Kiểm toán nguồn nhân lực: Định hình quản trị doanh nghiệp
1. Nguồn nhân lực trở thành yếu tố chiến lược trong quản trị doanh nghiệp
Sự phát triển của các mô hình làm việc từ xa và kết hợp đang làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp tổ chức và quản lý nhân sự. Ranh giới giữa nơi làm việc truyền thống và không gian cá nhân ngày càng trở nên linh hoạt, trong khi doanh nghiệp phải đồng thời giải quyết bài toán thu hút nhân tài, giữ chân nhân sự có năng lực và bảo đảm hiệu suất làm việc. Cùng với đó, các yêu cầu về quyền lợi người lao động, bình đẳng trong môi trường làm việc và bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng ngày càng được chú trọng.
Trong bối cảnh này, nguồn nhân lực không còn đơn thuần được nhìn nhận là một khoản chi phí liên quan đến tiền lương và phúc lợi. Nhân sự trở thành một nguồn lực trực tiếp tạo ra giá trị và có ảnh hưởng đến khả năng thực hiện chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là khu vực tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc tuyển dụng không phù hợp, tỷ lệ nghỉ việc cao, chính sách lương thưởng thiếu minh bạch hay môi trường làm việc không lành mạnh đều có thể gây ra những ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của tổ chức.
Theo khung chuẩn mực kiểm toán nội bộ do Viện Kiểm toán nội bộ toàn cầu (IIA) ban hành, phạm vi kiểm toán hiện đại không chỉ tập trung vào tài sản hữu hình, dòng tiền hay báo cáo tài chính mà cần quan tâm đến những nguồn lực và rủi ro có khả năng tác động đến mục tiêu của tổ chức. Từ góc độ này, kiểm toán nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp nhìn nhận các vấn đề nhân sự dưới góc độ quản trị rủi ro, thay vì chỉ xem đây là nhiệm vụ riêng của bộ phận nhân sự.
2. Kiểm toán nguồn nhân lực trước những yêu cầu quản trị mới
Một trong những nội dung ngày càng được quan tâm là việc kiểm tra tính công bằng và minh bạch trong quản trị nhân sự. Doanh nghiệp có thể đã xây dựng các chính sách về đa dạng, công bằng và hòa nhập (DEI), nhưng điều quan trọng là những chính sách này có thực sự được triển khai trong thực tế hay không. Kiểm toán nội bộ có thể xem xét quá trình tuyển dụng, trả lương, đánh giá hiệu suất và cơ hội thăng tiến để phát hiện những dấu hiệu bất bình đẳng hoặc thiên lệch trong quá trình quản lý nhân sự.
Đặc biệt, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào tuyển dụng đang tạo ra một vấn đề mới cho hoạt động kiểm toán. Các thuật toán có thể được sử dụng để sàng lọc hồ sơ và đánh giá ứng viên, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nếu dữ liệu được sử dụng để xây dựng hệ thống đã tồn tại những định kiến nhất định, kết quả của thuật toán cũng có thể tạo ra sự thiên lệch trong tuyển dụng. Do đó, kiểm toán viên không chỉ cần kiểm tra chính sách tuyển dụng mà còn phải quan tâm đến cách doanh nghiệp sử dụng công nghệ và dữ liệu trong quá trình ra quyết định.
Bên cạnh đó, sức khỏe tinh thần và mức độ gắn kết của người lao động cũng cần được đưa vào phạm vi đánh giá rủi ro. Áp lực công việc kéo dài, thiếu cân bằng giữa công việc và cuộc sống hoặc sự thiếu kết nối giữa nhân viên với tổ chức có thể làm gia tăng tình trạng nghỉ việc và giảm hiệu suất. Trong một số trường hợp, sự bất mãn và quá tải còn có thể trở thành yếu tố làm gia tăng nguy cơ sai sót hoặc gian lận. Vì vậy, các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc, tình trạng sử dụng ngày phép hay khiếu nại nội bộ có thể cung cấp thêm thông tin để kiểm toán viên đánh giá sức khỏe của hệ thống nhân sự.
3. Phân tích dữ liệu giúp kiểm toán nhân sự chủ động hơn
Cùng với sự phát triển của công nghệ, phân tích dữ liệu đang mở ra phương pháp tiếp cận mới cho kiểm toán nguồn nhân lực. Thay vì chỉ lựa chọn một số hồ sơ hoặc giao dịch để kiểm tra theo phương pháp truyền thống, kiểm toán viên có thể sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để xử lý một khối lượng lớn thông tin nhân sự. Điều này giúp mở rộng phạm vi kiểm tra và tăng khả năng phát hiện những bất thường mà phương pháp chọn mẫu có thể bỏ sót.
Chẳng hạn, dữ liệu về tiền lương, thời gian làm thêm, nghỉ phép, tỷ lệ nghỉ việc hoặc biến động nhân sự có thể được phân tích để tìm ra những xu hướng bất thường. Nếu một bộ phận có tỷ lệ làm thêm giờ cao bất thường hoặc một nhóm nhân viên có biến động thu nhập khác biệt đáng kể so với mặt bằng chung, đây có thể là những dấu hiệu cần được kiểm toán viên xem xét sâu hơn.
Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu cũng giúp kiểm toán nội bộ chuyển từ trạng thái phát hiện vấn đề sau khi xảy ra sang nhận diện rủi ro từ sớm. Khi dữ liệu nhân sự được cập nhật và theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận biết những thay đổi bất thường và đưa ra biện pháp xử lý trước khi rủi ro phát triển thành tranh chấp lao động, khủng hoảng truyền thông hoặc tổn thất tài chính.
Tuy nhiên, để phương pháp này phát huy hiệu quả, kiểm toán viên cũng cần nâng cao năng lực phân tích dữ liệu. Trong khi nhiều kiểm toán viên truyền thống có nền tảng mạnh về tài chính và kế toán, các vấn đề nhân sự lại liên quan đến nhiều yếu tố định tính như hành vi, tâm lý, văn hóa doanh nghiệp và quan hệ lao động. Vì vậy, sự kết hợp giữa chuyên môn kiểm toán, kiến thức nhân sự và năng lực công nghệ sẽ ngày càng trở nên cần thiết.
4. Xây dựng quy trình kiểm toán nguồn nhân lực hiệu quả
Để kiểm toán nguồn nhân lực thực sự trở thành công cụ hỗ trợ quản trị thay vì chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm toán có hệ thống, xác định rõ phạm vi, mục tiêu và mức độ rủi ro cần ưu tiên. Trong bối cảnh các vấn đề nhân sự ngày càng gắn với tuân thủ pháp luật, dữ liệu cá nhân, chi phí lao động, sức khỏe người lao động và hiệu quả vận hành, kiểm toán viên nội bộ không thể chỉ kiểm tra một số hồ sơ riêng lẻ mà cần có cách tiếp cận tổng thể đối với toàn bộ hệ thống quản trị nguồn nhân lực.
4.1. Xác định phạm vi và trọng tâm kiểm toán
Trước khi bắt đầu kiểm toán, kiểm toán viên cần trao đổi với các bên liên quan để thống nhất phạm vi và mục tiêu kiểm toán. Phạm vi này có thể bao gồm chính sách tuyển dụng, tiền lương và phúc lợi, quản lý thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất, đào tạo, quan hệ lao động, tuân thủ pháp luật cũng như các công nghệ đang được doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhân viên.
Việc xác định phạm vi ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng bởi nguồn lực của bộ phận kiểm toán nội bộ luôn có giới hạn, trong khi các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực ngày càng đa dạng. Thay vì kiểm tra dàn trải tất cả các hoạt động nhân sự với cùng một mức độ, kiểm toán viên cần dựa trên đánh giá rủi ro để xác định những khu vực cần được ưu tiên. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống trí tuệ nhân tạo trong tuyển dụng hoặc các phần mềm giám sát nhân viên làm việc từ xa, đây có thể trở thành khu vực cần được kiểm tra sâu hơn do liên quan đồng thời đến hiệu quả quản lý, quyền riêng tư và khả năng tuân thủ quy định.
4.2. Đánh giá chính sách và hiệu quả của hệ thống kiểm soát
Sau khi xác định phạm vi, kiểm toán viên cần xem xét các chính sách, quy trình và tài liệu liên quan đến quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kiểm toán không nên chỉ dừng lại ở việc xác nhận doanh nghiệp đã ban hành đầy đủ quy định hay chưa. Vấn đề quan trọng hơn là phải đánh giá mức độ thực thi trên thực tế và xem các biện pháp kiểm soát được thiết kế có thực sự hoạt động hiệu quả hay không.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể đã xây dựng chính sách về bình đẳng trong tuyển dụng và trả lương, nhưng kiểm toán viên vẫn cần xem xét dữ liệu thực tế để xác định liệu chính sách đó có được áp dụng nhất quán hay không. Tương tự, nếu doanh nghiệp có quy định về thời gian làm việc, làm thêm giờ hoặc sử dụng dữ liệu nhân viên, kiểm toán viên cần kiểm tra cách thức các quy định này được triển khai trong thực tế và xác định những khoảng cách giữa chính sách với hoạt động vận hành. Cách tiếp cận này giúp kiểm toán viên chuyển từ việc “kiểm tra doanh nghiệp có quy định hay không” sang đánh giá “quy định có thực sự kiểm soát được rủi ro hay không”. Đây cũng là yếu tố giúp kết quả kiểm toán có giá trị hơn đối với ban lãnh đạo khi đưa ra quyết định quản trị.
4.3. Phân loại phát hiện và theo dõi khắc phục
Trong quá trình kiểm toán, những sai sót, điểm yếu hoặc rủi ro được phát hiện cần được phân loại theo mức độ ảnh hưởng. Không phải mọi vấn đề trong quản trị nhân sự đều có mức độ nghiêm trọng giống nhau. Một số sai sót có thể chỉ mang tính thủ tục, trong khi những vấn đề khác có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tổn thất tài chính hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp.
Do đó, sau khi xác định phát hiện kiểm toán, doanh nghiệp cần xác định rõ biện pháp khắc phục, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Việc gắn từng khuyến nghị với một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ giúp hạn chế tình trạng các vấn đề được ghi nhận trong báo cáo kiểm toán nhưng không được xử lý triệt để.
Quan trọng hơn, kiểm toán viên nội bộ cần tiếp tục theo dõi quá trình khắc phục thay vì kết thúc công việc ngay sau khi phát hành báo cáo. Việc theo dõi này giúp xác định liệu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã được giải quyết hay doanh nghiệp chỉ xử lý biểu hiện bên ngoài. Nếu một vấn đề liên tục xuất hiện qua nhiều kỳ kiểm toán, đây có thể là dấu hiệu cho thấy hệ thống kiểm soát nhân sự đang tồn tại một điểm yếu mang tính cơ cấu.
4.4. Kết hợp kiểm toán định kỳ với giám sát liên tục
Trong môi trường quản trị hiện đại, kiểm toán nguồn nhân lực cũng cần chuyển dần từ phương thức kiểm tra định kỳ sang kết hợp giữa kiểm toán định kỳ và giám sát liên tục. Với sự hỗ trợ của công nghệ phân tích dữ liệu, kiểm toán viên có thể theo dõi thường xuyên những chỉ số có khả năng phản ánh rủi ro nhân sự, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi cuộc kiểm toán tiếp theo diễn ra.
Chẳng hạn, những biến động bất thường về chi phí làm thêm giờ, tỷ lệ nghỉ việc, khiếu nại nội bộ hoặc các khoản chi phí nhân sự có thể được theo dõi thường xuyên để phát hiện dấu hiệu bất thường. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục, bộ phận kiểm toán nội bộ có thể nhanh chóng xác định những khu vực cần kiểm tra sâu hơn và đưa ra cảnh báo trước khi rủi ro phát triển thành vấn đề nghiêm trọng.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng nền tảng công nghệ tập trung để quản lý toàn bộ quá trình khắc phục sau kiểm toán. Thay vì theo dõi bằng các bảng tính riêng lẻ hoặc chuỗi email, các phát hiện, người phụ trách, thời hạn và tình trạng xử lý có thể được cập nhật trên cùng một hệ thống. Điều này giúp ban lãnh đạo và bộ phận kiểm toán nội bộ dễ dàng theo dõi tiến độ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các bộ phận liên quan.
Như vậy, một quy trình kiểm toán nguồn nhân lực hiệu quả không chỉ nhằm phát hiện sai phạm sau khi chúng xảy ra, mà quan trọng hơn là tạo ra cơ chế nhận diện và cảnh báo rủi ro từ sớm. Khi được kết hợp với phân tích dữ liệu và giám sát liên tục, kiểm toán nội bộ có thể chuyển vai trò từ kiểm tra, phát hiện sai sót sang chủ động hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nguồn nhân lực, kiểm soát rủi ro và xây dựng nền tảng phát triển bền vững.
5. Kiểm toán nhân sự hướng tới quản trị doanh nghiệp bền vững
Khi nguồn nhân lực ngày càng giữ vai trò quan trọng đối với khả năng cạnh tranh, kiểm toán nguồn nhân lực cũng cần được nhìn nhận rộng hơn thay vì chỉ là hoạt động kiểm tra tuân thủ. Một hệ thống kiểm toán hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp phát hiện những điểm yếu trong tuyển dụng, tiền lương, quản lý hiệu suất, bảo vệ dữ liệu và quan hệ lao động, đồng thời cung cấp cơ sở để cải thiện chính sách nhân sự.
Đặc biệt, trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng ESG, những vấn đề liên quan đến người lao động sẽ tiếp tục trở thành một phần quan trọng trong quản trị. Việc xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch, bảo đảm quyền lợi người lao động và sử dụng công nghệ có trách nhiệm không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Vì vậy, kiểm toán nguồn nhân lực đang dần chuyển từ một hoạt động kiểm tra sang công cụ hỗ trợ quản trị chiến lược. Khi được kết hợp với phân tích dữ liệu và công nghệ, kiểm toán nội bộ có thể nhận diện rủi ro nhân sự sớm hơn, giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và xây dựng nền tảng quản trị phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh hiện đại.
Nguồn: Kiểm toán nguồn nhân lực: Định hình lại quản trị doanh nghiệp - https://baokiemtoan.vn/vi/bai-viet/kiem-toan-nguon-nhan-luc-dinh-hinh-lai-quan-tri-doanh-nghiep
