn giá, thành tiền.
Áp dụng sai thuế suất GTGT (ví dụ chưa cập nhật kịp chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% từ giữa năm 2025).
Tính sai số tiền thuế GTGT.

Hậu quả:Gây tranh chấp giữa bên bán – bên mua.
Sai lệch số liệu thuế đầu vào – đầu ra.
Bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính.
Xuất nhầm tên đơn vị mua hàng hoặc chi nhánh

Đặc biệt ở doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, thường xảy ra lỗi:Ghi sai tên đơn vị mua hàng.
Ghi nhầm chi nhánh.

Hậu quả: Đơn vị nhận hóa đơn không thể kê khai thuế GTGT đầu vào, không được tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
Hóa đơn điện tử chưa gửi lên hệ thống cơ quan thuế

Theo quy định, sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi lên hệ thống thuế để cấp mã hoặc thông báo phát hành.

Sai sót thường gặp:Đã gửi cho khách nhưng chưa gửi lên cơ quan thuế.

Hậu quả:Hóa đơn không hợp lệ.
Khách hàng không được khấu trừ thuế đầu vào.
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt do vi phạm thời hạn gửi hóa đơn.
Lỗi trùng số hóa đơn hoặc số hóa đơn không liên tục

Nguyên nhân:Quản lý dãy số hóa đơn không chặt chẽ.
Xuất hóa đơn trùng số hoặc để trống số (nhảy số không theo quy luật).

Hậu quả:Mất tính minh bạch.
Cơ quan thuế nghi ngờ, dễ bị kiểm tra.
Khó khăn trong đối chiếu, quản lý dữ liệu hóa đơn.

3. Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý tùy tình huống:Nếu hóa đơn sai sót chưa gửi cho người mua hoặc chưa cấp mã thuế:
→ Doanh nghiệp hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới, không cần biên bản thu hồi.
Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và đã cấp mã:
→ Lập biên bản thu hồi hóa đơn có chữ ký của hai bên.
→ Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:Sai số tiền, thuế suất → lập hóa đơn điều chỉnh.
Sai tên, mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng → lập hóa đơn thay thế.
Nếu sai sót phát hiện sau khi đã kê khai thuế:→ Doanh nghiệp cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT và cập nhật sổ sách kế toán.

4. Lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo việc xử lý được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả:Luôn thông báo cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
Tùy loại sai sót có thể chọn: hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh.
Lưu giữ cả hóa đơn gốc có sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ kiểm tra.
Dùng đúng mẫu số thông báo với cơ quan thuế.
Luôn thông báo cho người mua khi hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Tuân thủ chặt chẽ quy định về giao dịch điện tử và quản lý hóa đơn.

Hóa đơn điện tử sai sót là tình huống rất phổ biến trong hoạt động kế toán – thuế, nhưng nếu nắm đúng quy định và xử lý kịp thời, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được rủi ro vi phạm và bị xử phạt. Việc phân biệt khi nào cần điều chỉnh, khi nào phải hủy hoặc lập hóa đơn mới sẽ giúp quy trình làm việc trở nên chủ động và chính xác hơn.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết. Hy vọng nội dung trên mang lại kiến thức hữu ích cho công việc kế toán – thuế của bạn. Hãy tiếp tục theo dõi AGS để cập nhật thêm nhiều thông tin và cơ hội nghề nghiệp mới nhất!