Khi nào hóa đơn đầu vào bị loại? Checklist 60 giây cho kế toán mới

Hóa đơn đầu vào bị loại là nỗi ám ảnh của mọi kế toán – đặc biệt là người mới. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến VAT không được khấu trừ, chi phí bị loại, kéo theo rủi ro truy thu – phạt – tiền chậm nộp. Để giúp bạn tránh “vấp” những lỗi cơ bản, dưới đây là checklist 60 giây chuẩn nhất năm 2025, dựa trên Luật Thuế GTGT sửa đổi 2024, Nghị định 123/2020, Nghị định 181/2025 và các văn bản đang áp dụng.

1. Hóa đơn bị loại vì thông tin sai, thiếu hoặc không hợp lệ

1.1. Sai tên công ty, sai mã số thuế

• Ghi sai MST, thiếu ký tự, hoặc MST không tồn tại

• Sai tên doanh nghiệp dẫn đến không xác định được chủ thể

Hậu quả: Không được khấu trừ VAT, chi phí bị loại.

1.2. Sai ngày, sai ký hiệu, số hóa đơn trùng

Các lỗi thường gặp:

• Ký hiệu số hóa đơn không đúng định dạng

• Ngày hóa đơn nằm ngoài thời gian hoạt động của doanh nghiệp

• Trùng số hóa đơn (thuế đánh giá rủi ro cao)

1.3. Hóa đơn của doanh nghiệp “ma”

Theo Trạng thái 05 – 06 trên hệ thống thuế:

• Doanh nghiệp ngừng hoạt động

• Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

• Doanh nghiệp bỏ trốn

Tất cả hóa đơn từ đối tượng này đều bị loại.

2. Hóa đơn không phục vụ cho hoạt động SXKD

Đây là lý do bị loại phổ biến nhất.

Ví dụ:

• Công ty sản xuất mua đồ điện tử cho nhân viên dùng

• Công ty thương mại mua mỹ phẩm cho mục đích cá nhân

• Chi phí không liên quan đến doanh thu

Dù hóa đơn có VAT, cũng không được khấu trừ.

3. Hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt vượt ngưỡng 5 triệu

Cập nhật 2025 – NGƯỠNG MỚI: ≥ 5.000.000 đồng

Từ 01/07/2025, theo Luật Thuế GTGT mới:

- Hóa đơn từ 5 triệu trở lên (đã bao gồm VAT) phải thanh toán KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT.

- Nếu thanh toán tiền mặt → bị loại VAT + loại chi phí.

✔ Hình thức thanh toán hợp lệ:

• Chuyển khoản

• Thẻ ngân hàng

• Ví điện tử

• Thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định NHNN

4. Hàng hóa/dịch vụ mua vào không đủ chứng từ kèm theo

Các trường hợp bị loại:

• Không có hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng

• Thiếu biên bản bàn giao, nghiệm thu

• Không có phiếu nhập kho

• Không có chứng minh giao nhận (đặc biệt với mua hàng online)

Thuế sẽ đánh giá giao dịch không có thật → loại 100%.

5. Hóa đơn xuất sai thời điểm

Sai thời điểm là lỗi phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ:

Ví dụ:

• Giao hàng ngày 05/05 nhưng xuất hóa đơn 15/05

• Ký hợp đồng dịch vụ xong nhưng xuất chậm nhiều tháng

Thuế đánh giá rủi ro → KHÔNG cho khấu trừ.

6. Hóa đơn không chứng minh được tính hợp lý – hợp lệ – hợp pháp

3 tiêu chí vàng kế toán phải nhớ:

- Tiêu chí

• Hợp pháp: Phát hành đúng quy định, đúng doanh nghiệp

• Hợp lệ: Đủ nội dung bắt buộc theo Nghị định 123

• Hợp lý: Phục vụ hoạt động SXKD và tạo ra doanh thu

Thiếu 1 trong 3 yếu tố → loại hóa đơn ngay.

7. Checklist 60 giây: Hóa đơn này có hợp lệ không?

Chỉ cần trả lời 6 câu YES/NO:

1. Doanh nghiệp bán có hoạt động hợp pháp?

2. Thông tin trên hóa đơn có đúng – đủ – khớp?

3. Hóa đơn < 5 triệu? Nếu ≥5 triệu → đã thanh toán chuyển khoản?

4. Có hợp đồng/đề nghị mua/biên bản không?

5. Chi phí có phục vụ SXKD không?

6. Chứng từ giao nhận đầy đủ?

Nếu có 1 câu “NO” → Hóa đơn có nguy cơ bị loại.

8. Kết luận

Để tránh rủi ro thuế, kế toán cần:

• Kiểm tra đối tác trước khi mua

• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

• Theo dõi các thay đổi luật thuế (đặc biệt ngưỡng 5 triệu từ 2025)

Một hóa đơn hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của kế toán.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.